邮件书写格式及基本礼仪.ppt

邮件的书写格式 预订部 目 录 一、基本礼仪 1、邮件主题 2、收件人 3、寒暄语 4、邮件内容 5、结束语 6、署名 7、邮件附件 二、邮件模板 * 邮件主题 必须写邮件主题 主题要明确、精练与内容相关 主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，将邮件内容概括为1-2个词汇。 √“关于XX的事宜” X“您好” * 收件人 发送邮件之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。 CC（抄送）与BCC（密送、暗送） 在某情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。 在收件人(To)、抄送(CC)和密送(BCC)的地址输入框内，可以输入对方的E-mail地址(当有多个地址时用逗号或分号分隔)；也可以分别点击每个输入框前的蓝色链接打开“通讯录”窗口，选中所需的联系人或小组，单击“确定”按钮，将所选地址添加到输入框。需要说明的是，收件人可以看到“抄送[CC]”中的地址，但看不到“密送[BCC]”中的地址。 如果不希望别人看到一大串的邮箱地址，可以选择“独立发送”。 * 寒暄语 在书写邮件的时候，需要写寒暄语。 例：感谢您的来信。 Warm greetings from Soluxehotel Gguangzhou. * 邮件内容（1） 邮件内容的要素： 称呼，正文，结束，署名。 称呼 例如：Dear Sir or Madam/ Dear whom will contact Dear Ms.Zhang (尊敬的）张小姐 正文 1）邮件往来讲求时效，要求简明扼要，一定不要过多。 2）如果1行的邮件内容过长，对方阅读可能会不方便，所以每行控制在 35字左右。 3)为了使邮件内容清晰明了，每件事为一段落，各个段落之间要插入一行空行。 * 邮件内容（2） 4）如需要强调某事，可对部分以示强调的词采用加粗等方式，全篇都用大写是不礼 貌。 5）不要用晦涩难懂的缩写，以免产生误解，也不要用俚语。 结束语 不同的邮件内容，最好使用相应的结束语。 例如：期待您的回复。/如有其它任何疑问，请随时联系我们。 Please do not hesitate to contact us ,if you need any assitant. 著名 便于对方知道发件人信息。如是代替别人回复可以在著名后添加,on the behalf of xx * 邮件附件 附件是邮件的一个总要组成部分，应注意一下几点： 1）如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看； 2）附件文件应使用正确的名字命名； 3）如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式。 * 中文模板 尊敬的赵小姐：? 您好！ 感谢您的电邮。 ? 按您的需求，10月14号至27号房间的报价如下，请查阅！ ? 单间（大约50平方）： 标准房---RMB1098 高级房---RMB1398 ?? *以上的报价已包含15%服务费及每日不多于两份的西式自助早餐。 ? 赵小姐，请尽快将您的决定告诉我们，以便及时为您预留客房。并且请您提供信用卡资料（卡号及有效期）作为担保,以确保客房预订成功。如需取消或者更改，请提前1天通知，否则会收取您第一天的房费作为违约金。 ? 感谢您对广州阳光酒店的大力支持。如果您有其他任何疑问，欢迎您随时和我们联系。 此致/顺祝商祺， Vanessa ? * 英文模板 * Dear Mr Zhao: ? Thank you so much for your interest in Soluxehotel Guangzhou , below?for your reference is the?best available rate of our hotel rooms: 10th-15th May: The Standard Room:RMB1500net The Superior Room:RMB 2000net * Above rates are?inclusive of 15% surcharge and non-commissionable * Rates are inclusive of breakfast, maximum of 2 * We