EOP DM 09 01 信息交流控制程序--D0.docVIP

信息交流控制程序 序号 版次 修订说明 / 原因 编制人 审核人 生效日期 1 A/0 第一次颁布 韩磊 黄明刚 2005.8.28 2 B/0 更新换版 姜新根 黄明刚 2006.6.29 3 C/0 更新换版 朱志涛 金荣敏 2007.8.6 4 D/0 更新换版 张小平 金荣敏 2010.3.8 4 E/0 更新换版 吴春辉 金荣敏 2010.3.25 1 目的： 对与环境和职业健康安全管理体系有关的信息进行程序化管理，保证内部与外部信息交流的及时、准确与有效。 2 适用范围： 适用于公司内部环境和职业健康安全信息的传递与处理，以及与外部各方的环境和职业健康安全信息交流。 3 职责： 3.1 采购部、行政部、销售部等部门负责对应相关方信息的收集。 3.2 行政部负责公司对内、对外相关信息的传递与处理。 3.3 各部门负责工作范围内信息的传递与交流。 工作程序： 4.1协商 4.1.1 公司和各单位在组织进行以下活动时，应有员工或其代表参与。 4.1.1.1 环境和职业健康安全方针的制定、修订和评审； 4.1.1.2 环境和职业健康安全管理体系文件，特别是作业指导书的制定、修订和评审； 4.1.1.3 环境因素和危险源的识别、评价和控制过程； 4.1.1.4 在作业场所职业健康安全问题发生变化时。 4.1.2 员工或其代表参与方式： 4.1.2.1 口头或书面意见和建议； 4.1.2.2 参加会议讨论； 4.1.2.3 其他方式。 4.2.1 外部信息 4.2.1.1 浦东新区环保局、安全监督局、疾病预防控制中心等监测或检查的结果及反馈的信息； 4.2.1.2 政策法规标准类信息，如环境法律法规、条例、产品标准等； 4.2.1.3 相关方反馈的信息及其投诉等，相关方指顾客、工程合同方、供应商、废物收购方、运输公司等； 4.2.1.4其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关环境、质量技术、环境、质量管理等方面的信息。 4.2.2 内部信息 4.2.2.1 正常信息，如方针目标指标、检验监测记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等； 4.2.2.2 （潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等； 4.2.2.3 紧急信息，如出现火灾、洪涝灾害等情况下的环境和职业健康安全信息与记录； 4.2.2. 其他内部信息（如员工的建议等）。 4.3 信息的收集与处理： 信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式予以传递。 4.3.1 外部信息的收集与处理 4.3.1.1 行政部负责地方监测站、环保局、质量技术监督局、认证机构、劳动安全部门等监测，检查结果及反馈信息的收集，并传递到公司相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《不符合、纠正和预防措施控制程序》的要求进行处理。 4.3.1.2 政策法规、标准类的资料信息由行政部负责收集、更新、整理、保存，详见《法律与其他要求控制程序》及《文件和资料控制程序》。 4.3.1.3 采购部和行政部负责与物料供应商、工程合同方、废物收购方、运输公司等进行信息沟通，对其环境施加影响，详见《对相关方环境施加影响控制程序》；销售部负责与顾客的信息联络，以满足顾客要求；对来自上述相关方投诉的处理详见《不符合、纠正和预防措施控制程序》，当对方有要求时，应在一周内给予解决或答复；上述相关方反馈的其他信息，可由对应部门以《信息交流记录》的形式传递给行政部组织整理。 4.3.1.4 各部门直接从外部获取的其他类信息，如环境安全技术、环境安全管理信息等，在一周内以《信息交流记录表》反馈到行政部，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。 4.3.2 内部信息的收集与处理 4.3.2.1 正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息；行政部按照相应程序文件的规定传递方针、目标和指标、管理方案、内部审核结果、更新的法律法规等信息。 4.3.2.2（潜在）不符合信息的处理详见《不符合、纠正和预防措施控制程序》。 4.3.2.3 紧急（环境）信息由发现部门迅速传递给行政部处理，具体参见《应急准备与响应控制程序》。 4.3.2.4 当发生事故时相关单位按“事件处理控制程序”的要求进行信息交流。 4.3.2.5 行政部每年组织环境和职业健康安全管理体系会,并将国家环境法规和职业健康安全法规的最新版本的条文及时进行传达。 4.3.2.6 员工关注的职业健康安全问题反映到行政部，行政部应给予及时答复。 4.3.2.7 其他内部信息，提供者可以《信息交流记录表》反馈给行政部进行处理。 5 相关文件： 5.1 《文件和资料控