工作计划与时间管理资料.ppt

* * * * Job Clarification One excellent way of ensuring that you concentrate on the right things is to agree them with your boss! 确保你是否集中精力于正确的事情的一种有效方法让这些事情和你的上司保持一致。 You should ask the following questions: What is the purpose of the job? If possible this should be expressed in a single sentence starting with the word To.. - e.g. To ensure effective distribution in the South East What are the measures of success? Work out how he will be deciding whether you are good at your job or not. Find out what the key targets to be achieved are, and how they will be measured. What is exceptional performance? Find out what this is considered to be, and work out how to achieve it. What are the priorities and deadlines? So that when work builds up you know what to focus on. What resources are available? This ensures that you are using all the tools at your command. What costs are acceptable? This lets you know the boundaries within which you can move. How does this relate to other people? What is the broader picture within which you have to work? Getting answers to these questions and referring to them frequently should help to ensure that you do your job in precisely the right way. You know what exceptional performance is, and will be able to plan to achieve it using all the resources available, within the correct bounds. * 第一优先：重要的又是紧迫的事 第二优先：重要的但不紧迫的事 第三优先：紧迫的但不重要的事 第四优先：例行性的事 * * * * * * * 您要经常对自己提出下述问题： 这项工作目的是什么？ 老板怎么来衡量你的成绩？ 哪些是特别的绩效？ 各种活动的优先权和最终完成日期是什么？ 可供利用的资源有哪些？ 什么是可接受的成本？ 该工作和其他人有哪些联系？ 澄清自己的工作 重要的事绝不应被不重要的小事所牵绊 我将焦点放在事情的重要性而非紧急性上 时间管理要务 重要： 个人觉得有价值及对你的使命、价值 观及达到目标具有贡献的活动。 紧急： 你或别人认为需要立刻处理的活动。 基本原则 重要 不重要 紧急 不紧急 时间管理矩阵图 ? 危机 ? 急迫的问题 ? 有限期的任务，会议， 准备事项 ? 准备及预防工作 ? 计划 ? 关系的建立 ? 培训，授权，创新 ? 干扰，一些电话 ? 一些会议 ? 一些紧急事件 ? 凑热闹的活动 ? 细琐的工作 ? 浪费时间的闲聊 ? 不关紧要的信件 ? 看太多的电视 Ⅰ Ⅱ 结果: ? 有远见，有理想 ? 平衡，纪律，自制 ? 少有危机 着重第二类事务 第一象限的事情应该首先做 应该把工作的大多数时间放在第二象限的事情上，这样就可以从容地处理各种问题了 第三象限的事尽量少做 第四象限的事最好别做