管理服务人的基本认知及工作范围 - 台北市公寓大厦管理维护商业 .doc

事務管理人員的基本能力與實務認知 陳志良老師 前言: 管理組織包括區分所有權人會議，管理委員會及管理負責人．管理委員會應向區分所有權人會議負責並向其報告會務且管理委員會會議決議內容，不得違反本條例規約或區分所有權人會議決議．所以我們也可以說，區分所有權人會議決議是社區的最高權力決策；區分所有權人會議訂定的規約是社區運作的最高指導原則． 社區負責人包括主任委員及管理負責人，統籌社區運做事宜，而主任委員並須主持社區管理委員會的開會,就像公司的董事長，管理委員會是負責執行管理委員會的決議事項及社區日常大小事務．而總幹事(事務管理人員)就像公司的總經理。而事實上很多社區管理委員會也是數週不等召開一次，主任委員幾乎全是無給職，且均有其他職業。所以並非一定專職．而管理服務人指由區分所有權人會議決議或管理負責人或管理委員會僱傭或委任而執行建築物管理維護事務之公寓大廈管理服務人員或管理維護公司。 壹、事務管理人員的工作態度及專業事項 事務管理人員的操守很重要，每天要收管理費每筆金錢進出都要有單據，敬業很重要，這個工作屬於責任制手機24小時不關機方便下班或休假時社區有任何狀況保全或委員隨時可連絡隨時掌握社區動態，專業很重要，社區各項設備,設施所在位置須了解機電,電梯或各個保養或維修工程親臨現場監督兼學習了解。 專業化的事務管理人員，是協助社區制定因地制宜的社區公共政策，並協助管理委員會執行社區公共政策，所以除了要有正確的法制觀念及執行的能力外，態度要親和熱忱外更要主動積極。 一、專業化是事務管理人員的優勢，積極協助幹部及住戶了解公寓大廈管條例的相關法令及會議規範以使區分所有權會議及管理委員會進行順利。 二、表決及選舉固然是民主時代的程序，但能讓社區進步提升居住品質等新知識新觀念的引進，可以會議進行的更順利。 三、協助社區成立協調室，延攬社區的專業人士，提供給住戶協調，傾聽住戶意見，給予管理委員會參考，隨時反應意見，使紛爭不致擴大。 四、協助提供社區熱心的專業人士，如律師、建築師、會計師，在固定時段給住戶諮詢。 五、協助社區訂定適宜的公共政策，區分所有權會議修正通過後以便遵循。 六、增強執行社區公共事務的方法，以便順利推展公共事務。 七、協助社區建置ICT(Information and Communication Technology)資訊科技系統，如此繳交管理費可以自動化。事務管理人員不用以收管理費經手現金為苦，又可收集住戶資訊須求提供服務。 八、協助召開管委會委員會議：開會前七至十日以會議通知單，通知各委員並公告與副送公司樓管處乙份備查。會議之前，佈置會場、準備茶水、飲料、席位牌、簽到簿、發言與會議報告(工作報告、上次會議決議案報告、討論議題及相關資料附件) 之書面資料。會議開始清查與會人數並報告會議程序，會議進行時兼任記錄。會後將記錄呈主委批可後，印發各委員乙份與公布，並副送所屬管理維護公司乙份備查。執行委員各項會議決議案，並將執行情形列入下次會議報告資料。 貳、事務管理人員應遵守重要法令事項 一、依條例第四十二條規定，公寓大廈管理委員會，管理負責人或區分所有權人會議，得委任或雇傭領有中央主管機關核發認可證之公寓大廈管理維護公司或管理服務人員執行管理維護事務．只是給了大樓委任或雇傭行為的法源，而不是限制被聘雇的資格！倒是於第45，第50條才是直接限制被委任或受雇傭的條件!!然若無第44條與第45條的規定，而第50條又有一些空間了：於有正常登記的管理公司或有執照的管理服務人員（因營業）而受委託來執行管理維護事務，但他們可不可以派無證照之員工來做總幹事?這一點在公寓大廈管理條例第44及第45條第一款，應依核准類別項目執行管理維護事務，依法是不被許可的，但條文因沒有整合成一條，不易了解。 在實際執行面上，條例第四十四條第三款規定．．事務管理人員是不可同時任職二家以上管理維護公司。是管理維護公司，而非社區。也就是說可以受僱一家管理維護公司，但在同一家管理維護公司的授權下管理不同社區的事務。目前由於景氣較差，管理維護公司都在想辦法節省成本，因此幾乎所有的管理維護公司都會有一個事務管理人員（總幹事/社區主任)管理多個社區，以中部地區為例，一般都是一比三到五，也就是一個管理服務人員（總幹事/社區主任)管理一個較大的社區(約100多戶)及兩個到四個較小(60戶以下)的社區，而平日駐點在那個大社區內，每週會固定至小社區巡視幾次(由公司規定)，除非是超大型的社區(超過300戶)才會有專任事務管理人員(總幹事/社區主任，不兼任其他社區的事務)。 二、依條例第四十四條規定，公寓大廈管理維護公司之管理服務人員，應依下列規定執行業務： (一)應依核准業務類別、項目執行管理維護事務。 (二)不得同時受聘於二家以上之管理維護公司。雖然對管理服務人員執