秘书英语_Unit_7.ppt

How Does a Secretary Deal with Meetings Fill in the blanks with words chosen from the list below. Add capitalization when necessary: appreciated, great pleasure, draws, wishing, to come Dear Mr. Anderson, As another year _______ to a close, it gives us ___________ to say how much we have ___________ working with you over the past twelve months. We sincerely hope that our pleasant business relationship will continue for many years _________. Our staffs here join us _________ you a very merry Christmas and a happy and prosperous New Year. Yours sincerely, 背景知识 会议记录是一种实用文体，是由负责记录的人员对会议进行情况及会上发言和决定事项所作的记载。它是会议情况的真实反映。会议记录要求准确、真实、清楚、完整。记录人员应当以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意。必须完整记录会议的主要情况，发言的主要内容和意见，不要有遗漏。 会议记录包括如下内容： 1．会议日期、时间及地点。 2．与会者与缺席者姓名。 3．会议形成的每项决议及采取的措施，尽量按会议事项的顺序写清楚。 4．会议中提到的每件事情或发言者提出的所有不同意见的重点。 秘书要谨记会议记录要便于将来整理成会议纪要。 Language points in the chair 主持。 The chair主持会议的主席 Who is in the chair today?今天谁当主席？ She takes the chair in all our meetins.她担任我们一切会议的主席。 All remarks should be dressed to the chair.所有意见均应向主席提出。 Language points write down 把...写下。 Write your idea down while it‘s clear in your mind.趁着还清楚的时候把你的灵感写下来。 Write down the address before you forget it.把地址写下来，省得忘了。 =make a note of sth. 把...记下来。The secretary made a note of what her boss had asked her to do.秘书已把老板要她做的事记下来了。 Section 2 Learning how to take minutes 背景知识 会议记录的技巧一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。 一快，即书写运笔要快，记得快。 二要，即择要而记。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性，一篇好的记录应当独立成篇。 三省，即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。 四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。但在整理和印发会议记录时，均应按规范要求办理。 Language points It is up to the convention to…习惯做法是… be up to sb. 是某人的指责或义务：It’s up to us to help those in need.我们有责任帮助那些有困难的人 由某人决定：An Indian or a Chinese meal? It’s up to you. 吃印度菜还是吃中国饭菜？由你决定吧。 along with 与...在一起;在...以外。Tobacco is taxed in most countries, along with alcohol. 除酒之外，烟草在多数国家也要征税。 in case 1）假使，倘若，如果：In case she comes back,