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探析学院教学秘书在高校教学管理工作中的作用.doc
探析学院教学秘书在高校教学管理工作中的作用
摘 要: 高等学校教学秘书处于学校教务管理部门与基层教学单位之间,协调着教务处、各院系、教研室、教师、学生之间的各种关系,是教学工作中不可或缺的重要组成部分。本文分析了教学秘书工作的职能和特性,并根据具体工作实践,就新时期怎样做好院系教学秘书工作加以简要阐述。
关键词: 教学秘书 教学管理 教学工作
教学管理是保障高校教学质量的核心工作,教学秘书作为从事学院教学管理的直接工作者,就需要不断加强自身建设,以改革和创新思维开展工作,不断探索教学管理的新思路、新方法,提高教学管理工作水平。我结合个人教务管理工作的实践经验,谈谈如何做好高校学院教学秘书工作。
一、教学秘书的职能和特性
(一)教学秘书工作的职能。
教学秘书是学校教学管理队伍中的重要力量。高校院系级教学秘书处于学校教务管理部门与基层教学单位之间,协调着教务处、各院系、教研室、教师、学生之间的各种关系,是教学工作中不可或缺的重要组成部分(如图1)。
图1教学秘书工作业务关系图
教学秘书要协助教务处和教学院长做好本院、系的教学管理和组织工作,并负责处理日常教学事务,保证教学计划执行,保障教学运行,负责学生的学籍管理,教学信息的收集、整理等。教学秘书既要处理好教务处和院、系之间的协调与沟通,又要起到院系领导的参谋、助手作用。
(二)教学秘书工作的特性。
教学秘书作为一个职业岗位,既有一般秘书工作的普遍性,又有其独特性,即角色的辅助性、内容的具体性、成就的隐蔽性。充分认识自己的工作角色特性,特别是在我国高等教育改革新形势下,给自己一个正确定位,才能准确处理好各种关系,使工作落到实处,恰到好处。
1.教学秘书工作的双重性
一般高校在教学管理上,主要分为校、院(系)两级管理模式,这就决定了教学秘书工作既隶属学校教务处领导,又具有学院领导的双重性。教学秘书是教学管理中具体政策的落实者和实施者,要起到教务处与教学院长之间的桥梁作用,将教务处和院领导工作合理统筹,协调安排,有条不紊地开展。
2.教学秘书的具体性
教学秘书处于教学指挥中心的最前沿。在领导决策和决策执行实践中起着承上启下、上联下达的枢纽作用,从教学计划制定到课程安排,从各种考试到每个学生成绩登录备案,工作内容具体、复杂、细致,稍有不慎,便可能发生教学事故。
3.教学秘书的辅助管理性
教学秘书是教务处具体工作的执行者,也是教学院长的得力助手和参谋,一方面要辅助教务处、教学领导和校部机关部门之间组织各项教学工作,借助有效的沟通手段,协调教务处、院系与师生之间的关系。另一方面,辅助教学院长贯彻执行学校有关教学的规定、修订教学计划,把好教学关,真正做好教学院长的左膀右臂,自觉维护学校和学院的形象和声誉。
4.教学秘书工作的服务性
教学秘书是教学一线的管理工作者,“管理即服务”应该是更多教学管理者要树立的观念。教学秘书要有强烈的服务意识,坚守服务信念,端正态度,与师生之间建立良好的沟通,为院系领导和师生提供优质服务。只有取得广大师生的理解与支持,教学秘书的工作才能持续有效地开展。
二、关于做好教学秘书工作的几点思考
教学秘书工作头绪极为繁杂,要做好这些工作,就要求教学秘书熟悉自己的职责范围,并把这些工作予以细化,做到心中有数。
(一)认识角色定位,培养务实工作作风。
教学秘书工作特性决定其多数情况是默默工作,无私奉献,“出头、露脸”机会少,加班加点是常事,面对繁杂、琐碎的工作,教学秘书必须具备高度的责任心和认真负责的态度,具备吃苦耐劳、甘于奉献的精神,谦虚谨慎,任劳任怨,以踏实细致的工作作风、勤勉的工作态度,争取院系党政领导和各位教师的大力支持与配合,只有这样才能出色完成各项工作。
(二)讲究管理艺术,提高工作效率。
虽然教学工作事无巨细,纷繁复杂,但绝不是无章可循,一名优秀的教学秘书应善于思考,开动脑筋,以统筹全局的目光开展工作,挖掘教学工作的规律性,首先是 “硬性工作”:每学期开学主要为下达本学期教学任务、安排补考、保障教学运行;中、后期进行教学期中检查、安排下学期课程;期末安排学期考试、完成成绩登统等,这些“硬性工作”每学期是基本不变的,按部就班进行就可以了。其次,就是“日常工作”:主要穿插在整学期之内,如教学文件通知的下达、各项教学和考核材料的整理归档、教学质量评价、教学和毕业实习安排等,这些每学期也基本大同小异,有规可循。再者,便是“突发性工作”,如教师、学生因突发事故课程调整、学生学籍的异动处理、学校相关政策的调整等,但教学秘书如果对工作职责内容心中有数,自然就能轻松应对。如此将工作划片分块,抓住工作的主要矛盾,全局统筹,分
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