如何承办一个成功的活动？2.pptVIP

如何承办一个成功的会议活动？ 陈 琳 2012.03.22 适用范围 所有的会议团队 无会议，但客房数量达到8间（含）以上 无会议，但用餐数量达到3席（含）以上 无会议，但温泉人数达到20人（含）以上 意 义 承办一个成功的会议活动， 不单给酒店带来可观的经济效益、 良好的宣传口碑， 更是作为酒店服务工作者的职业荣耀！ 我们所付出的一切， 归根结底就是为了客户的满意！ 我们的口号是： WE SERVE YOU BETTER全心为您！ 会议承办六步曲 接单：营销部 下单：营销部 准备：营销部及各部门 迎接：营销部及各部门 服务：营销部及各部门 送别：营销部 总结提升：营销部、行政人事部及各部门 接 单 营销人员第一时间与会议活动组织者接触，全面了解会议活动需求： A 日期、人数，参加活动的VIP名单 B 客房数量、类别，入住及退房时间，鲜花、水果及其他要求 C 用餐餐次、形式及菜单标准 D 会议形式及茶点、鲜花、横幅、水牌、背景板、接待台、台卡、音 响麦克风、投影机等相关要求 E 温泉人数、使用次数 F 抵店方式及车辆安排 G 签单范围、付款方式 查询酒店场地是否支持本次活动的接待 A 酒店场地已满（同时间的活动已被确认）：建议改期 B 酒店场地已预留但未确认：协调前一个预订先确认 C 酒店场地未有预订并可满足本次活动全部需要，下预订单预留客房、餐厅、会议、温泉场地 按承诺给客户的回复时间范围内以最快的速度书面报价 A 报价书囊括上述客人需求的全部，标明价格，区分付费及免费项目 B 报价书体现客户本次活动的整体行程安排 C 报价书明确定金条款、付款条款、场地预留时间及取消条款 D 根据客户需求提供菜单及酒店地图 E 报价书的有效期限、标准文本格式及书面签署 接 单 跟进活动确认 A 谈判价格（关注竞争酒店报价） B 带领客户组织者现场踩点（记录踩点过程中与客户确认的有关细节安排） C 修正客户活动需求变更 D 客人提出特殊要求，上报部门或管理层批准后再答复客户（如付款方式） E 在报价书约定的有效期限内持续跟催活动的确认 F 确认最终需求及付款方式 G 按承诺给客户的确认时间范围内以最快速度提供本地活动书面确认书及延迟 付款协议 活动确认 A 确认第一步：客人回签确认书及菜单 B 确认第二步：客人支付定金并确认到帐 C 确认第三步：再次与预订部确认活动场地全部预 活动取消 A 第一时间通知预定部取消全部预留 B 查找取消原因，营销部统计取消的活动清单每周发送一次报管理层 C 总结分析 下 单 营销人员根据活动确认内容下团队接待单或宴会通知单： A 必须在团队客人抵店前两日下单（含菜单） B 接待单必须全面覆盖确认书中的全部活动需求、收费标准及承诺客户的全部细节，书写简洁、明了、准确 C 接待单必须详细列明各部门所负责的工作职责（房务、餐饮、温泉、工程、财务、保安、营销） D接待单必须列明签单范围及有效签单人 E 接待单必须列明定金情况及付款方式 F 接待单须以书面及OUTLOOK邮箱两种方式发给酒店管理层、部门负责人、分部负责人及或当班管理人员，书面必须签收 G 接待单需有营销总监书面签发 H 如在接待单下发后接待客户变更的通知，在评估酒店可变更的前提下，首先以口头形式知会相关部门负责人，同时须第一时间补上更改单并发至相关部门负责人 准 备 营销总监须在每日晨会上将次日的会议团队接待进行通报并与各部门沟通协调 各部门负责人须对每一个会议团队在部门每日例会上进行通报并安排各项准备工作，重要团队须专门召开部门协调会落实各个环节的准备 检查部门物资储备，涉及重要活动接待的特殊物资采购须在活动开始前一天下紧急采购单，按程序采购 各部门针对团队的需求提前安排部门人手 原则上团队各项准备工作须在客人抵店、会议开始或用餐开始前4小时就绪，或按客户要求完成准备工作，部门负责人对本部门的准备工作进行检查督促 团队接单人（跟进人）须于客人抵店、会议开始或用餐开始前2小时凭《团队准备工作检查表》到客房、前台、会议、餐厅、温泉等场所，按照团队接待单的各项要求进行检查，未准备到位的须第一时间反馈至各营业部门负责人或由营销总监进行协调 酒店分管领导在活动开始前2小时对分管部门的准备工作进行检查确认，VIP入住的客房须由营销接单人、营销总监、房务总监、分管