秘书实务三章.ppt

案例分析 小勇是某外籍经理的助理秘书，一次老板休假，让他代为起草一份在董事会上的发言报告。他想反正时间还有一周，不必着急，于是摩拳擦掌地表示要给老板露一手。其后几天，他忙于完成另外的几件事：寄了几封信，发出几份传真，打了几个无关紧要的电话，给老板的一个朋友买了一束鲜花去贺他的开业之喜，又和自己的几个朋友小聚了两次。临到老板就要休假回来的前一天，小勇才想起老板要的报告还未见一字。小勇本打算全力以赴完成报告，可是已安排了一个预约接待，一谈就是半天，下午又要安排去机场接老板的事，然后又被别的部门叫去协商安排明天的一个会议。当他终于把一切安排妥当时，也就到了下班的时间。加班赶工吧，可是又三番两次被一个个无关紧要的电话打扰，于是他决定回家加班。 案例分析 吃过饭，电视里又有一场精彩的足球赛，小勇终于忍不住把球赛看完，此时已是晚上11点。刚写了开头，他又发现一些文件忘记拿回来了，只好第二天一早到办公室写报告的后半部分。结果，一份准备轰轰烈烈、一鸣惊人的报告变成一份毫无特色、草草而就的文件。 小勇经常想不通，为什么自己几年来一直兢兢业业，但工作却起色不大，而且职位升迁很慢。 * * * 第三章 办公室日常事务管理 第二节 办公程序管理与时间管理 二、时间管理概述 5．做好上司和自己的工作日志 (1)工作日志填写的信息内容 上司在单位内部参加的会议、活动情况 当上司到单位外部参加会议、活动时的来访 上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况 上司个人的安排 上司私人的信息 事务 时间 内容安排 参与会见人员 需准备的文件 需准备的物品 车辆安排 备注 星期一 上午9：0O与格仑公司总经理洽谈 财务总监、营销总监 AJ项目合作事宜 茶点、咖啡 星期二 下午1：00与公司法律顾问见面商量NP公司还款事宜 与NP公司 签订合同的原件 茶点 中午12：00 公司派车去 接王律师 提醒司机张师傅准时出发 星期三 上午9：30召开部门经理会 关于公司报销新规定(讨论稿） 茶点 星期四 上午8：00去飞机场接红台公司的刘总经理 行政总监、公关部长 鲜花 7：50公司 的奥迪车、红旗车到大 门口 星期五 下午1：00召开全体员工大会 总经理的讲 话稿 总经理秘书工作日志 第三章 办公室日常事务管理 第二节 办公程序管理与时间管理 二、时间管理概述 (2)填写工作日志的方法 提前了解上司工作和活动的信息,当日再次确定和补充;经常与上司的工作计划进行核对,保证秘书工作与上司的工作不会发生冲突 提前在自己的工作日志上清楚地标出自己当天应完成的工作;每天下班前将第二天的工作计划准备好. 输入和填写的信息要清楚,阅读方便. 第三章 办公室日常事务管理 第二节 办公程序管理与时间管理 二、时间管理概述 填写的信息要完整，应标明各项活动的时间、地点、参加人员的姓名及联络方式等必要信息 在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更后的有关工作 在自己的日志上要清楚标出为公司有关活动需做的准备，并逐项予以落实。 协助或提醒上司执行工作日志，在必要时帮助上司排除干扰 第三章 办公室日常事务管理 第二节 办公程序管理与时间管理 二、时间管理概述 （3）处理日志的变化和调整 所安排的各项活动之间，要留有10-15分钟的间隔，以备活动时间拖延或临时新添的内容及紧急的情况 进行项目的时间调整，要遵循先重急后轻缓的原则，并及时将变更的情况报告上司 确定变更后，应立即做好有关善后工作。 再次检查工作日志是否已将变更的信息记录下来防止漏记。 第三章 办公室日常事务管理 第三节 办公用品的管理和发放 一、办公用品的管理 1、办公用品和易耗品 纸簿类 笔尺类 小装订类 归档用品 办公设备专用易耗品 获得办公用品使用权的方式 购买 租用 第三章 办公室日常事务管理 第三节 办公用品的管理和发放 一、办公用品的管理 2、办公用品的采购 1）合理计划 清查库存，了解各部门所需办公用品的种类数量和质量 作出计划，估算金额 根据经费的开支情况，按财务制度写出明细表 第三章 办公室日常事务管理 第三节 办公用品的管理和发放 一、办公用品的管理 2）正确选择办公设备和办公用品的供货商 提供的价格和费用 质量和交货 售后服务 安全可靠性 第三章 办公室日常事务管理 第三节 办公用品的管理和发放 一、办公用品的管理 3）加强库存记录和库存监督 最大库存量:某类办公用品的最大数量，这个数字的确定是由库存空间、库存费用以及物品的保存期限决定的 最小库存量：指某类办公用品的余客达到此数字时，就需要采取紧急的行动，并