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订单及发货管理制度 山东xxx有限公司 二零一零年七月 目 录 第一章 总则 3 第二章 业务规范 3 第三章 违规界定及处理 5 第四章 附则 5 第一章 总则 第一条 目的 为规范本公司发货作业，确保销售合同执行，并准确、及时、安全地将公司 产品运送达目的地，特制定本管理制度。 第二条 责权界定 （一）市场营销部负责发货的组织和全程跟踪 （二）综合管理部采购质检专员负责货物的清点、包装及出货准备工作。同时协调物流负责货物的运输工作。 第三条 适用范围 本管理制度适用于公司所有发货业务。 第二章 业务规范 第四条 作业流程 （一）参照《山东xxx有限公司产品发货管理流程》执行，由市场营销部内勤填写《发货通知单》（发货单一式三联）（存根-市场营销部，二联-采购质检专员，三联-仓储），经市场营销部部长，公司总经理和采购质检专员审核签字后，交仓储部门备货。 （二）仓库出货，外协专员必须再次核对发货通知单，并依据产品类型编制《销售出库单》，《销售出库单》一式五联（分别交财务部、仓储〈经销商回执〉、物流公司、经销商、出门证），仓储人员依据《销售出库单》载明的产品和数量发货。当发货通知单和销售出库单不一致时，应调整订单，不再进行二次发货。 （三）安排出货，采购质检专员根据销售出库单协调物流中心发货，发车前通知市场营销部相关人员，确保产品如期达到指定经销商的仓库，同时取得经销商签字确认的销售出库单。 （四）因客户需要，收货人非经销商或收货地点非其营业所在地的，须有市场营销部门部长在《发货通知单》核签方可办理交运。 （五）发货人员接获销售出库单后方可发货，但有指定交运日期的，依其指定日期交运。 （六）未经办理入库手续的成品不得交运，若需紧急交运时需于交运同时办理入库手续。 （七）产品交运前，采购质检专员在接到市场营销部的暂缓发货通知时，应立即暂缓交运，等收到市场营销部的出货通知后再办理交运手续。 第五条 产品发货单的更正 （一）产品发货单因交运内容更改或填单错误需要更正时，依下列规定办理： 1、尚未交运：开单人员应于原单错误处更正，并加盖更正章，如果难以更正，则将原单各联加盖“本单作废”字样，重开发货单办理交运； 2、已交运：开单人员应立即开立“发货更正单”，各联送相关部门审核后，将相应联寄送客户。 第六条 运费审核 （一）采购质检专员每月接获承运公司送回的产品发货单签收回联、运费明细表及发票存根，审核无误后，送回财务部整理付款。 （二）采购质检专员审核运费时，应检查开单出厂及客户签收等日期，是否有逾期送达或违反合同规定，均依合同规定罚扣运费。 （三）运费审核过程中采购质检专员与市场营销部应进行沟通落实。 （四）若产品发货单签收回联有相关条文的签收异常者，除依规定办理外，其运费也应暂缓支付。 第七条 产品发货单签收回联的审核与责任追究 （一）审核：采购质检专员收到产品发货单签收回联遇有以下情况的，应立即附有关单据报送市场营销部转客户补签： 1、未盖收货章或单位公章的； 2、收货章或单位公章模糊不清难以辨认，或非公司名称全称的； 3、其他用途章充当收货章或单位公章的。 (二)责任追究：采购质检专员于每月25日前就上月份的签收回联未收回的，应立即追究责任，并依合同规定罚扣运费，同时应于月度前收集齐全，依序装订成册送财务部核对存查。 第八条 开具发票 （一）采购质检专员将经销商签字确认的回执交财务部和销售内勤，财务部针对不同的经销商开具相应的发票。 （二）对于款到发货的经销商，财务根据销售出库单回执开具相应的发票。对于后付款的经销商填写经销商月对账单签字确认后返回经销商财务负责人，由经销商财务负责人和根据公司财务对账单与经销商月对帐表核对，核对无误签字确认后返回财务，否则与经销商进一步核对。 （三）财务根据核对后的对账单开具相应的发票，向经销商收取货款。市场营销部将回执登记并归档，作为考核经销商信誉额度的指标。 第三章 违规界定及处理 第九条 凡是违反以上规定未造成损失的，处以20-100元一次的罚款，造成损失的，视情况处以事故损失金额累计罚款，并视情节轻重处于下岗以至开除处理，违反法律的移交司法机关处理。 第十条 对于违规者的处理由直接上级提报，间接上级终裁，如果直接上级未及时发现或者隐瞒不报，一经发现将对与该直接上级处于违规者的同倍处罚。 第四章 附则 第十一条 本制度由市场营销部拟定、修改、解释和提请废止。 第十二条 本制度自公布之日起执行。 附件： 山东xxx有限公司经销商订单管理流程 5 / 6 审批 配合 审核 ④检查货款 支付情况 客户 公司总经理 财务主管 市场营销部部长 销售内勤 ⑥协助发货 ③检查库存情况 ②审核订单 ①接到订单 ⑤上报订单 发订单 审批 开始 结束