招标采购的主要目的是节约采购成本.docVIP

关于招标的成本控制研究 招标采购的主要目的是节约采购成本，这里的“成本”除了为购买付出的资金外，还包括为采购活动付出的人力与物力折算的资金价值。然而实际工作中常由于未按国家等相关制度执行或内部流程设置不合理等诸多问题，使得我们在不经意间抬高了整个采购活动的成本，使得节约的和花费的呈“倒挂”现象，显得很不经济。因此关注、分析和控制招标采购活动的成本显得非常重要。经过梳理，我认为招标采购成本的控制主要包括招标准备阶段的采购成本、招标实施阶段的采购成本和招标结束阶段的采购成本三个关键环节。 　　一、招标准备阶段的成本控制 　　（一）招标代理成本控制。确定采购项目是否需要委托代理的工作实质，就是招标方案中确定招标组织形式的工作。项目是否采取委托代理的形式，主要取决于公司内部是否具备与招标项目规模和复杂程度相适应的工程技术、概预算、财务和工程管理方面的专业技术力量，或者具备同类建设项目或采购项目的招标经验。按照这个原则和公司采购项目类别，建议工程项目都须采取委托招标代理的形式组织，那么能从节约招标代理成本角度入手的项目主要是货物和服务类项目。货物类项目里，那种常规采购且技术标准统一规范的可以自行组织，但公开招标的采购项目除外。因为标准统一的采购项目评标难度很小，主要是价格和售后服务的性价比对比，采取自行组织形式时也能满足编制标书和评标的工作要求。采取公开招标方式时除外是因为只有专业的招标代理机构能在最权威的“三报一网”上发布招标信息，能确保项目公开程度能在最大范围。服务项目涉及的专业领域广阔，应根据是否具备内部评标资源来判断是否可以自行组织。综上，在选择招标组织形式时，努力做到以规避采购风险为前提，具备条件时努力发挥自行组织在节约代理成本，提高沟通效率等方面的优势，努力降低招标采购成本。 　　（二）合理确定潜在投标人资格条件。潜在投标人的资格条件设置是否合理，直接关系到项目成本高低。这里的“合理”是指投标人的资质既能完全满足项目技术和供货要求，又不会高于项目实际需要的资质条件太多。尤其是在工程项目中，如果出现小项目用高资质的施工单位，那么资质等级高的施工企业管理费和人工成本都会更高，造成项目不必要的浪费。 　　（三）合理确定项目控制价。追求性价比最高的产品或服务是招标采购的目标，由于项目的预算都是按照各种成本、工艺难度等因素来编制的，因此只有在一定成本的预算上，工程或产品质量才能达到工艺技术要求。所以在实际招标中争取比概预算大幅度降低的中标价并不是追求目标。相反，制定合理的拦标价和上下浮动范围，既能确保项目中标价在预算范围内，又能防止恶意低价竞标，杜绝工程和产品的质量隐患。从保定工房建设以来，我们在工程项目的招标中大量采取制定拦标价的方式，成功达到了将投标人的价格控制与技术需求统一考虑的目的。 　　（四）提高招标文件的编制质量，减少修改反复的频率。招标文件是项目招标的核心，项目的所有需求与确定中标人的标准都反映在其中。因此对招标文件的管控既是招标工作风险控制的重点，也是提高采购质量降低风险的重要手段。结合公司重点项目的招标工作经验，在2011年以后对公司400万以上项目和技术难度较复杂的项目都进行招标文件的评审，一方面让专家从不同专业角度提出建议，堵缺查漏、集思广益，全面优化招标文件的内容，使评分标准更有针对性、系统全面性；同时集中评审的方式也大大节省了招标文件修改反复的频率，缩短了修改时间，既提高了编制质量有提高了编制效率，大大节省招标文件编制中的人工成本。 　　（五）减少废标发生概率。首先，增强招标采购工作的计划性，一般情况下不得随意取消采购任务。业务部门在经办招标采购事务时，一定要分清轻重缓急，周密组织，确保整个招标采购工作按部就班地进行，避免因工作无序而导致采购任务取消。其次，合理编制采购预算，避免因预算不合理导致所有投标人报价超出预算而废标。这就要求应确保采购预算保持足够的张力，既要实现低成本采购，也要让中标供应商有利润可图，有足够吸引力认真履行合同，使采购预算兼具“刚性”和“弹性”的品质。比如，在“北京生产车间环境改善相关配套施工及油热处理工程”项目中，就出现因项目预算设置过低导致开标后所有投标报价高于预算而废标的情况。再次，业务部门和招标办在设置废标和无效投标情形时尽量以法定情形为准，减少人为约定情形，招标文件对重要事项尤其是废标和无效投标情形应以黑体标示，对潜在投标供应商以“友情提醒”，为参加招标活动的“新手型”供应商提供业务辅导和咨询，出现废标情形和无效投标情形时，应过细慎重。比如在2012年保定工房“换热站及配套控制系统设备采购”项目中，就出现因两家投标人对“暗标”的文件格式要求理解没到位，导致编制的暗标文件出现投标人信息等文字内容而未通过符合性审查，直接致使项目废标。这种因投标人对招标文件的要求理解不到位引起的废