《国际商务礼仪》第三节 网络通信礼仪.pptVIP

第三章 国际商务通信礼仪 礼仪小故事 王洪是一家企业的秘书，一次，王洪陪同企业老总去异地投标。到了目的地，王洪忽然发现一份重要文件没带，需要用传真发过来，王洪在招标单位附近找了一家可以接受传真的复印社，让同事给传过来。在文件传送过程中，王洪接了一个电话，因手机信号不好，王洪就到外面去接听，结果，这份文件被同样来投标的竞争者看到，竞争者随即修改了标书，结果王洪所在的企业没有中标。 第三节 网络通信礼仪 网 络 通 信 礼 仪 传真机使用礼仪 电子邮件 一、传真机使用礼仪 传 真 机 使 用 礼 仪 传真的特点 写传真信件的礼节 事前通报 注意事项 （一）传真的特点 传真，又叫传真电报。传真按其内容及业务性质可以分四种：相片传真、真迹传真、文件传真、报纸传真。在一些发达国家已广泛使用，成为办公室内不可缺少的一种通信工具。主要优点是操作简便、传送速度快、能传送真迹、可以自动收录稿件。 在电话机上安装一台传真机，通过国际国内长途线路，在很短的时间内，就能把写在纸上的各种文字、照片、图表、绘画等资料，包括一切复杂图案在内的真迹传送出去，传送到国际、国内拥有传真机设备的用户手里，他们收到的传真如同复印机印出的一份副本稿件。 传真机有自动收录功能，只要预先输入程序，传真机就可以在无人状态下自动收录稿件。 （二）写传真信件的礼节 写传真信件时，与写信一样，要真诚、文明、礼貌，格式与书信一样，称呼、问候语、签字、敬语、致谢词等都不能缺少，特别是信结尾处的签字容易被忽略。因为签字代表这封信是发信者知道并且同意才发的，否则任何人都可“冒名顶替”了。 （三）事前通报 现在许多传真机和电话机是一体的，为防止传真机同时也是办公电话，发传真前要先打个电话，告诉对方你将发送传真同时确认传真号码，传真信息应当在5分钟之内发送。发送时，要拨打对方传真号码，接通后听到传真信号，表示即可发送传真，如有人接电话，应通知对方有传真待发，等听到对方发出传真信号后才可发送传真。 （四）注意事项 1．要认真地记好主要对象的传真号码，把本人或本单位所用的传真号码准确无误地告之自己重要的交往对象。 2．发送传真，最好要避开对方工作繁忙的时间和休息时间，文件传真完后，要将文件拿走，否则容易丢失原稿，或走漏信息，造成严重后果；接收传真时，无人在场，而又必须接收，应当使本人或本单位所使用的传真机处于自动接收状态，而不宜经常将其关闭，需要注意的是，接收重要传真时，必须本人在场，以防泄密。 3．收到他人发送过来的传真后，应立刻通知对方，以免对方牵挂。需要转交、转送他人发来的传真时，应尽快将传真送到指定的人手中，千万不可拖延时间，以免耽误对方的要事。 4．文件传真时要注意私人文件、机密文件不能发送，多于10～12页的文件也不适合发送。需要高清晰高质量的文件也不能发送，如个人简历和协议不适合发送。 5．正式的传真必须有首页，上面应注明传送者与接收者双方所在单位及部门的名称、姓名、日期及总页数等信息。 二、电子邮件 电 子 邮 件 每一封邮件都应有一个主题 事先要杀毒 注意写编码 注意语言规范 谨慎选择电子邮件功能 邮件的收发 及时清理电子邮箱 （一）每一封邮件都应有一个主题 电子邮件在发送过程中，都有一个主题，而且许多网络使用者是以标题来决定是否继续详读信件的内容，因此主题词应尽量与邮件的内容相关。一方面，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了，以便对方快速了解与记忆，有助于对方权衡邮件的轻重缓急，分别处理，也有利于对方管理方便，有助于以后查询邮件；另一方面，由于计算机病毒猖獗，如果发送的邮件没有主题词的话，很可能会被收件人认为是计算机病毒侵入他的电脑而自动寄出的信，结果还没开启就先被删除了。 收到对方发送的电子邮件，回信时如果标题与内容不符，应该加以修改或重新命名。如果你与对方讨论一个新的内容，最好是重新撰写一个新的邮件而不要使用“回复”，这样便于收件人能准确判断，重新分类。 （二）事先要杀毒 发送电子邮件时，若以附件形式发送邮件，应事先运用杀毒程序进行扫描，防止将文件中的病毒发给收信人；如果实在没有把握，也可将发送内容剪切至邮件正文中。 接收邮件时，对于来历不明的信件一定要谨慎处理，最好也先进行杀毒处理。 （三）注意写编码 我国内地与香港、澳门、台湾地区以及国外一些国家的中文编码各不相同，通信时如果使用不同编码，会出现乱码现象。因此，在国际商务交往中，商界人士使用中国内地的编码系统向生活在除中国内地之外的其他一切国家和地区里的中国人发出电子邮件时，必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统，以确保发信成功，使对方可以收到自己的邮件，并能正确阅读。 （四）