天城物业管理档案分类目录.doc

新港天城物业管理档案分类目录 类别 序号 类别名称 卷册编号 档 案 名 称 页数/份数 备注 一 基 础 管 理 1.1 文件资料管理 　 　 1.1.1 质量体系文件 　 1.1.1.1 质量手册\工作手册 　 1.1.1.2 内审资料/外审资料 　 1.1.1.3 管理评审资料(质检报告) 　 1.1.1.4 质量记录清样 　 1.1.1.5 管理办法流程(作业指导书) 　 1.1.2 公司\相关单位\项目文件 　 1.1.2.1 公司发文 　 1.1.2.2 物业管理处、各部门上报公司文件 　 1.1.2.3 外来文件（上级部门、开发建设单位、相关单位） 　 1.1.3 证照\法律法规\收费标准 　 1.1.3.1 证照管理 　 1.1.3.2 法律法规及相关资料（见书目及卷内目录） 　 1.1.3.3 收费标准 　 1.1.4 项目资料／创优资料 　 1.1.5 合同协议 　 1.1.5.1 物业管理合同 　 　 (1)前期物业服务协议 　 　 (2)业主临时公约 　 1.1.5.2 专项服务合同 　 1.2 基础技术资料管理 　 1.2.1 总平面图、平面图 　 1.2.2 竣工资料、竣工图 　 1.2.2.1 竣工资料 　 1.2.2.2 竣工图 　 　 （1）建筑竣工图 　 　 （2）结构竣工图 　 　 （3）水施竣工图 　 　 （4）电施竣工图 　 　 （5）设施竣工图 　 1.2.3 工程决算、竣工验收 　 1.2.3.1 供电系统 1.2.3.2 弱电系统 1.2.3.3 电梯系统 1.2.3.4 给排水系统 1.2.3.5 消防系统 1.2.4 房屋权属清册（清册及房屋权属变更清单） 　 　 房号对照一览表 　 　 权属清册变更表 　 1.2.5 公共设施设备清单 　 　 设施设备清单 　 　 设施设备变更记录 　 1.3 业主档案 　 1.3.1 业主（客户）通讯录 　 1.3.2 业主档案分户资料 　 1.3.2.1 一期高层 　 1.3.2.2 一期小高层 　 1.4 人力资源管理 　 　 (1)人员花名册 　 　 （2）部门培训计划 　 　 （3）离职人员照片\资料 　 1.5 标识资料管理 　 二 服 务 管 理 2.1 　财务管理 2.1.1 主营业务收费情况 　 　 (1)费用减免报告 　 　 (2)年度财务现金预算编制底稿 　 2.1.2 物业费欠缴情况统计 　 　 （1）每月物业费欠缴详细报告 　 　 （2） 　 　 （3） 　 2.1.3 收费统计情况 　 　 (1)电费发票复印件 　 公共部位 　 (2)水电费催款通知书 　 公共部位 　 (3)水电抄表记录 　 公共部位 2.1.4 财务报表(见电子文档) 　 　 (1)月财务工作目标报表 　 　 (2)水电气应收应付统计表 　 　 (3)住户入住变动情况表 　 　 （4）财产物资申购表 　 2.1.5 物资物品的管理 　 　 (1)物资物品申购 　 　 (2)库存材料盘点表 　 　 (3)办公设施资料(清单/说明书清单) 　 　 (4)入库单存根 　 　 (5)出库单存根 　 　 (6)钥匙管理记录 　 2.2 内部管理记录 　 2.2.1 项目内部发文 　 　 （1）内部发文 　 　 （2）发文签收表 　 2.2.2 计划总结(质量目标管理报告、个人工作计划) 　 2.2.3 会议纪要及内部沟通 　 会议纪要 　 内部通知、通报。 　 2.2.4 培训(培训记录、教案） 　 2.2.4.1 培训记录 　 2.2.4.2 相关资料收集(剪报/公司案例集等) 　 2.2.5 考核、考勤 　 　 (1)工程考勤表及考核表 　 　 (2)保安考勤表及考核表 　 　 (3)保洁考勤表及考核表 　 　 (4)管理处客服考勤表及考核表 　 　 (5)物管处