办公中的文档处理.ppt

第 2 章  办公中的文档处理 【本章内容介绍】 本章首先通过一个“招聘启事” 的简单实例介绍了办公中文档处理的操作流程，详细讲解了从文本内容录入、内容编辑、格式排版、图形和艺术字添加一直到页面设置、打印操作的完整过程；然后以“通知”制作为主介绍了利用公文向导制作办公公文的方法，以“科研论文”为例介绍了长文档的编辑，与此同时还介绍了办公中文字处理（包括机关公文和科研论文）的基本规范以及科技论文中数学公式的编辑和框图的制作。 本章主要知识点 u?????? 文档处理的操作流程 u?????? 文档录入的原则和方法 u?????? 文档内容的编辑和排版 u?????? 文档中图片和艺术字的添加 u?????? 文档的页面设置与打印操作 u?????? 办公公文的格式与行文规范 u?????? 利用向导制作办公公文 u?????? 科研论文的格式规范 u?????? 数学公式与框图的制作 在排版中的几个技巧: 1、字体的大小调整。 可以使用ctrl+“]或[”，也可使用ctrl+shift+“或“。 2、排版中页面边框和底纹的使用。 3、在排版中水印效果的添加。 第一种方法：在“格式”下“背景”菜单下有水印 第二种方法：直接在页眉位置用艺术字作。 4、分栏符的应用。 5、对文档中文本框、图形图象的编排。 2.1.7打印预览 招聘启事排版完成后，在打印之前，可以使用Word提供的打印预览功能查看整体效果，如果对预览的效果不满意可以进行修改。 与页面视图相比，打印预览视图可以更真实地表现文档外观。在打印预览视图中，可任意缩放页面的显示比例，也可同时显示多个页面。操作步骤如下： （1）单击工具栏中的“打印预览”按钮，或者单击“文件”／“打印预览”项，屏幕立即出现打印预览窗口，如图2-20所示。 （2）打印预览窗口中有一个工具栏，如图2-21所示，工具栏按钮从左到右功能依次为：打印、放大/缩小、单页显示、多页显示、显示比例、标尺、缩至整页、全屏显示、关闭和帮助。它们的作用顾名思义，读者可自行操作来熟悉它们。 图2-20 打印预览效果 （3）当内容没有全部显示完时，可单击滚动条上的下三角按钮继续预览下面的内容。 （4）单击“关闭”按钮，即可返回到编辑窗口界面。 说明：当文章较长，屏幕只显示一页，而自己想要同时预览多页时，可以单击“多页”按钮（可以看到弹出具有6页的样式，其实拖动还可以显示更多页）；如果希望放大或缩小显示，可直接在文档预览窗口单击。 另外，在打印预览状态下可以直接打印，也可以进行文本编辑、排版。通过单击打印预览窗口工具栏中“打印” 按钮，不需关闭预览窗口就可直接打印对应文档；单击工具栏中“放大镜” 按钮使其变为没有按下（突出）状态，则放大镜功能失效，可以使用鼠标对文档进行编辑操作。 2.1.8打印输出与网上发布 1．打印操作的基本步骤 在“招聘启事”完成并且效果满意后，就可以进行打印。操作步骤如下。 （1）选择“文件”／“打印…”命令，打开如图2-22所示的“打印”对话框。 （2）在“页面范围”选项区选择“全部”，在“份数”栏内输入打印份数数字。 （3）单击“确定”按钮，就可以开始打印。 （1）文档的快速打印 直接单击常用工具栏的“打印”按钮或在打印预览窗口中，按打印预览工具栏上的“打印”按钮，可以按默认的设置将整个文章快速打印一份。当Word进行后台打印时，会在任务栏上显示打印的进度。 （2）一次连续打印多篇文档 如果要打印多篇文档，可单击“常用”工具栏上的“打开”按钮，然后在“打开”对话框中选择需要打印的多个文档（需要Ctrl或Shift键的配合），单击右键弹出快捷菜单，从中选择“打印”选项即可一次性连续打印多篇文档。 （3）“打印”对话框中其他常用项目设置 ① 选择打印机：在“打印机”选项区，单击“名称”下拉列表框中的下三角按钮，可以显示系统已经安装的打印机列表，从中选择需要使用的打印机。 ② 选择打印内容：在“打印内容”下拉列表框中可以选择打印内容。 ③ 选择或设置打印范围：在“页面范围”选项区可以选择或设置打印范围，选择“当前页”，打印的是光标所在页内容；选择“全部”，将打印整篇文章；要打印文档中被选择的内容，可选择“选定内容”；如要打印指定的页码，可通过输入打印页码来挑选打印，页码选择的规则是：不连续页之间用英文状态的“，”号，连续页之间用英文状态的“-”号，例如：输入1,3,6,8-11，表示打印第1、3、6、8、9、10、11页的内容。 ④ 进一步设置要打印的部分：在“打印” 下拉列表框中，可以进一步设置要打印的部分。例如：选择“奇数页”将只打印指定范围内的奇数页。 ⑤ 人工双面打印：在利用送纸盒或手动送纸的打印机进行双面打印时，利用“人工双面打印