《饭店督导管理》第3章：计划与时间的管理.ppt

五、时间管理的工具 1. 时间管理矩阵 史蒂芬·柯维(Stephen Covey)认为时间主要消耗在4类活动上，如表3-6所示。可以看出，两种变量决定了我们的做法：①所做的事情或者所期望结果的重要性；②紧急性—— 或者说是否需要对行为立刻做出反应。 重 要 性 紧 急 的 非紧急的 重要的 Ⅰ 活动： ·危机 ·紧迫的问题 ·接近最后期限的项目 Ⅱ 活动： ·预防、生产控制活动 ·建立良好的人际关系 ·寻求新的契机 ·计划、再创造 非重要的 Ⅲ 活动： ·中途打扰，某些电话 ·发来邮件，某些汇报 ·某些会议 Ⅳ 活动： ·日常的、微不足道的工作 ·某些邮件 ·某些电话 ·浪费时间的事情 ·放松的活动 表3-6 时间管理矩阵 表3-6表明活动在矩阵中是如何被分类的。象限Ⅰ表明那些既“重要”又“紧急”的事情；那些重要但不紧急的事情放在象限Ⅱ中；紧急但不重要的活动放在象限Ⅲ中；Ⅳ象限中包括既不重要也不紧急的事情。 2. 日备忘录 许多督导发现，日备忘录是行之有效的记录工作细节的手段。可以使用小型笔记本、活页本、提前印制好的表格或电脑提示文件来记录。总之，日备忘录没有严格固定形式，可根据自己的爱好选择样式。在制定日备忘录时，应注意以下几点。 (1) 制定时间。 (2) 制定内容。在制定每日的备忘录时，应把所有能考虑到的任务都包括在内，但不必顾及各项工作的轻重之分。一旦完成日备忘录，要仔细审视各项工作的完成顺序、最后完成期限、工作流程、所需人数和其他相关事项。最后，删除不必在当日完成的工作任务。 (3) 锲而不舍。如果这是第一次使用日备忘录，可能会需要一段熟悉时间，但应锲而不舍。日备忘录能使督导掌握灵活的安排技巧，而不会失去目标或遗忘自己本身的计划安排。 (4) 分清主次。备忘录的书写和执行是相辅相成的。一旦开始工作，首先应分清工作的主次关系。 的最后完成期限。 3. 日历记录 许多督导都使用日历来记录当年或本月重要的日期、会议时间和各项活动。这能帮助督导记住重要事件的总体安排和长期的任务职责。在制作每日的备忘录时，应首先查阅日历记事录，并尽早通知员工未来任务的最后完成期限。 4. 周计划 除日备忘录外，周计划也能帮助督导管理时间的运用。督导可以根据每周的计划来安排本周的活动项目时间及要会见的人员。同时，督导还可根据具体情况修改或创建全新的周计划。 督导每周应抽出固定的时间来制定周计划。这个过程通常只需要几分钟的时间。随着时间的推移，还要做出不断的更新调整。如重新调整工作的主次关系、加入新的工作任务和重新安排各种活动的顺序。不仅如此，使用周计划还能避免督导偏离既定的目标。 5. 电子工具 许多流行软件都有时间管理程序。 这一系统的特点是能为督导设置(以分钟、小时或天为单位)一种自动的“提示窗”，显示预约的时间，而且还可输入简短的或重要的信息，以真正“提醒”自己预约的目的和功能。反复性出现的预约可被编制成固定的数据，显示在未来几周的日历记事录上。 的最后完成期限。 第三章 计划与时间管理 第一节 计划 一、计划的概念 计划(plan)是指为组织积极选择未来行动方向以及决定达到既定目标的方式。计划是基本的管理职能之一，任何管理学教材不管列举了4个还是40个职能或活动，计划通常名列榜首。 计划位居第一的原因是它为其他职能和活动，比如组织、人员管理、指挥、协调、控制等提供了基础。 具体来说，关于计划工作的概念，可用“5W1H”来表示。 (1) What(做什么)，即明确所要进行的活动内容及要求。例如，工业企业生产计划主要是确定生产的品种、质量、数量和生产进度，在保证按期、按质、按量完成订货合同的前提下，使生产能力尽可能得到充分的利用。 (2) Why(为什么做)，即明确计划工作的原因和目的，并论证可行性。 (3) When(何时做)，即规定计划中各项工作的开始和完成时间，以便进行有效控制以及对能力和资源进行平衡。 (4) Where(何地做)，即规定计划实施的地点或场所，知晓计划实施的环境条件和限制，从而合理地安排计划实施的空间。 (5) Who(谁去做)，即规定计划工作任务由哪些部门和人员负责，哪些部门协助，哪些部门和人员参加鉴定和审核等。 (6) How(怎样做)，即制定实现计划的措施以及相应的政策和规则，对资源进行合理有效的利用，以达到计划的目标。 督导管理者做的计划无论是日常的还是具体的，都是其工作的固定部分，包括工作计划，维持和发展的预算，工作分配等。督导还常常要为一些不经常发生的大事制定计划。 对一个督导管理者而言，如果把时间用在扑灭一个又一个“火情”上，似乎永远都扑不完，显然他并没有制定计划。但是具有讽刺意味的是，只要有合适的计划，许多摆在督导管理者面前的短期危机都是可以轻易化解的。正如图3-1所示，当一个督导鲜