初识PowerPoint 2010.doc

1.1.1 为什么要用PowerPoint PowerPoint是行业办公方面应用最为广泛的软件，但很多人会问：使用PowerPoint软件制作出来的效果并不比专业软件制作的效果强，那为什么越来越多的人都选择使用PowerPoint软件呢？原因主要有以下几个方面。 效率最高的软件：PowerPoint是现在动画制作效率最高的多媒体，因为使用PowerPoint为不同内容设置相同文本格式和动画时，可直接通过幻灯片母版或使用格式刷快速设置相同的效果，提高制作的效率。 成本最低的软件：现在使用PowerPoint软件制作演示文稿、动画等已被越来越多的客户接受与认可。因为使用PowerPoint软件制作速度快，花费时间少，制作成本比其他软件低。 应用最广的软件：PowerPoint的应用领域正呈爆炸式增长，政府、企业、团体、个人等都在使用。PowerPoint在工作总结、项目介绍、会议会展、项目投标、项目研讨、工作汇报、企业宣传、产品介绍、咨询报告、培训课件以及竞聘演说等方面发挥着重要作用。 修改最容易的软件：使用PowerPoint，还有一个好处就是容易修改，用户可根据需要随时对制作的演示文稿进行修改。 演示最方便的软件：使用PowerPoint制作的演示文稿演示非常方便，根据不同的需要选择不同的演示方式，可自动、手动播放，可用鼠标、键盘操作，可在电脑里对着客户面对面沟通，可投到幕布上向众多观众介绍，还可以发到邮箱里让客户自由浏览。 互动性最强的软件：使用PowerPoint制作的演示文稿，最大的一个特点就是互动性强。它强调与观众间的互动，使观众融入其中，营造一个良好的氛围。 1.1.2 PowerPoint在办公方面有什么作用 随着电脑的不断普及，PowerPoint在行业办公方面应用越来越广。它是制作公司简介、会议报告、产品说明、培训计划和教学课件等演示文稿的首选软件，深受广大用户的青睐。 PowerPoint在行业中各部门的应用介绍如下。 人力资源部：招聘、培训和员工考核标准等都可以通过PowerPoint制作的演示文稿来完成。它既能清楚地展示出要培训的内容，又能吸引员工的注意力提高讲解效果，如图1-1所示。 行政部：使用PowerPoint来记录会议要点，不仅可用动态的幻灯片来辅助开会，而且还能打破沉闷的会议气氛，如图1-2所示。 图1-1 “礼仪培训”演示文稿 图1-2 “年终会议”演示文稿 销售部：销售计划、销售报告等都可用PowerPoint制作成演示文稿，这样不仅能使传递的内容形象化、直观化，还能让演示文稿中的内容以动态的方式展现，吸引大家的注意力，如图1-3所示。 策划部：策划方案的内容都很多，如果将其制作成Word文档，查阅起来比较麻烦，而且阅读性不强。但将其制作成演示文稿就会达到截然相反的效果，不仅浏览起来非常方便，而且还能以动态的形式展示想法，让你的策划方案脱颖而出，如图1-4所示。 图1-3 “销售统计”演示文稿 图1-4 “推广方案”演示文稿 宣传部：产品、公司形象宣传以及企业文化建设等都离不开生动活泼的宣传手段，使用PowerPoint制作的演示文稿集文字、图形、动画、声音于一体，可以使宣传画面生动活泼，是理想的宣传手段，如图1-5所示。 国家机关：PowerPoint在国家机关部门也发挥着重要作用，使用PowerPoint制作的演示文稿可进行各种活动、知识、法规的宣传，如制作交通安全宣传等演示文稿，如图1-6所示。 图1-5 “新品上市宣传”演示文稿 图1-6 “交通安全宣传”演示文稿 1.1.3 演示文稿与幻灯片之间是什么关系 演示文稿由“演示”和“文稿”两个词语组成，这说明它是用于演示某种效果而制作的文档，其主要用于会议、产品展示和教学课件等领域。演示文稿是由多张幻灯片组成的，而演示文稿中的每一页就叫幻灯片，每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。演示文稿和幻灯片之间是说明与被说明的关系。如图1-7所示为演示文稿。如图1-8所示为幻灯片。 图1-7 演示文稿 图1-8 幻灯片 1.1.4 “好”的演示文稿应该是怎样的 很多人都会制作演示文稿，但什么样的演示文稿才算“好”呢？“好”的演示文稿并不是想象出来的，需要制作者长时间地积累经验和不断摸索、学习。“好”演示文稿不仅从字体的搭配、配色等方面都能清晰易读，而且整个演示文稿的主题要明确、设计风格要符合主题、动画要适宜，不能喧宾夺主，且能给人一种视觉冲击力。如图1-9所