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帝緯系統整合股份有限公司 謹呈 總公司：台中市台中港路三段123號14樓之2 (04)2355-0866 台 北：台北市承德路一段17號12樓之6 (02)2550-5828 中華民國九十七年四月 來文影像掃描（外來文－紙本） 紅色星星為必要欄位一定要輸入 系統會依照速別給予公文限辦天數 【作業說明】： 點選【公文管理】－【來文影像掃描】，如下圖。 點選系統即開啟掃瞄作業畫面，如下圖。 請點選新的文件後掃瞄機即會將紙本文進行掃描，掃瞄完後即出現如下圖畫面，此時請點選上傳後即可將掃描電子檔存至主機上。 上傳完畢後，系統會將紙本文面的資訊帶入公文資料畫面，如下圖。 確認畫面相關資訊均無誤後，即可以下拉式選單的方式指派公文的承辦單位並點選即完成收文掛號並分文，如下圖。 若該公文夾帶紙本附件時請記錄紙本附件資料。點選後，如下圖，輸入相關附件資訊後點選，完成附件的加入。 ※請注意：來文附件若為紙本請務必列印公文附件表單。 請點選【報表列印】－【公文附件表單】，如下圖。 輸入該附件所屬的公文文號，點選，系統即會依照您在附件資料中所記錄的資訊以報表方式產生。如下圖，請點選即可將該表單印出，並將該實體附件與本表單一併送至公文承辦單位。 若欲針對承辦單位未簽收公文的相關資料修改時，可於來文影像掃描作業中下方的瀏覽畫面點選該筆公文的主旨進入維護畫面，修改資料後點選即可。 電子收文登記 電子公文交換來文公文掛號登記 【作業說明】： 點選【公文管理】－【電子收文登記】為畫面如下圖所示。 點選欲進行掛號的電子公文序號，系統即將相關欄位資料，如來文機關、文別、機密等級、速別、來文日期、來文字號、主旨…等欄位帶入電子收文登記畫面如下圖。 以下拉式選單的方式指派公文的承辦單位並點選即完成收文掛號並分文。 若您欲檢視該筆公文的電子檔，請點選，即會出現下圖。 點選，系統即會開啟該份公文本文。 點選，即會開啟該附件。 若校內不需收取該公文，即可選擇刪除該筆電子來文。 ※請注意，移除過的電子公文即不會再出現。 第三類電子收文登記 【作業說明】： 點選【公文管理】－【第三類電子收文登記】，如下圖。 點選，將在指定路徑中的DI檔開啟，如下圖。 回到第三類電子收文登記畫面時點選，系統會自動剖析該DI中的相關資料將符合公文格式均自動帶入正確的欄位中。如下圖。 以下拉式選單的方式指派公文的承辦單位並點選即完成收文掛號並分文。 若有相關附件資料請點選，出現如下圖。 請點選並指定路徑中的附件後，點選，完成附件的加入。 信件登記 【作業說明】： 點選【公文管理】－【信件登記】，如下圖。 輸入相關資料後點選，系統會提示信件登記成功的訊息，如下圖。 如需修改信件資料，點選，系統會顯示所有曾登記過的資料，如下圖，點選信件編號進行修改作業。 簽收改分 收到承辦單位申請重分的公文 【作業說明】： 點選【公文管理】－【簽收改分】，如下圖。 勾選欲重新改分承辦之公文，並選擇新承辦單位後，請點選按鈕即完成重新改分之動作。 公文內容修改 修改公文內容資料 【作業說明】： 點選【公文管理】－【公文內容修改】。瀏覽畫面顯示可供修改的公文資料，點選欲修改公文文號，如下圖。 資料修改後點選即可。 學生信件登記 【作業說明】： 點選【公文管理】－【學生信件登記】，系統自動顯示最近新增信件登記明細，顯示畫面如下圖。 點選新增進入信件登記畫面，如下圖。 請輸入相關信件資料和收件學生資訊，點選即完成學生信件登記，如下圖，此時系統會自動email通知收件學生。 如需修改信件登記資料，請點選信件編號即可進入修改畫面，如下圖。 修改後點選即可。 學生信件領取作業 【作業說明】 點選【公文管理】－【學生信件領取作業】，系統自動顯示尚未領取信件明細，顯示畫面如下圖。 輸入相關查詢條件後點選，系統即篩選出符合之信件明細，如下圖。 勾選欲簽收信件之序號，點選即可。 學生信件催領作業 【作業說明】 點選【公文管理】－【學生信件催領作業】，系統自動顯示尚未領取信件明細，顯示畫面如下圖。 可輸入相關查詢條件後點選，系統即篩選出符合之信件明細，如下圖。 勾選欲催領信件之序號，選擇以eMail或是手機簡訊通知學生，點選即可。 查詢 知道文號：用公文流程及內容查詢 不知道文號：用組合查詢 報表 收文統計相關報表 信件登記相關報表 公文附件表單 靜宜大學 『電子公文管理系統改造專案計畫』 總收文人員使用者手冊(上課用)