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行政部管制度
行政部管理制度
编 号:
版 本:A0
制订日期:2015年08月16日
批 准 审 核 制 订
行政部管理制度
一、行政部职能
行政部公司的综合部门文件、办公自动化、接待、车辆、总务后勤(卫生、食堂、宿舍)、安全保卫等工作
(一)行政部负责公司层面的工作总结及计划工作,指导和监督公司各部门的计划设定、实施;各部门负责本部门及部门员工的工作总结、计划申报、实施、监督、考核、归档等管理工作。
(二)申报内容及格式:
1、工作总结内容:计划完成情况、存在的问题、解决措施或办法、
需整改完成的时限等。
2、工作计划申报内容:工作背景(现状分析、制度计划的依据)、
计划完成的工作、可能遇到的问题、需要公司或其他部门协助的工
作、完成时限等。
3、部门计划提交时间:
(1)月度工作总结与计划:每月28日前;
(2)半年度工作总结与计划:6月28日前,与6月总结计划合并为
一份;公司组织管理层年中述职会议。
(3)年度工作总结:每年的12月28日前,与12月总结计划合并为
一份;公司组织管理层年终述职大会。
(4)年度工作计划:公司年度计划确定后十个工作日内。
4、监督管理与考核:
(1)月度工作计划的执行监督与考核:每月行政部提前一周提醒各
部门负责人对月度工作计划进行对标自查,并将自查结果反馈到行
政部。各部门的月度工作计划执行情况纳入管理人员的绩效考核评
分中。
(2)年度工作计划的执行监督管理与考核:各部门负责人在年度工
作结束后,将年度工作计划执行情况与年度工作计划进行对标自查。
报总经理和被复查部门。自查结果、复查报告及年度工作总结纳入
各部门负责人年度管理工作考评。
六、会议的管理
为规范会议管理,提高会议效率,对会议管理进行规定。
(一)会议召集人职责:
1、会议召集人要提前与能起会议决策性作用人员沟通,在会议决策
人员没有会议冲突的情况下再申请发放会议通知,会议通知要求提
前一天发放,当天发放的会议通知,会议召集人要电话或口头通知
和提醒与会人员;
2、召集会议时,要区分参加人员和邀请人员;具体事务的直接负责
人为必须参加人员,之外的为邀请人员,邀请人员可选择性参加;
3、会议开始后,会议召集人会议的议题、议程、解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等控制中止与议题无关的发言,以确保议程属讨论、决策性议题的会议,召集人应引导会议作出结论。集体议决的事项应加以归纳和复述,适时提交与会人表明意见;对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见
2、积极主动与其它部门协调解决会议时间、会议场地、会议设备等
问题;
3、隔天发放的会议通知,在会议开始前一小时,必须发放会议提醒;
4、当天紧急临时会议前,要电话通知与会人员,以保证与会人员准
时参会;
5、会议开始前,要提前二十分钟调试好会议用设备(投影仪、笔记
本及其它设备),并保证设备畅通;同时准备好会议签到表,并在会
议签到表中填上必须参加人员名单,以便会议召集人核对;
(三)与会人职责:
1、必须参加人员必须准时出席会议,因各种原因,不能参会者,必须提前向会议人员请假,不得无故缺席或迟到会议发言应言简意赅,紧扣议题遵循会议召集人对议程控制的要求)
(一)对公司建设的办公网络环境(包括网络设备、通讯线路及其接口),
未经行政部同意,任何人不得擅自安装、拆卸和破坏。
1、电脑硬件设备管理
(1)电脑硬件设备包括电脑、打印机、扫描仪、复印机、摄像器材等
电脑硬件设备;如需采购,申请部门需填写《办公用品申购单》交行
政部审核确认,经总经办同意后统一采购;
(2)硬件设备应由行政部专人管理,进行定期维护清理,发现问题及
时进行纠正。要认真做好防尘、防磁、防潮、防高温、防火、防盗的
工作,要保证设备的整齐清洁,各种软件应固定存贮于带锁的可屏蔽
的磁盘柜中;
(3)所有硬件设备由行政部负责报修;
(4)行政部负责电话网络报装、安装、改装等相关事务,维护整个网
络的正常运行,保证公司正常办公需要。
十一、印章使用管理规定:
(一)各类印章都具有法律效力,必须依法使用,严格管理。使用印章
时,需填写《文件盖章申请表》,做好登记,注明用途,经部门主管领
导审批,然后提交总经办进行审核,最终由总经办按规定用章,并在
用章登记薄上进行登记。
(二)严禁在空白表格、证书、信笺等空白件上用印。
(三)公章、财务专用章、法人代表私章,由财务部统一保管,一律不
得带出公司外,因特殊情况需要外出用印,必须经公司领导批准持有
效证明领取印章,用后须及时归还。
(四)印章专管人员必须妥善保管印章,如有遗失必须及时向公司报告;
印章磨损或单位名称变更应由行政部统一办理重新刻制手续并将原印
章统一销毁。
(五)违反本制度的规定,给公司
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