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探析学院教学秘书在高校教学管理工作中的作用 　　摘 要： 高等学校教学秘书处于学校教务管理部门与基层教学单位之间，协调着教务处、各院系、教研室、教师、学生之间的各种关系，是教学工作中不可或缺的重要组成部分。本文分析了教学秘书工作的职能和特性，并根据具体工作实践，就新时期怎样做好院系教学秘书工作加以简要阐述。 　　关键词： 教学秘书 教学管理 教学工作 　　 　　教学管理是保障高校教学质量的核心工作，教学秘书作为从事学院教学管理的直接工作者，就需要不断加强自身建设，以改革和创新思维开展工作，不断探索教学管理的新思路、新方法，提高教学管理工作水平。我结合个人教务管理工作的实践经验，谈谈如何做好高校学院教学秘书工作。 　　一、教学秘书的职能和特性 　　（一）教学秘书工作的职能。 　　教学秘书是学校教学管理队伍中的重要力量。高校院系级教学秘书处于学校教务管理部门与基层教学单位之间，协调着教务处、各院系、教研室、教师、学生之间的各种关系，是教学工作中不可或缺的重要组成部分（如图1）。 　　 　　图1教学秘书工作业务关系图 　　教学秘书要协助教务处和教学院长做好本院、系的教学管理和组织工作，并负责处理日常教学事务，保证教学计划执行，保障教学运行，负责学生的学籍管理，教学信息的收集、整理等。教学秘书既要处理好教务处和院、系之间的协调与沟通，又要起到院系领导的参谋、助手作用。 　　（二）教学秘书工作的特性。 　　教学秘书作为一个职业岗位，既有一般秘书工作的普遍性，又有其独特性，即角色的辅助性、内容的具体性、成就的隐蔽性。充分认识自己的工作角色特性，特别是在我国高等教育改革新形势下，给自己一个正确定位，才能准确处理好各种关系，使工作落到实处，恰到好处。 　　1.教学秘书工作的双重性 　　一般高校在教学管理上，主要分为校、院（系）两级管理模式，这就决定了教学秘书工作既隶属学校教务处领导，又具有学院领导的双重性。教学秘书是教学管理中具体政策的落实者和实施者，要起到教务处与教学院长之间的桥梁作用，将教务处和院领导工作合理统筹，协调安排，有条不紊地开展。 　　2.教学秘书的具体性 　　教学秘书处于教学指挥中心的最前沿。在领导决策和决策执行实践中起着承上启下、上联下达的枢纽作用，从教学计划制定到课程安排，从各种考试到每个学生成绩登录备案，工作内容具体、复杂、细致，稍有不慎，便可能发生教学事故。 　　3.教学秘书的辅助管理性 　　教学秘书是教务处具体工作的执行者，也是教学院长的得力助手和参谋，一方面要辅助教务处、教学领导和校部机关部门之间组织各项教学工作，借助有效的沟通手段，协调教务处、院系与师生之间的关系。另一方面，辅助教学院长贯彻执行学校有关教学的规定、修订教学计划，把好教学关，真正做好教学院长的左膀右臂，自觉维护学校和学院的形象和声誉。 　　4.教学秘书工作的服务性 　　教学秘书是教学一线的管理工作者，“管理即服务”应该是更多教学管理者要树立的观念。教学秘书要有强烈的服务意识，坚守服务信念，端正态度，与师生之间建立良好的沟通，为院系领导和师生提供优质服务。只有取得广大师生的理解与支持，教学秘书的工作才能持续有效地开展。 　　二、关于做好教学秘书工作的几点思考 　　教学秘书工作头绪极为繁杂，要做好这些工作，就要求教学秘书熟悉自己的职责范围，并把这些工作予以细化，做到心中有数。 　　（一）认识角色定位，培养务实工作作风。 　　教学秘书工作特性决定其多数情况是默默工作，无私奉献，“出头、露脸”机会少，加班加点是常事，面对繁杂、琐碎的工作，教学秘书必须具备高度的责任心和认真负责的态度，具备吃苦耐劳、甘于奉献的精神，谦虚谨慎，任劳任怨，以踏实细致的工作作风、勤勉的工作态度，争取院系党政领导和各位教师的大力支持与配合，只有这样才能出色完成各项工作。 　　（二）讲究管理艺术，提高工作效率。 　　虽然教学工作事无巨细，纷繁复杂，但绝不是无章可循，一名优秀的教学秘书应善于思考，开动脑筋，以统筹全局的目光开展工作，挖掘教学工作的规律性，首先是 “硬性工作”：每学期开学主要为下达本学期教学任务、安排补考、保障教学运行；中、后期进行教学期中检查、安排下学期课程；期末安排学期考试、完成成绩登统等，这些“硬性工作”每学期是基本不变的，按部就班进行就可以了。其次，就是“日常工作”：主要穿插在整学期之内，如教学文件通知的下达、各项教学和考核材料的整理归档、教学质量评价、教学和毕业实习安排等，这些每学期也基本大同小异，有规可循。再者，便是“突发性工作”，如教师、学生因突发事故课程调整、学生学籍的异动处理、学校相关政策的调整等，但教学秘书如果对工作职责内容心中有数，自然就能轻松应对。如此将工作划片分块，抓住工作的主要矛盾，全局统筹，分