第三章商务信函的格式与标点的使用.ppt

注意事项(matters needing attention) 1、所有的部分均从左边空白边缘开始写。 2、段落中行与行之间空一行；各部分之间空两行； 3、采用开放式(即省略)标点符号的形式(详见后一部分的“标点符号的运用”)。 4、信笺中如有印好的信头，其位置不变，如无信头，起笔也从左边空白边缘开始。 完全平头式(Complete Block Style) Letterhead Date ? Inside Address ? Salutation ? Body ? Complimentary Close ? Signature * 例4 （Example 4） Labels Pty Ltd. Canterbury 8633, New Zealand Mr. J. Turner Production Manager ABC Bottles Pty Ltd. Kirra Road Ashtown 1128 * November 30,1996 Dear Mr. Turner, We can now guarantee prompt delivery of our products to your company. We have solved our industrial and transport problems and are confident that we can provide satisfactory service from now on. * Yours faithfully, R. G. Cole Manager * 二、商务信函的标点符号(Business letters punctuation) 开放式标点(open punctuation) 完全平头式信函中可以省略标点，即除了信的正文，其他地方的一切句号、逗号等标点都全部省略。注意以下几点： 1)在写日期时，日子后不要加序数词，如：“th”、 “rd ”等，年、月、日中间不能加逗号，如：A．August l5 2003 B．June 20 2003 * 2)写姓名和缩写时，中间不加句号和缩写符；每行之间不要用逗号，如：Mr. Mrs. Richard Bertram B．Ms Susan C Lee Marketing Manager JCL Construction Ltd 385 East Avenue Bangkok 20056 Thailand 3)在开头称呼和结束敬语中没有标点符号，如: A．Dear Dr Smith B．Yours sincerely 1、逗号(commas) 逗号的主要作用是隔开并列的词、短语或分句。 A．如果三个或三个以上的词或词组排列在一起时，最后两个词组之间用and或or连接，在and或or之前如加上逗号规范一些。 Reports，proposals，and manuals are the responsibility of the technical writing department；The advertising department handles brochures, catalogs，and press kits． * Free template from * B．句首的介词短语后，如果此短语在五个单词以上，一般应用逗号分开。 After collecting the samples in the area，the investigators came back again to the workshop to test the purity of the goods. C、句子的独立成分或插入语要用逗号隔开。 Obviously，the mistake has been overlooked by the local merchants. * Free template from * 2、冒号（colon） 冒号主要有两个作用，其一是分条列项，其二解释说明。 A：In our group every one was asked to do the following work: collect evidences，analyze and write a research report．(规范) B：In our group every one was asked to：collect evidences，analyze the evidences，and write a research report。(不规范) 后面一个句子的冒号前面不是一个完整的分句，所以不符合规范。 * 3、分号（ semicolon）