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2005年5月国家秘书资格考试四级试卷情景录像题（二）三、情景叙述场景一办公室的时钟指着8：20分，会议室内的布置摆放有序，这时钟苗和助手进入会议室。钟苗：“今天的总经理办会要重点讨论综合楼项目的资金筹措问题，请了投资方参会，你帮助检查一下录音机和磁带准备好了没有。”初秘书：“好的。”钟苗：“还有，我来公司的时间不长，认识的人不多，请你把出席人员的座位图给我出一份。”初秘书：“桌上不是有人名台签吗？”钟苗：“我坐在边上，有的人名不是看不见吗！让你帮点忙怎么话这么多。”初秘书：“嗯！”钟苗：“初秘书，你不觉得这屋子里有点凉吗？”初秘书：“噢，是挺凉的，空调温度可能太低了。”钟苗：“我说这么凉呢。温度都在15度以下了，以后设在20度左右就行了。”（这时开会的经理们进来了，经理们依次坐下，总经理王成说话。）王成：“那么人呢，都到齐了，下面我们开会。今天的会议内容很重要，关系到我们综合楼项目的建设问题。你要知道综合楼的建设项目的规划已经上报了很长时间了，最近，上面把这个规划批复下来了，下面咱们所要做的工作就是筹措资金的问题。按照上面的精神，资金筹措分成几个程序......”场景二钟苗正在办公室的电脑上打简报，这时初秘书走进办公室。初秘书：“钟秘书，苏经理让我来问总经理办公会上下放的文件都收回来了没有？”钟苗一边打简报，一边说：“我还没顾上呢，等我把简报打完再说吧。”初秘书：“嗯！钟秘书，综合楼项目高经理后天要出差，急需这些文件资料，让我过来取一下。”钟苗仍是一边打简报，一边说：“会议文件的清退不用那么着急，高经理要带相关文件我再给出一套。”初秘书：“这是总经理办公会定下的有关第三季度的各位领导有关的工作安排，苏经理请你制成一份第三季度的会议时间表。”钟苗一边打简报，一边说：“你放在这儿吧，我会尽快做出来的。”初秘书：“好吧！”这时，初秘书走出办公室，钟苗仍是在打简报。场景三苏经理办公室，苏经理正在办公桌前看第三季度会议计划表，这时，钟苗走了进来。钟苗：“苏经理，您找我？”苏经理：“你这份第三季度会议计划表编制得有问题。这也看不出是哪位领导去开会，第几周去开会，你把7、8、9三个月份的会各放在一个栏目中，既看不出是第几周也不知道是谁去开。你这样，领导怎么根据这个计划表安排时间呢。”钟苗：“不好意思。我就是太忙了，没太仔细设计，我回去重新编一下。”苏经理：“你先等一下。上次关于综合楼项目的会议下发文件为什么到现在还没有收齐？”钟苗：“有几个经理不知道文件放在哪了，一时半会儿找不到。”苏经理：“文件清退可涉及到项目投标内容呵！”钟苗：“我明天一定收齐。要是没别的事，那我就先走了。”苏经理：“那就这样吧。”场景四钟苗在办公室，拿起电话。钟苗：“崔经理吗？您好，您前两天跟我说让我提供一份发文处理的流程图，我做了一份，现在传真给你。你们可以根据这个流程图建立你们相关的文件处理的规定。好的。”钟苗放下电话，接着用传真机，把文件传真过去。再拨打电话给崔经理。钟苗：“崔经理，刚刚传真过去的流程图，您收到了吗？收到了，那再见！”场景五钟苗来到走廊，走廊上有个大箱子，把路给堵上了。钟苗：“这是哪个部门的大箱子呀？赶快拿起走，别挡在通道上，多碍事呀。这是谁干的好事，真缺德。放在别人门口，怎么不放在自己门口呀。”说完，钟苗便推开箱子。四、情景分析该情景题涉及到办公环境管理、会议管理、商务沟通等方面知识。一、办公环境管理办公环境包括硬环境、软环境两大要素。硬环境包括办公室(含会客室、接待室)内的空气、光线、颜色、办公设备及室内布置等外在条件。要求:1.在会客室或办公室摆放一些鲜花或绿色植物; 2.做好室内通风和温湿度的调节; 3.防止光线太弱或过强; 4.保持室内整洁和安全。具体来说,要保持地面、台面、电脑、办公设备、家具及墙壁、门窗、窗帘等的清洁;保持办公桌面的整洁、美观,不乱放零散物品,不放置个人生活用品;报刊、资料、文件要及时清理,文件夹要贴上标签以示区分,保密文件和不常用文件应放置于文件柜中等等。软环境包括秘书等工作人员的个人素养,团体的工作气氛,人与人之间的协作精神等内在因素。录像中钟苗的办公室缺少绿色植物,办公桌零乱,文件随意堆放在椅子上是错误的;办公自动化设备摆放合乎规范,室内光线自然是对的。二、会议管理会前在会议召开前,秘书要根据会议需要做好准备工作。录像中钟苗对碰头会的准备还是比较充足的。表现在:把开会需要准备的工作做好。五、参考答案第一，钟苗办公室内办公设备齐全，文件书籍排列有序。对；第二，会议室采光充足，桌椅整齐干净，回字型会议桌中间鲜花点缀。对；第三，会议室温度低于16度。错；第四，能在会前检查设备是否正常，温度是否适合。对；第五，8点开会，本应提前进会场检查却8点20分才去检查。错；第六，