市场部通用市场活动执行规范与指引.doc

市场部市场活动执行操作指引 前 言 在整合行销盛行的时代，市场活动不再以单一的形式存在，总是将线上、线下的多种活动形式进行有机组合，以期通过精心策划、精细筹备、精密协调、精准执行达至对目标对象进行全方位立体传播。本手册是对具体活动从评估到接洽、内部评审、商务谈判、合同评审、活动策划、组织协调、整合资源、现场执行及后续跟踪的全过程的一般性通用指引，操作者需根据实际需要进行有选择性的参照。  目 录 类型一：自主市场活动 5 1.1 前期准备（评估类） 5 1.1.1 活动评估： 5 1.1.2 资源分析评估 5 1.1.3 场地咨询评估 5 1.2 前期准备（策划类） 7 1.2.1 活动策划书 7 1.2.2 方案评审的正式邮件 7 1.2.3 前期执行确认 7 1.2.4 宣传物料设计 8 1.2.5 发送邀请函 8 1.2.6 多媒体（演示PPT或视频） 8 1.2.7 媒体传播 8 1.2.8 领导及嘉宾发言稿准备 9 1.2.9 主持稿准备 9 1.2.10 摄像机、摄影机准备 9 1.2.11 车辆调配 9 1.2.12 物品采购 9 1.3 前期准备（物品类） 9 1.4 前期准备（其他） 10 1.5 会议执行要求： 11 1.5.1 负责会议报到 11 1.5.2 会中服务跟进 11 1.5.3 住宿安排 12 1.5.4 会议期间的餐饮服务 12 2. 类型二：参会/参展活动 12 2.1 前期准备（前期评估类） 12 2.1.1 主动接洽 12 2.1.2 会议、展会价值评估 13 2.2 前期准备（策划类） 13 2.2.1 参展/参会方案策划 13 2.2.2 方案评审的正式邮件 13 2.2.3 前期执行确认 13 2.2.4 宣传物料设计 14 2.2.5 指定资料配送 14 2.2.6 多媒体（演示PPT或视频） 14 2.2.7 媒体传播配合 14 2.2.8 准备拍摄相机、摄影机 15 2.3 前期准备（物品类） 15 2.4 活动现场 15 2.5 后期工作 16 活动执行的通用注意事项： 16 活动整体准备工作检视的基本项目： 17  类型一：自主市场活动 前期准备（评估类） 活动评估： 根据公司的价值需求，逐一确定活动的背景、目的、任务、意义，从而确定活动形式、内容以及需要整合的资源。操作中注意以下原则： 价值的绝对明晰： 无论是自主提出的需求还是其他部门（商机或片区）的需求，反复沟通直至得到确认，以保证活动价值不偏差，此项需最终报活动指导领导并获得首肯； 建立联席机制： 即与活动各相关部门、人员建立联席沟通机制，保障信息的通畅传递，利于活动的顺利开展； 项目化运作： 组织活动项目组，制定行动方案及里程碑，合理分配任务，责任到人，提高工作效率。 资源分析评估 活动涉及哪些部门与人员？涉及公司何种业务？ 项目组层面无法解决的资源协调，应及早向负责领导提出预警，实在无法解决的，应及时向相关业务责任领导，或者活动的指导领导汇报，请求启动更高层面的运作。 必须准备的关键事项和物料是什么？有无解决途径？ 若评估自己无法解决，应及时向相关业务责任领导，或者活动的指导领导汇报，请求启动更高层面的运作。 是否需要第三方供应商协助？外包的内容是什么？ 活动项目组评估，在本公司的人员调配和物料资源供应不足的情况下，可向上一级有关领导申请第三方供应商的协助。并安排专人密切跟进与供应商之间的沟通，清楚明确地告知供应商己方的需求，提高工作效率。 场地咨询评估 场地需求：考虑活动类别、主题、品味要求； 场地面积：根据来宾人数，测算场地容纳面积要求； 布置要求： 台形摆放：圆型、椭圆型、长方型、正方型、U型、剧院型等，桌椅及场内设备摆放应整齐有序； 席卡摆放：主席台上领导及与会人员座位应规范有序，人人有席卡，定点定位； 硬件设备：硬件设备是否符合需求，音响、灯光、投影、LED屏、话筒数量、线路走向，摆放位置得当； 场内装饰：符合主题的形象，或是烘托现场气氛的装饰。在安装时要考虑是否会损坏原有的设施； 环境卫生：绿色植物摆放，花卉品种、色调搭配适当； 特殊要求：是否有特殊物品摆放，是否需特殊设施，是否有破坏可能； 住宿需求：客房的标准是否符合会议要求，是否有不同的房型满足不同的与会者的需求房间，房间的设施，数量以及服务等； 用餐需求：综合考虑与会人员的风俗习惯，预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等；根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，选择不同的用餐地点 周边环境：交通、噪音、光线、购物、娱乐、医疗场所等； 安全应急设施：自动灭火系统、灭火器、应急灯、应急通道等； 服务质量：服务态度与所提供的用具等品质 气候条件：防雨、防寒、防暑、日落时间； 费用限制：能够用于场地租赁的最高限额； 场地