浅谈民国历史档案保管工作.docVIP

浅谈民国历史档案保管工作 　　摘 要：档案在人类社会历史的发展中意义重大，其保管工作就显得至关重要。档案的管理，分为库房管理和使用过程中的维护与保护两个方面。笔者以中国第二历史档案馆为例，讲述了档案管理的具体做法。在库房管理方面，笔者介绍了中国第二历史档案馆在档案的排架、档案全宗排列、档案存放地点索引、档案在装具中存放形式、档案库房的八防措施、库房温湿度控制、建立恒温恒湿库和特藏库、进出库制度八个方面的具体措施。在档案的使用管理中，中国第二历史档案馆制定了具体的档案使用登记与交接制度，和档案使用过程中的保护措施，以及数字化档案和特殊档案的利用保护，实现了档案的科学化和规范化管理 关键词：民国历史档案；保管 档案是人类社会的原始记录，是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的、保存备查的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。用文字及其载体随时记录自身活动和自然现象，并将这些记录物保存起来以使其发挥现实作用与历史文化作用，是人类进入文明社会的重要标志。档案及其管理活动的历史与人类文明社会的历史一样长。中国第二历史档案馆（以下简称二史馆）所馆藏的民国历史档案，是从1912年至1949年期间南京临时政府，广州、武汉国民政府，民国北京政府，国民党政府和汪伪政权中央机关的档案。馆藏档案共1354个保管单位，220余万卷，这些档案数量巨大，来源很杂，纸张质量大小不一，这就为保管这些档案提出比较高的要求。二史馆为保藏这些珍贵的民国历史档案，在各个方面都做了严格的规定。几代保管人满怀为国管档的神圣使命感，以默默无闻的奉献精神，科学严谨的工作态度，筑牢民国历史档案安全的坚固防线，建立了科学规范的档案库房管理体系和档案利用安全保障体系，在服务国家大局，满足社会利用需要等文面做出了自己的贡献 档案保管，就是指对已整理好并已存入库房及其柜架中的档案进行的日常维护、保护性管理工作。档案保管的基本要求，一是维护实体的秩序状态，使档案在存放和利用中始终有序，二是保护档案实体的理化性状，使其在存放和使用过程中不受或少受人为的或自然因素的损害，并尽量延长其物质形体的自然寿命 档案保管工作是档案馆最基础性的工作之一，通过科学化、规范化的库房管理确保档案安全，为档案利用提供高效便捷的服务是档案保管工作的基本职责。档案保管工作在档案管理实践中，主要表现为两个基本方面：一是档案库房管理，二是档案使用过程的维护与保护。因为档案在档案机构中并不是永远静止地存放在库房及装具里，而是处在一种有静有动、动静交替的状态中。造成档案动静交替状态的根本原因就是对档案的使用。因此，维护档案秩序保护档案实体的任务也必然要同时贯彻于档案的使用过程中。为此二史馆从以下两个方面着手加强对珍藏的民国历史档案的保管和维护 1 档案库房管理 档案库房管理是档案日常保管工作的主要体现形式。因为档案绝大部分时间是存放在库房里的，档案的实体秩序状态也主要存在于档案库房中。因此，档案保管工作的主要内容也大都在库房中进行。档案库房管理并非仅仅是指对库房空间场所的维护和管理，而是指在库房中进行的一切保管工作。其基本工作内容有以下几个方面 1.档案的排架 库房中档案架、档案柜等装具，应该排列有序、统一编号，便于日常管理工作的进行，也便于日常调收档案。二史馆对所有的建筑物都进行编号，把存放档案的四、五、六号楼与其它办公楼区分开。库房档案架也是按统一排列方向依次编列号，号码采用阿拉伯数字，架与架之间留有一定的使用空间 2.档案全宗排列 在档案馆内，档案是以全宗为单位进行排列的。二史馆保藏民国档案1354个全宗，220余万卷，如果有一点疏漏、混乱，那是无法想象的。因此二史馆根据馆藏民国档案的特点和对外利用的方便，把利用率高的全宗档案，例如总统府全宗、行政院全宗、军事委员会全宗、教育部等全宗档案放在方便调收的四号楼，而把一些不常用的档案放在五号楼。把数字化后的全宗档案放在六号楼，相应的把一些大的全宗和子宗尽量放在一个库房，如海关全宗，它下面有九个子宗十万余卷，要两个或两个以上库房才能放得下，如果分开排放于管理调卷甚不方便。也把一些相关联的全宗如经济部和它下面的一些相关企业全宗也放在一起，便于调阅 3.档案存放地点索引 库房全宗档案排架放好后，为了便于保管工作人员切实掌握档案的存放情况和迅速地调收档案，还必须对排好的档案，编制存放地点索引。档案存放索引一般分两种方式：一种是指明档案存放处所的，即以全宗及其各类档案为单位，指出它们的存放地点，二是以各档案库房保存档案情况的，即以档案库房各档案架为单位指出它们存放了什么档案。二史馆根据馆藏民国档案的数量巨大，全宗繁多的特点，采顾两者综一的方式，既以每个档案库房保存档案为单位，也以全宗为单位。在每个档案库房门口标一明牌，绘有档案