用财务制度管理采购的成功案例 .docVIP

　　用财务制度管理采购的成功案例 　[本文背景]某公司，注册外资企业，发展中的中小企业，通过了iso9001认证。 　　在日趋完善的现代经营管理模式中，公司管理越来越注重财务制度管理和财务运作的有效性，那么作为中小企业，怎样进行采购管理才能达到预期的效果呢？以笔者所在公司的经历表明，以财务制度管理职能控制采购无论是在理论上还是在实务中都是直接可行而且行之有效的途径。 　　笔者曾任职某公司财务经理。上任后，经对公司的全盘财务制度管理运作及利润分析，发现公司的成本管理松弛，有降低成本的空间。经进一步分析得出，导致公司成本松弛的原因，很大一个方面为采购管理工作的薄弱和不到位，综合后主要存在以下几方面问题： 　　1.没有专门的职能部门对公司采购活动进行全盘控制。 　　2.没有有效的采购控制制度对公司财务制度管理采购工作进行规范和约束。 　　3.没有相应的事前控制措施，即未经批准即可办理采购业务或采购业务发生后办理补批手续。 　　4.采购单价与市场行情不相符，正面评价有议价不力情形，负面评价有人为欺诈可能。 　　5.采购员持有大笔公司现金流转，且未进行清结（其中一人一次借支5万元采购工程物资，后来采取多种措施都未有有效的凭据平衡此帐），财务制度管理上隐藏着很大的风险。 　　6.采购员有跨月或跨数月的采购报帐（有的采购单据两三个月后才报帐），月结供应商送货单据有遗漏或跨月甚至跨两三月入帐等。 　　如何彻底解决以上问题呢？结合公司的实际情况，笔者围绕着控制和降低生产经营中必需的成本及防止和减少人为欺诈两个方面。将公司财务制度管理的采购管理作为成本控制的一个专项进行筹划，并形成了一套财务制度系统的运作流程进行贯彻执行，下面对此进行综合简述。 　　一、设立采购监管部门。 　　因为公司任何活动都以资金作为介质，所以以财务制度管理职能来控制公司的全盘采购是再合适不过了。首先对财务部在采购管理中扮演的角色进行合适的定位。在其位，谋其职，只有名正言顺了，才能有人信服和认可。 　　管理当局明确授权：财务部有权对公司任何采购事宜进行质疑、调查、监控和必要的参与，并对不合理或不利于公司利益的采购事项否决或终止。财务部设专职（本文中取名采购管理会计）分管采购控制工作，此职位亦可由相应岗位兼任，并直接向财务制度管理经理负责。财务部的采购监控工作直接向总经理负责。 　　二、建立和实施财务制度管理化的采购管理程序。 　　建立和实施财务制度管理化的采购管理程序，这是采购管理工作有效进行的根本保证。只有财务制度管理化了，才能在公司中用法治，而不是人治。采购管理程序主要包括以下方面： 　　①规定采购条件。明确采购人员对供应商的选择、采购物品的质量、需求的满足保证等负完全责任，并明确采购主管对下属的工作过程和结果的监控负责。采购物品必须适量，不得超标积压或不可用或根本不需用；采购物品的单价力求是最低的单价。并在采购事项未确定前传送财务部审核，采购物品在同质量、同价格的前提下应优先考虑老供商，不适宜随意变更供应商。 　　②明确分工。为明确采购员的权利和责任，使各采购活动有条不紊并将责任归落到人，必须对公司的所有采购活动按类别进行明确分工并落实到相应采购人员。采购人员必须是该种采购的内行者，如原材料及辅助材料由生产采购部负责，工程物资由总务部负责，设备维修材料由设备维修部负责，电脑、精密仪器、机器设备等由使用部门或专业人员负责。 　　③采购审批权限。所有采购报价、采购合同、采购办理必须先批准后实行，有效批准者是总经理。禁止未经批准的采购事宜，但突发性或临时性急需物品可以由财务部确认后即由采购负责部门采购。 　　④验收职能。任何物品购入后须经验收员验收方可入库。验收人员由财务部指定。验收者对经手验收的物品、规格、数量和质量等与所签实的采购发票等负责。只有完全合格或经相关职能部门批准特殊放行的物品才准验收入库。为明确责任，结算凭据必须由采购员签名作实。 　　⑤退货与索赔。为避免损失，凡检验结果为不良品，必须有品管部出具来料检验报告并分发至采购部门和财务部，以有效追踪及时扣回相应款项。采购合同必须明确索赔条款，因供应商供货期间、数量、质量或相关原因导致的损失，应由采购部门以正式公函向供应商索赔，以及时保护公司的利益。 　　⑥货款结付政策。原则上均为月结付款方式，除零散性或特别情况无法月结付款以外。不能使用月结的，除小金额或零散性款项可由采购人员购买时直接付款外，其余均由供应商直接到公司财务部收款。禁止采购人员直接办理现金支付事宜。月结供应商必须在规定期间内（每月5日前）提供对帐单至财务部对帐，此政策采购部门须明确知会供应商。货款由财务部根据采购结算条件和资金流转情况安排结付。为防止货款已结付但事后出现质量或数量等原因而给公司造成经济损失，采