第03讲 格式化文档 word.pptVIP

《办公自动化》 第二章 第三章 格式化文档 3.1 字符格式 3.2 段落格式 3.3 项目符号和编辑 3.4 自动套用格式 3.5 查看与复制格式 2 为整个文档自动设置格式 选择“格式”菜单的“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框 可单击“选项”按钮，设置哪些项目需要自动更改 在文档类型列表中选择一种适用的文档 选择自动套用的方式 单击“确定”按钮，完成设置 1 查看格式 选择帮助菜单的“这是什么”命令，可以通过点击鼠标查看相应位置的文本格式。 2 使用“格式刷”复制格式 通过“格式刷”工具可以复制字符及段落的格式。 * * 本章主要内容： 设置字符格式； 设置段落格式； 设置项目符号和编号； 自动套用格式； 查看和复制格式。 字符格式主要包括字体、字号、字形、颜色、字符边框和底纹等。可通过“格式”工具栏及字体对话框来设置。 3.1.1 文字外观的设置 简单的设置可用格式工具栏来完成。 字体选项框 字号选项框 字体颜色按钮 其它格式按钮 特殊的文字效果可选择“格式”?“字体”选项，在打开的字体对话框中进行设置。 横向缩放文字可通过格式工具栏上的“字符缩放”按钮来完成，或是通过字体对话框中的“字符间距”选项卡来完成。 文字效果的设置应在字体对话框中进行，在对话框中打开“文字效果”选项卡，选择一种动态效果即可。注意的一点是动态效果无法打印出来，效果的设置应以不影响文本的阅读为先决条件。 3.1.2 1. 首字下沉 首字下沉主要应用于报刊杂志的编辑中。设置的方法为：选择要下沉的文字，单击“格式”?“首字下沉”选项，在“首字下沉”对话框中选择下沉的方式，下沉文字的字体及下沉文字所占据的行数，然后单击“确定”按钮完即可。 2. 字符间距 字符间距包括水平间距和垂直间距的设置，水平间距设置有加宽和紧缩之分，垂直间距设置有提升和降低之分。其设置可通过“格式”菜单下的“字体”选项进行。 3.1.3 字符边框、底纹和上下标 1.字符边框和底纹 给文字加上边框和底纹可以达到强调和突出的目的。 具体的操作方法是：选择要添加效果的文字，单击“格式”?“边框与底纹”选项，打开对话框进行设置，或直接点击格式工具栏上的相应按钮。 2.文字的上下标 在输入公式、脚注引用标记、注册商标时，需要将文字设为上标或下标，可通过选择“格式”?“字体”命令，打开字体对话框进行设置。 在Word中段落标记用? 来表示。段落标记不仅标识了一个段落，还记录了段落的格式信息。复制段落和格式，只需要复制其段落标记。如果删除了段落标记也就删除了段落的格式。 3.2.1 段落缩进 段落缩进分为两种情况：一般段落缩进（左缩进。右缩进）和特殊格式缩进（首行缩进、悬挂缩进）。 段落的左缩进和右缩进是指段落与页边距之间的距离。 首行缩进即将段落的第一行向内移动指定的一段距离。悬挂缩进则是除第一行外的其余各行缩进。 首行缩进 悬挂缩进 左缩进 右缩进 反向缩进 如果缩进的设置无需很精确可以用标尺来进行。 右缩进 左缩进 制表符 首行缩进 悬挂缩进 制表位的应用：设定制表位可使包含制表位的段落垂直对齐，Word提供的制表位有左对齐、右对齐、居中、小数点对齐、分格线等5种。设定制表位可直接利用标尺进行，也可用格式菜单中的“制表位”命令。 如果需要精确设置段落缩进格式，可选择“格式”?“段落”命令，打开“段落”对话框，在其中进行设置。 左右缩进设置 特殊缩进设置 3.2.2 段落对齐方式 3.2.3 行距和段落间距 行距决定了段落中各行间的垂直间距，段落间距决定了段落前后的空间。设置的方法：选择“格式”?“段落”选项，打开“段落”对话框，在其中进行设置。 3.2.3 段落边框和底纹 用户也可在Word中为一段文字添加边框或底纹。设置的方法为：选定要相应的段落，点击“格式”菜单下的“边框与底纹”选项，进行设置即可。 给文档中的文字添加项目符号或编号，可以使文档条理清晰。 1 输入时自动创建项目符号或编号 Word有自动添加项目符号或编号的功能，当你输入了带有编号的文字或以“*”开头的文字后，程序会根据输入的情况自动添加相应的项目符号或编号。结束列表时只需按两次Enter键，或删除列表中最后一个编号即可。 2 添加项目符号或编号 最简单的方法是选中相应的文字，直接点击格式工具栏上的“项目符号”按钮或“编号”按钮即可。 3 更改编号列表格式 编号格式设定后还可更改，方法是：选择“