XX有限公司会议管理制度-范本.doc

AAAA有限公司 文件编号：ab-xz-HR-14(2014) 修订状态：A/0 会议管理制度 密级： 编制： 审核： 批准： 日期：2014-12-3 日期： 日期： 1.0 目的 2.0 适用范围 3 .0 定义 4 .0职责 5.0 管理细则  5.1 会议类别 序号 会议名称 主题/特点 类别 主持人 参与人员 1 早会 固定时间、固定地点、 宣布当日相关事务 公司例会 生产部 生产部全体职工 2 动员会 发言固定、没有讨论程序 公司临时行政会议 主办部门负责人 会议提拟参加人员 3 研讨会 对一定问题进行讨论磋商，不一定有结果 公司临时行政会议 主办部门负责人 会议提拟参加人员 4 鉴定/评审 对某事务、价值、性能、质量进行鉴定，有结论 公司临时行政会议 分管领导或指定人员 会议提拟参加人员 5 公司周例会 固定时间、地点，公司各项事务进程进行总结 公司例会 分管领导及主要负责人或指定人员 会议提拟参加人员 6 月总结会 月底 公司例会 分管领导及部门负责人或指定人员 会议提拟参加人员 7 部门例会 各部门固定汇报程序 部门会议 部门负责人 自定 8 年终总结会 年底 公司例会 总经理 会议提拟参加人员 5.2 管理内容： 5.2.1 会议提拟与审批。 5.2.1.1 公司月读例会无须提拟和审批 5.2.1.2 公司临时行政会议、公司年度例会由总经理或上级分管领导直接提拟或由议题涉及业务的主办部门责任人提拟，总经理或上级分管领导审批。 5.2.1.3 部门会议各部门自行安排，但会议时间、参加人数等，不得与公司会议冲突。其中会议属非例会性质且需要另行核给专项费用的，应向上级领导报批同意。 5.2.2 会议计划与统筹。 5.2.2.1 每周周一行政部统一组织召开公司周例会，汇总公司各部门负责人的总结及提案，并由行政部做相关会议记录，会后将会议内容发放至各部门负责人。 5.2.2.2 凡公司已列入计划的会议，如有改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前1天完成会议提拟和报批手续，并报请物流总监办调整会议计划。未经同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。 5.2.2.3 会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。 5.2.3 会议准备 5.2.3.1 已列入会议计划表的会议，一般情况下无调整，不再另行通知，由部门按计划表直接通知与会人。 5.2.3.2 未列入会议计划而临时提拟的会议，或已列入会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知。 5.2.3.3 会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门。 5.2.3.4 会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以公司平台的方式进行确认通知；涉及多个部门和参加人数众多的大型议会，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。 5.2.3.5 会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作； 5.2.3.6 会议提拟部门应提前做好会务准备工作，如落实会场、布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各钟设施、用品等； 5.2.3.7 部门召开的会议所需用公共会场的，应向会议室管理部门（行政部）事先提出，由会议室管理部门（行政部）统筹安排。 5.2.3 会议纪律 5.2.3.1 主持人应不迟于会前10分钟到达会场，检查会务的落实情况，做好会前准备。因故不能参加的要提前向上级领导请假，并报备行政人事部。 5.2.3.2 主持人一般在会议开始后，将会议议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要说明。会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。 5.2.3.3 属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。 5.2.3.4 与会人员应提前5分钟到会，并在《会议签到表》上签到； 5.2.3.5 与会人员会议发言应言简意赅，紧扣议题； 5.2.3.6 如属工作部署性质的会议，原则上不再会上进行讨论性发言； 5.2.3.7 与会人员