公司档案室筹建规划与管理实施细则.doc

目 录 总则 第二章 筹建规划 第三章 文件材料的归档 归档范围 归档要求 第四章 文件材料的分类及各类文件管理制度 文件材料的类别 各类文件材料管理制度 第五章 各类文件材料收集范围及保管期限表 管理性文件类归档范围及保管期限表 工程项目类文件归档范围及保管期限表 ISO质量管理体系文件归档范围及保管理期限表 合同文件材料归档范围及保管期限表 会计档案收集范围及保管期限表 员工档案收集范围及保管期限表 设备文件材料收集范围及保管期限表 特殊载体档案收集范围及保管期限表 第六章 档案的立卷整理 总则 一、为顺应公司发展需要，加强公司档案的管理和收集、整理工作，改善以往部门分管和统一集中保管两种管理模式的弊端，有效保护和利用档案，特成立档案室并制定档案室管理实施细则。 本细则中所称的档案，指公司在运营发展及各职能部门在完成其职能 活动中所形成的对日后工作还有查考价值，可能成为工作中的依据，可提供参考、借鉴的文件。 公司档案管理实行各部门收集归档，档案室集中分类保管，提供利用 的原则。 档案室筹建规划 一、场地要求：独立的档案库房，档案库房的选址应尽量选择在通风良好、干燥、光照不强且场地面积较大的场所。 二、办公设备要求： 1、按目前的档案分类规划，档案室内暂需配置档案柜11个（上两层下三 层的立室金属档案柜）。 2、电脑、打印设备一套。 3、必备办公用品（档案盒、装订设备、印章等）及防虫、防霉、防潮、防火设施。 4、人员要求： 要求配置专职档案管理员一名，女性，高中以上学历，熟悉电脑操作，具二年以上档案管理工作经验，工作细致、认真、负责，且具有高度保密性。 第三章、文件材料的归档 文件材料归档工作含义： 文件材料的归档，即将公司在运营发展活动中及各部门在完成其职能活动中形成的已经使用完毕或办理完毕且对日后工作还有查考价值，可能成为工作中的依据，可供参考、借鉴的文件材料,由各部门文员进行收集，按公司统一的分类方法分类整理、保管，并按公司规定移交期限移交公司档案室汇总整理，以提供利用。 文件归档要求： 各部门应指定专职人员（文员）进行文件的收集、整理工作。并按本 细则中规定的移交时间，完整、系统地向档案室移交； 严格文件的的登记制度，文件收进、发出、借出都要进行严格的登记, 登记便于掌握文件的去向，收集时容易收回； 将办理完毕的文件，随即收集归档。文件办理完毕后，文件处理部门 如不及时追回归档，继续放在承办人手中，由于承办人不是专门管理文件的，没有积累和管理文件的经验，容易将文件遗失； 对办完的文件进行检查，是不是有残缺的或不全的，如有应及时追回， 以免时间一长，找不到责任人； 注意“帐外”文件的归档。主要指公司领导人及有关人员外出开会的 会议文件和参加公务活动、培训形成的与本机关有关的文件材料。 文件归档必须填写“文件归档清单”。格式如下： 序号 文件题名 份数 归档部门 移交人 接受人 时间 备注 图1 文件归档清单 第四章 文件材料的分类及各类文件材料归档制度 一、文件材料的类别： 依据各类文件材料形成领域及内容、载体的不同，将公司各类文件材料分为管理性文件类、工程项目文件类、ISO质量管理体系文件类、会计文件类、人力资源管理文件类、合同文件类、设备文件类、特殊载体档案类八大类。 二、各类文件材料管理制度 （一）管理性文件类 1、管理性文件归档范围 企业在进行企业内部管理过程中形成的文件统称为管理性文件，根据其性 质不同，又分为行政管理类及经营管理类两类。 2、管理性文件材料的归档制度 归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求， 避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料； （2）归档的文件材料要完整、系统、准确；归档的文件必须是原件。 （3）保持归档文件材料之间的历史联系、分类、立卷和编目编号； （4）文件材料的归档必须办理移交手续。 3、管理性文件材料的归档日期和期限 各类管理性文件，由各部门的文员将应归档的文件整理好，在翌年1~2月份，交档案室统一归档。 4、管理性文件材料的归档份数 （1）各类管理性文件材料一般归档一式一份。 本公司制发的编有发文号的文件归档两份，一份归入案卷，一份用以 编发发文汇编。 （3）其它重要的和利用频繁的文件材料归档一式两份或适当增加其他归档份数。 注：详细见附表（管理性文件材料归档范围及保管期限） （二）工程项目文件类 1、工程项目类文件归档范围 工程项目文件是指工程在设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成文字、图表、声像等形式的全部文件。根据其形成时间的不同，分为项目前期文件、项目竣工技术文件两类。 （1）项目前期文件是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程