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时间管理 美国培训与发展协会 湖南西奥多企业管理顾问有限公司 舒晓东博士 一、单元引导 培训目标 学会分析“时间哪里去了”的方法？ 掌握时间管理的几个原则 提高时间管理的技能，并在最差的方面做出改变 二、忙乱的中层经理 我们为什么忙乱？ 二、忙乱的中层经理 时间管理的障碍 障碍一、我的时间安排的挺好，我是一个有序的人 障碍二、时间管理有什么用，计划赶不上变化 障碍三、时间掌握在别人手中 障碍四、时间管理太麻烦 障碍五、时间管理各有各的习惯，我的习惯就是这样，不好改 二、忙乱的中层经理 中层经理时间管理的特点 特点一、中层经理由于关联多，在时间上处理没有轻重缓急，没有主次。 特点二、中层经理的任用提拔注重业务能力，缺乏组织管理能力 特点三、中层经理没有自己可支配的“自由时间”，所有时间都属于他人或事的“应对时间”，自己处于被动、应付的状态。 特点四、中层经理由于受上司决策的影响，掌握不好时机，常常过分专注于小事。 特点五、中层经理由于其工作的特点经常有很多零散时间，但是往往对零散时间不能够有效运用 特点六、中层经理一般会议多，会议管理能力有待加强 三、时间哪里去了----对时间分析 分析一、计算你的时间价值 时间价值的两种计算方法 （1）成本价值法 （2）收入价值法 2、时间管理的启示 启示一，你的每一天，每一分钟都有很大价值 启示二、工作业绩需要过程管理，是工作时间的每一分钟工作成果的累积 启示三、确定自己的时间价值，肯定自己的价值 启示四、规划你的时间，将宝贵的、有限的时间资源用在可以产生最大收益的活动上 三、对时间分析 分析二、你能支配自己的时间吗？ 目标一、分析你支配自己时间的能力 目标二、了解自己的生活规律，以便科学地安排你的时间 三、对时间分析 分析三、时间清单分析 目标：了解每天的工作时间是如何应用的 方法：运用《时间清单》进行分析 时间管理问题分析： 计划性如何 有多少时段记不起做什么 浪费/超时多少 三、对时间分析 分析四、工作清单分析 目标：分析一个法定工作日都做了哪些工作事项，用时如何 方法：运用《工作清单分析表》 时间管理问题： 时间利用率 各个工作事项，延误、浪费了多少时间？ 一个工作日中总共浪费和延误了多少时间 寻找原因与对策 三、对时间分析 分析五、工作（活动）分项分析 目标：分析在一个工作日，各项工作分别花费了多少时间 方法：运用《工作分项分析表》 时间管理问题： “计划用时”与“实际用时”排序为什么不一致？原因何在？ “计划用时”与“实际用时”差异最多的是哪三项工作？ “无计划用时”最多的是哪三项？ 三、对时间的分析 分析六、每周时间分析 目标：分析一周的时间使用状况 方法：运用《每周时间分析表》 时间管理问题： 你的各项工作（活动）每周总计用多少时间？ 各项工作（活动）计划用时排序？找出前三项。 各项工作（活动）实际用时顺序？找出前三项。 误差最大的前三项工作（活动）？分析原因。 一周里，误差的总小时数。 三、对时间分析 分析七、工作分析 目标一、分析你的职位在组织中的地位和作用，观察和分析你工作的内容、责任、特征，必要的资格条件等，从而判断你的职位与其他职位的性质差异。 目标二、了解你的职位与时间管理的关系 方法：运用《工作分析问卷》 三、对时间分析 分析八、工作紧急性分析 目标：分析出每天的工作紧急程度，根据紧急程度安排工作的先后顺序 方法：运用《工作紧急性分析表》 时间管理问题： 你每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作？ 非常紧急的工作事项，如果频繁发生，即应考虑授权式管理。 “紧急事项”越多，时间管理问题越大 三、对时间分析 分析九、工作重要性分析 目标：分析出每天（每周、每月）的工作重要程度，根据重要程度安排工作的用时。 方法：运用《工作重要性分析表》 时间管理问题： 你每日、每周、每月最重要的是哪三项工作？ 非常重要的工作，如果很紧急，则与时间管理无关。 重要的工作事项所占的时间越多，时间管理越合理。 一定要消除“不重要”的工作事项，通过授权压缩“不很重要”的工作事项。 三、对时间分析 分析十：高效益活动分析 什么是高效益活动？ 就是单位时间内投入产出比最大的活动。 目标：分析出每天（每周、每月）中的高效益活动，为根据活动（工作事项）的效益高低使用时间提供依据。 方法：运用《高效益活动分析表》 时间管理启示： 优先做高效益活动。 根据活动效益的高低安排工作时间和顺序，以保证效益活动的进行。 高效益活动的衡量有三个指标：目标（职务）贡献度、必要程度、所需时间 三、对时间分析 分析十一、低效益活动分析 目标：分析出每天、每周、每月中的低效益活动，为克服低效益活动提供依据。 方法：与高效益分析的方法相同，方向相反。运用《低效益活动分析表》 三、对时间分析 分析十二、授权分析