公司程序文件标书.doc

文件控制程序 编号：CDNF/QES-CX-01 目的 对与组织一体化管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。 范围 适用于与一体化管理体系有关的文件控制。 3． 职责 3．1 总经理负责批准发布手册。 3．2 管理者代表负责审核手册 3．3 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。 3．4 办公室负责组织对现有体系文件的定期评审。 3．5 办公室负责手册、程序文件、公司标准的发放回收。 3．6 各部门负责本部门与一体化管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。 4． 工作程序 4．1文件的分类与保管 手册（第一级文件 及程序文件（第二级文件作为公司主要标准之一，由办公室管理。 公司第三级一体化管理体系文件分为两类: （1）部门工作手册:作为各部门运行一体化管理体系的常用实施细则:包括管理标准(部门管理制度等);工作标准(岗位责任制和任职要求等);技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及服务、检验规范等)；部门记录文件等。由各相关部门自行保存并报办公室备案存档。 4.1.3公司级管理性文件，如各种管理制度、部分外来文件，包括与一体化管理体系有关的政策，法律法规文件等，由办公室门保存。 4.2一体化管理体系文件的编号 （1）手册： 公司名称代号—QES—年号，手册中各章以节号区分。 例如：CDNF/QES-CX-2016，表示公司手册2016年版。 （2）程序文件 CDNF/QES-CX—A 例如：CDNF/QES-CX—01表示第一个程序文件。 （3）公司标准： a)外来文件名称和编号直接引用原标准名称和编号 b)企业管理制度（内部管理文件）编号为CDNF/QES-GL，单个管理文件加序号进行编制，例如CDNF/QES-GL-序号 c)企业内部作业指导书编号为CDNF/QES--ZY，单个作业文件加序号进行编制，例如CDNF/QES-ZY-序号 （4）记录： 程序文件所附的记录：CDNF/QES—JL—序号 例如：CDNF/QES-—JL—01，表示体系文件的第一个记录。 （5）各部门其它文件：部门简称[年号]序号 4.3文件的编写、审核、批准、发放 文件发布前应得到批准，以确保文件是最适宜的： （1）手册由办公室组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由办公室负责登记、发放； （2）程序文件、各部门工作手册由各部门负责人组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，办公室负责登记、发放； （3）应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收登记表》。 4.2文件的受控状况 文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与体系运行紧密相关的文件均应为受控，由各部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面加盖受控文件章。 4.5文件的更改 （1）手册由办公室组织更改，填写《文件更改申请》，由管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由办公室发放，办公室应保留文件更改内容的记录； （2）其它文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料； （3）文件更改后必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。 4.6文件的领用 （1）文件使用者应填写《文件发放、回收登记表》，经相应主管部门负责人审批方可领用。 （2）应破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；应丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明丢失的文件分发号失效；发放部门作好相应 发放签收记录。 4.7文件的保存、作废与销毁 4.7.1文件的保存 （1）与一体化管理体系相关的文件必须分类存放在干燥通风，安全的地方； （2）各部门文件由本部门人员保管。办公室每季度对各部门文件保管情况进行检查； （3）对受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用文件的《文件一览表单》。将清单一份报办公室备案，一份送办公室； （4）任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰，易于识别和检索。 4.7.2文件的作废与销毁 （1）所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用； （2）为某种原因需保留的任何已作废文件，都应进行适当的标识； （3）对要销毁的作废文件，由办公室填写《文件销毁申请》，经管理者代表申请批准后，由办公室统一销毁。 4.7.3文件的借阅、复制 借阅、复制与一体化管理体系有关的文件，应