第十章文书档案管理.docVIP

文书档案管理 一、总则 为了使公司工作人员能够更好地将收集到的尚处于相对零乱状态的资料进行分类、组合、排列和编目，使之系统化、条理化，并以便于公司有关资料的保管、统计、利用，特制定本办法。 二、文书档案的范围 公司、各项目部范围内所有的文件、申请、报告、批示、批复、批转、通知、决定、决议、条例、章程、合同、定期统计报表、会计报表等均属文书档案。 三、文书档案整理的原则 1、必须保持文件之间的联系； 2、充分利用原有的基础； 3、文书档案的整理必须便于保管和利用； 4、各部室必须建立本部门档案。档案分部室保存，办公室统一管理。 四、文书档案的分类 （一）档案分类的含义和要求 档案的分类是指按照档案的来源、时间、和内容的异同，把档案分成若干类别的工作。 档案分类的基本要求是： 其一，应该体现客观性，即从档案形成的特点和档案成分的实际出发，按照文件在单位活动中形成的联系进行分类； 其二，应该具有逻辑性，即在构思分类体系时，应该有统一的分类标准和明确的类属关系； 其三，还应该注意分类方法的实用性，即必须便于保管、检索和利用，对不同的档案，要从实用角度出发选择最优分类方案。 （二）年度分类法 年度分类法也称年代分类法，就是根据形成和处理文件的所属年度将档案分成各个类别。 使用年度分类法重要的是要准确判定文件的日期，并把它们归入相应年度的类别。在此通常会遇到两个困难；一是文件上有属于不同年度的