秘书的日常事务工作的.pptVIP

第四章 秘书的日常事务工作;第一节 办公环境管理;（二）选择合理的办公模式 1、开放式 2、封闭式 ;办公模式对比;3、结合式;（三）保持办公环境的整洁有序 1、办公环境的清洁 首先，秘书要保证上司办公室的整洁 其次，秘书要保持自己办公位置的清洁有序 2、办公设备的合理摆放：整齐有序、便于查找和利用 ;第二节 办公环境的安全维护;电梯遇故障坠落时的正确做法 1、迅速按遍每一层楼的按键。 2、如果电梯壁有扶手，用一只手紧握。 3、膝盖弓起，腿呈弯曲姿势，脚跟抬起 4、整个背部与头部呈直线紧贴电梯壁。 三、信息的安全 ;四、正确处理突发事件（火灾、地震、刑事） 1、制定合理科学的突发事件处理程序 2、对全体工作人员和相关负责人做安全常识、急救、自救逃生的培训。 3、在办公区的显著位置，公布张贴紧急事件处理程序及紧急疏导路线图。 4、定期举行紧急情况模拟演习（都江堰学校）。 5、明确工作人员在突发事件处理中的职责（个人、撤离方式）。 6、定期检查维护安全设备，保证安全通道畅通。;第三节 电函印信的处理;（二）拨打电话 1、通话准备：一般应保证在正常工作时间内（突发或紧急除外）、保持愉快的心情，声音柔和 2、准备拨号 3、自我介绍 4、清楚陈述或提问 5、解答疑问 6、礼貌告别 7、整理记录 （三）接打电话的礼仪 1、态度要礼貌、友好 2、声音要愉快、悦耳 3、吐字要清晰 4、通话要简洁、高效；工作期间免谈私事;二、邮件的收发与处理 （一）邮件的收取 1、分拣 A、按照收件人分拣 B、按照收件部门分拣 C、按照收件的重要性分拣： 大体分为以下几类：电报、特快专递、航空信息等急件；政府部门或上级公司文件；业务往来公函；写明领导亲启的信函；汇票、汇款单；包裹、印刷品；报纸、杂志、同事的私人信件。 2、拆信 确定拆信的种类；邮件拆封的方法（提、弹、剪） 3、阅函：注意亲启类？ 4、登记 5、呈送 ：填写“邮件传送单”、“传阅顺序单”;（二）邮件的寄发 1、检查附件 2、签发邮件 3、复印存档 4、打印信封 5、核对名址 6、装封登记 三、印章的管理与使用（公章） （一）印章的刻制 刻制印章有两种情况，一种是由上级主管领导机关刻制颁发，另一种是由本单位按照印章刻制的规定落实办理。 下级机关领取上级颁发的印章时，必须由专人持本单位领导人领导人签名的介绍信领取。本单位如需自己刻制印章，必须事先以“请示”文种报经上级主管领导机关审核批准。批准后，由印章的制发单位开具公函，附上章样到所在地的公安部门办理登记手续，由公安部门指定的专门的刻字单位承担印章的刻制任务。印章刻制完毕后，原刻字单位一律不得留存章样。;（二）印章的保管：专人负责、确保安全、防止污损 （三）印章的使用程序和方法 1、用印申请 2、用印签批 3、用印规范 确定用印方向、蘸匀印泥、端正盖印（上不压文、骑年压月） 4、用印监督 （四）印章的停用和销毁管理 机关和单位如发生合并、撤销、名称更改的情况，原印章应立即停用。停用印章要发文通知有关单位，附上印模，说明停用的原因和停用时间，并宣布原印章失效。废印章必须及时送交原制发单位处理，不得在原使用单位长期留存。（延续工作可做后续处理）;复习思考题 P70 第4、6题 案例分析P86;第四节 办公接待工作;（二）开展接待工作 1、迎接来宾（场、站、定点接待） 2、会见、会谈的接待安排 A、会见和会谈的区别：身份要求、目的、约束力 B、座位安排：主左客右，主方背门，主谈中央，座位卡 C、合影：主人居中、主人右手为上，主客间隔排列 3、宴请接待：主随客便 用餐地点的选择：环境优雅、卫生条件良好、考虑来宾的民俗禁忌、口味禁忌、座次安排（中西区别） 4、参观游览及娱乐活动 （三）善后总结工作 1、通知接站 2、总结提高 3、文件归档;三、接待礼仪 （一）亲切迎客3S:(Stand up; See; Smile) 1、握手（主先客后 、尊先卑后、长先晚后、女先男后） 2、问候：您、你的区别 3、称呼：（一般用官方称呼） 4、接递名片：双手、看 （二）热忱待客 1、交谈 2、引见 3