日常事务管理技巧_2007-07-11-08-28-35-750.ppt

日常事务管理技巧 叶月红 2007.3 上班-下班-吃饭-睡觉，看似很有规律的生活，确是经常在繁忙的工作中忘记其他该做的事；比如某天该给某个好友去个电话，某晚该和女友看场电影之类，每每此时就会想起大话西游之经典台词：曾经，有一件事我没有记得去做… 工作中你是否经常遗漏事情？ 事情繁杂是不是把你的头搞晕了？ 工作出错挨骂是不是成了家常便饭？ 压力太大是不是成了你离职的主要原因？ 第一步、建立一个工作列表 随时记下要做的工作，所有事情一目了然。 区分轻重缓急，先做重要的事情，注重效率更注重效果。 设置并重视完成期限，就像对自己的承诺。 具体明确，如果太大就分解成简单的工作。 第二步，强化时间观念 多数人没有做日程安排的习惯，其实这也很难。所以我们先从简单的方法开始。利用日程表记录每日的工作。心中十分清楚现在是几点，这一个小时内我要做什么。适用于： 适用于事务繁杂、工作强度大的人员。 不适应于流程型的例行作业。这种类型应用工作列表就可以。 了解自己的时间利用情况。找出浪费的时间。 既减少记忆，又避免遗忘。 能快速着手工作。 有效利用琐碎时间。 第三步，统筹自己的时间 如果做到了上一步，时间才能更好掌握。开始利用日程安排工具，随时做好今后几天的安排。注意： 先从时间已确定的事务开始，例如会议、会面等。 逐渐培养日程安排能力，根据个人习惯，将事务安排在合适的时间。 不要安排得太满，留下必要的缓冲时间。 相似的工作在一起，尽量减少角色的变化。 特别要养成习惯，随时利用琐碎时间做一些琐碎的小事。 努力把握每一天 一天之际在于晨，每天早晨先确立今天的目标，然后以最大的热情地去做。 及时寻找没有实现目标的原因，逐渐改进； 锻炼调整工作状态和热情的能力； 想办法避免干扰。各种兴趣爱好很影响工作状态，把它们放到合适的孤立的时间段，例如午餐之后午休之前，或者重要工作完成之后，不要放在重要时间段之前。 如果能做到每天如此，再试一下每周确立一个目标并完成它。日程安排可以帮助你检查能否实现每周目标。 加强沟通 交流思想 有时我们会面临一些难题，如果您陷在一个思路中，可能会空耗时间，这时不妨同他人沟通一下，听听别人的见解，或许有更多的解决思路；或者您对一个难题有了一个思路，也应该立即与他人沟通一下，验证思路。一般的，在前期发现问题比后期改正问题要节省数倍的时间精力。 分解复杂工作 对复杂的工作，善于分解，分而治之，或寻求他人的协助，协同完成工作。 展开多个工作线索 有时候，你需要集中精力专注于一件事情。但在一段时间里，只有一个工作线索可能在遇到困难时会停滞不前。展开多个工作线索有可能大大提高整体效率，因为你有机会根据情况调度你的工作，暂时搁置举步维艰的难题，而在有思路的工作上大步前进。而那些难题经过酝酿，可能在你放松思考的时候会迎刃而解。 多个工作线索也可能使你思绪繁杂，降低效率，这需要合理安排，并提高转换思路状态的能力。 在面对承受不了的状况时，如果选择逃避那将是你的损失，因为你失去了一个突破自己能力的机会！ 谢谢！ * *