会议与活动安排.pptVIP

會議管理 会议管理与活动安排 石咏琦教授主讲 新世纪形象学苑 创办人/资深讲师 金石形象(北京)国际文化发展有限公司 首席专家 要项整理 会议的准备工作 座位礼节与会议纪录撰写技巧 会议的管理工作 秘书在会议中的重要工作 活动企划与执行 会议的基本概念 一切人们集合起来讨论议题的状况 一组八至十人的桌面式讨论 议题是事前安排好的 事后必须有会议纪录 會議的重要用語 主席 Chairman 引言人 Moderator 司仪 Mistress of Ceremony 场地 Venue 主题 Theme 议程 Agenda 节目 Program 中场休息 Break 开幕酒会 Opening Reception 开幕典礼 Opening Ceremony 开幕演说 Keynote Speech 闭幕晚会 Closing Banquet 会议的功能 提供信息 搜集信息 解决问题 推销观念 培植训练 进度报告 脑力激荡 布达仪式 会议进行的模式 销售会议 年会 产品发表会 研讨会 专业会议 奖励会议 培训会议 数字会说话 Net Meeting调查结果：美国上班族 每周平均参加十个会议 约占每周工作时间一到一天半 经理人每周有一半以上时间在开会 57%的上班族开会前心情紧张 上班族普遍认为平均一半的会议时间是浪费的 开会前的重要步骤有哪些？ 先决定会议希望达成的结果 想想会议是否有必要召开 邀请适当的人出席 准备背景资料 设定会议纲领及时间表 预先设想可能的冲突 开会结束时要回顾哪些重点？ 行动项目 决议 追踪进度 会议的准备工作 会议主题之选定 与会者的遴选／报名 会议时间的选择 会议地点的选择 会议场地之布置准备 议程之拟定 会议通知之派发 会议纪录之撰写分发 会议场地的布置准备 桌椅排列 名牌、签到簿、名册、铅笔、原子笔 白纸、议程、会议数据、产品目录 白板、板擦、白板笔 免洗杯、饮料 视听器材的准备 电池、延长线 投影机、幻灯机、放映机 计算机、光笔 同步翻译系统、耳机 音响设备 银幕 VHS录放机、AM / FM放音机、DVD放影机 有线、无线麦克风多副 录音（影）设备 视讯会议（Video Conference）的准备工作 1.计算机：最好是Pentium III 500 PC或更高配备。 2.支持Windows 98/ME/2000/XP 操作系统。 3.浏览器IE 5.5以上版本。 4.内存 512M RAM 或以上。 5. 两台以上PC 摄影机（USB / IEEE 1394 / Capture Card）。 6.耳机或喇叭、麦克风。 7.频宽需求：ADSL512K/64K以上。 秘书的工作 准备派发会议通知及议程 准备布置会场 担任司仪 撰写及分发纪录 协助主席维持会议议事规则 提醒时间及焦点 跟催会议决议事项 议程准备的要点 确认地点与时间 与会者了解会议主题 引导会议顺序进行 预示可以讨论完毕的范围 议程之分发须一周前完成 国际会议的准备工作 熟悉外国语言的接待人员 致赠给各国来宾的小礼物 安排住宿、交通、保险 媒体公关安排与联系 参与会议的正确态度 会前沟通 回避那些注定会失败的会议 要有备而来 慎选座位 要聚精会神 要准时 注意仪容 适当表达 运用数据 引用名言 借用先例 维护形象 说服技巧 积极态度 举例说明 国际会议的主办与参与 主办者 Organizer 主办单位 Host 参与者 Delegate or Attendee 旅行安排 Pre- Post Conference Tour 配偶行程 Spouse Program 研讨会 Seminar or Session 展览 Expo or Exhibit Reservation/Registration 通常在会前一个月截止报名 费用以三天两夜到六天五夜全包 上网注册或教由会议管理公司处理 报到手续通常在第一天下午到第二天中午 会场与住宿地点最好相同避免交通问题 全程需携带名牌及名片 Program (ASA Congress) First Day Registration Council of President’s Meeting Welcome Dinner (Attire : National Dress) Welcome Dinner Welcoming Remarks National Anthem Music Performance Sponsor Second Day Opening Ceremony Keynote Speech Photo Taking Session Luncheon Session Dinner (Uniform for lecture: Casual elegant for dinner)