纸质城建档案数字化加工探索.docVIP

纸质城建档案数字化加工探索2010年年底，厦门市城建档案馆(以下简称“档案馆”)决定针对部分老旧和利用频率较高的馆藏档案进行保护性整理和数字化加工，并于12月16日组织了“档案整理和数字化项目”竞争性谈判，经过与参加谈判的供应商谈判，最终确定成交供应商。此次档案整理和数字化项目是档案馆初次开展档案数字化工作，在为期3个月的工作中出现了很多技术难题，但在档案馆相关科室与加工方的共同努力下，都得到了的解决。本文简要介绍档案数字化加工的情况，并略谈感想和体会 人员组织保障情况 为做好档案数字化加工整理工作，档案馆成立了项目工作小组，由分管业务副馆长担任组长，档案管理编研科科长为项目联系人，档案管理编研科、业务指导科、信息技术科全员参与，分工协作，明确职责，共同做好项目管理工作。在档案数字化生产加工过程中，充分发挥馆里老厦门人的作用，诸如汉字闽南地方语的读音、不同年代同一地名叫法正确性判断等都需要老厦门人的指导，以确保案卷题名的真实、准确 采用的规范、标准及制定的技术要求、工作制度 此次项目实施过程中，档案馆要求加工方严格按Ⅸ电子文件归档及电子档案管理办法》(GB／T18894-2002)、《纸质档案数字化技术规范》(DA／T 31―2005)、《建设电子文件与电子档案规范》(cJJ／T117-2007)、《技术制图的折叠方法》(GB／T10609.3―89)等标准开展工作，并制定了《2010年厦门市城市建设档案馆城建档案整理技术要求》 在档案实体保护、安全保密和加工服务人员管理方面，档案馆参考其他省市有关制度和规定，加强数字化加工场所的安全保密措施，并制定了《厦门市城市建设档案馆数字化档案工作制度》，对档案加工场所内防火、防损、防水、防潮、防虫等档案保护措施作出明确规定 安全保密管理的具体措施 在加工场所和加工服务人员安全管理方面，要求档案整理和数字化加工必须在档案馆办公场所内进行，并且在该场所安装了全景摄像头，全程录制加工整理现场视频，随时监控生产现场情况。在加工服务人员首次进场前，档案馆都监督加工方组织培训，使其加工服务人员充分领会在档案数字化生产加工过程中必须严格遵守的安全、保密规定，明确档案安全、保密义务和责任。不论节假日或工作日，只要有加工服务人员在加工场所开展工作，档案馆都确保安排专人进行进场监督，及时解决生产加工中出现的问题，督促加工方立即排除安全、泄密等隐患 在档案实体保护方面，用于整理和数字化加工的档案出库、入库都严格按照管理要求履行交接手续，档案馆编制了《档案数字化项目出库登记表》和《档案数字化项目入库登记表》，安排专人在档案取出库、还入库时负责清点案卷数量，登记存放位置，备注特殊情况，各项手续办理无误后由档案馆和加工方双方签字确认 在数字化档案安全管理方面，此次项目整理和数字化加工的档案均为非密档案，但档案馆仍要求加工方对进入加工场所的设备按涉密要求进行管理，主要措施有： 1　加工场所内计算机未使用的USB口、网络接口、机箱以及交换机未使用的网络接口都贴上封签，网络线、USB线都在与接口连接处贴上封签。若需要撕开封签，必须通知信息技术科人员到场才能进行相关操作 2　加工场所内计算机及设备组成专用网络，与其他网络完全物理隔离，禁止使用无线鼠标、键盘等无线连接的外围设备 3　严禁将数码相机、数码摄像机、私有移动存储介质等设备带人加工场所，加工过程数据的进出都通过档案馆设置在加工场所内由信息技术科人员管理的计算机传递 4　加工场所内的设备离场前，必须取出硬盘，送保密局指定的技术部门进行消磁处理，确保所有数据彻底清除不可恢复 质量管理与抽检情况 1　实体档案整理加工质量管理 该项目涉及建造执照、建设许可证、建设用地类档案都是从建国初期到20世纪90年代初所形成的历史档案，由当时的建设管理部门陆续移交进档案馆，普遍存在文件题名不规范、责任者不准确、卷内目录过于简单等不利于日常档案查询利用的问题 在此次项目工作中，档案馆要求加工方在加工服务流程中安排专人负责质量检查，严格遵循城建档案著录规范和项目整理规范要求提取文件题名、责任者、收文单位、地点、编制时间等检索信息。对于项目启动前已整理的档案中存在的页码漏打、多打、缺打等情况，要求加工人员在发现后立即通知档案管理编研科在案卷备考表中做备注备考；对于内容不同又未分开组卷的，由档案管理编研科人员进行拆分案卷重新组卷，对于案卷题名与卷内文件不符的，由档案管理编研科人员核实后重新编制案卷题名。上述措施既尊重了档案形成的历史，又系统地清理了这批老档案，为今后的查阅利用提供了极大的便利 2　档案数字化加工质量管控 由于此次档案整理和数字化项目是档案馆首次对馆藏档案进行批量数字化加工，项目初期加工的