采购作业定(永典瓷业)2.25.doc

采购作业规定 1 目的 规范采购管理，确保采购的物资符合规定的要求。 2 范围 适用于公司生产类物质采购业务。 3 职责 3.1 技术部负责与供方签订技术协议及明确合同中技术参数、明确新物资供方参考选择范围及规范物资名称型号等； 3.2 生产部根据成品库存及营销需求生成月度、季度、年度滚动生产计划； 3.3 物控部根据安全库存、生产订单、生产滚动计划，负责编制采购计划、询价、下达采购订单、采购、结算、签订合同及保密协议（需要时签订）等； 3.4财务部根据制度审核《物资采购合同》，监控采购流程； 3.5风险控制部门（律师）根据制度负责采购合同的审查； 3.6 质量部负责采购物资的检验验证，确认检验结果，必要时签订质量协议； 3.7总经办负责审批每月采购计划；制定供应商准入、评价及淘汰机制：确定评价程序，组织供方评审，进行供应商调查，建立供应商档案等。 4 内容 4.1 采购原则 4.1.1严格按采购计划进行采购，并应在合格供方采购（试制、试用、例外采购除外），按照要求与供方签订合同。 4.1.2所有采购必须询价(3家以上)、比价，同种物资比质量、同等质量比价格、同样价格比服务。 4.1.3 单笔发生额或年度总发生额在5000元以上的物资采购必须签订《物资买卖合同》（零星戓应急例外），采购合同需经风险控制部门和财务部门按照制度进行审核。 4.1.4 物资质量索赔和售后服务详见质量协议和《物资买卖合同》相关条款，物资维修（三包期以外）详见《物资维修协议》。 4.1.5所有合同统一归档、编号、按时间顺序和类别整理成册，建立台账，合同、协议编号统一如下： XXX XXX – XXX — XXXX 合同签订年份 合同流水号 物资特征、系列号 （设备维修、工具、劳保 ） 2012-02-20发布 2012-03-01实施 物资特征号: 序号 物资类别 物资编号 备注 1 原材料 YCL 2 辅助材料 FCL 3 劳保用品 LYP 4 维修材料 WCL 5 其他材料 QCL 上述未包括材料 4.2 招标采购 根据需要组织相关物资招标。 4.3新物资采购流程 新物资试样，由技术部门与供方联系并签订技术协议，贵重原料及辅料应由公司实际使用部门进行试样，合格后对样品进行确认封存；采购员根据试样结果和公司决定签订采购合同，风险控制部门和财务部门按制度审核采购合同。采购员负责对已订购物资的进度控制，货物进厂后，及时通知仓库，开出《检验入库通知单》，交品质部门；经检验合格后，按《仓储管理规定》入库，并办理相关的付款手续。 4.4 进口件采购 根据年度生产大纲确定进口件年度采购计划，根据供货周期或计划锁定周期签订进口件合同，用人民币采购的由物控部直接与供货商或代理商签订买卖合同、跟单、办理入库手续。 4.5备品备件采购 根据销售部门月度申报的备件需求，物控部纳入月度采购计划，报批后采购， 4.6工具采购 生产部门每月申请一次，每月25日前将次月由二级以上相关领导签字确认的《采购申请单》交物控部，物控部综合库存和采购周期确定后纳入采购计划，逐级审核批准后实施采购。 4.7设备维修备件采购 设备使用部门填写《设备故障请修单》，负责人审批签字后交行政管理部审核，报总经理批准后，采购员按要求采购备件。 4.9计划外采购 因生产紧急暂未事先编制计划或其它情况无计划的采购，由生产部填写《采购申请单》并注明计划外事项，生产部负责人审核签字，采购部通过询价、比价后含税单价、数量和金额等报总经理批准后采购。 4.10常规采购流程 流程 说明 责任人/责任部门 ●每月25日仓库提交安全库存预警报表。 ●每月28日生产部编制生产计划，生成生产订单。 ●生产部根据库存和月度生产计划预排物资需求计划，并明确到货时间。 ●物控部接受计划时，应仔细阅读，如有问题及时提出修改建议。 ●30日下达采购计划，采购室2天内应将计划分解，紧急计划应当即分解，发给采购员。 ●采购员按分解计划进行记录整理。 ●技术部