新形势下人事档案管理信息化建设研究.doc

新形势下人事档案管理信息化建设研究 　　摘 要：人事档案管理是每个单位不可忽视的一项重要策略。随着信息技术的发展和进步，推动人事档案管理的信息化建设成了一种趋势，这样不仅有利于确保档案资料的完整性和安全性，还有利于档案信息的查询和资源共享，对提高整个人事档案管理水平，充分发挥人事档案的重要作用具有现实意义。下面将探讨分析人事档案管理信息化建设的重要性、存在的问题，并提出相应的建设策略，希望能够为实际工作提供指导与参考 关键词：人事档案管理；信息化建设 1 新形势下人事档案管理信息化建设的重要性 1、人事档案管理信息化的存在意义 人事档案管理信息化，顾名思义，是在档案管理中应用现代化计算机网络技术，对资源进行管理、处置，为人事档案的使用带来便捷和快速，方便查阅。人事档案的信息化管理把静态存放变为动态管理，这不只提高了办公的水平，也将管理理念彻底转变，将纸变为电子，全面步入数字化操作模式 2、全面的信息化建设的必要性 人事档案管理的信息化，使档案的生成、采集、分档、储存等都节省了很多时间，而且区别以往的工作流程，不需要进行琐碎的资料整理工作，通过专业化的平台快速的将数据入库分类，提高了人事档案部门的工作效率。人事档案的管理实现了档案管理的系统化、网络化、全面化。有机统一了薪酬管理、业绩考核、人事信息、档案检索等各个模块。减少了对原始档案的接触和破坏，有利于对档案纸质主体的保护，而且为资源的查阅和共享提供了便利。通过人事档案的信息化管理，对企业员工和各级干部的“德、能、勤、绩、廉”能够快速全面的了解，为晋升和奖罚提供参考依据。所以，人事档案管理信息化建设是迫在眉睫的 2 人事档案管理信息化建设中存在的问题 1、管理观念滞后，权责不明 目前人事档案的管理模式还主要是传统的内向、封闭式管理，即人事档案主要由人员所在单位内部的组织、人事部门进行封闭式管理，个人对自身的档案并无知情权，这就给人事档案蒙上了一层神秘的面纱，使得人事档案变得神圣化、权威化。在现代化的今天，随着人员流通变动频繁，人员的职称、考核及学历等材料的时时变化，使得人事档案的动态性增强，要对人事档案时时更新形成，在人事档案的形成过程中，由于权责不明晰往往会出现相互推诿、扯皮，对人事档案材料的收集不够重视，使得档案材料的来源受制，人事档案管理工作处于被动，不能更全面的为社会服务 2、信息化标准规范不统一 标准规范化是人事档案管理的信息化建设的基础，要实现档案的信息化建设就必须建立规范机制。在现有的人事档案管理工作中，很多单位都从自身利益出发，分别采用不同的管理模式，没有统一的标准去遵循，各搞一套，自称体系，造成档案信息化的网络无法畅通，信息化资源共享也不可能实现。还有很多单位采用不同的人事档案信息化管理系统，这些系统往往只能符合它们本单位的需求，在人才流通迅速的今天，无法满足档案信息的社会化的需求 3、档案管理信息化人才队伍水平整体不高 人事档案的信息化建设要求管理人员在精通传统档案管理经验的基础上，还必须掌握计算机、网络等现代管理技术。目前很多人事档案管理人员的管理工作还仅仅局限于纸质档案的建立和保管层面上，虽然单位都给管理人员配备了计算机，但是也仅局限于人事档案的基本信息的录入、打印档案目录等，无法进行人事档案信息的查询和检索，人事档案的数字化基本没有实现。档案管理信息化人才队伍的现代管理水平不高，也是阻碍档案管理信息化建设实现的一大障碍 3 加快人事档案管理信息化建设的措施 加强人事档案管理信息化建设是提高人力资源管理水平、推进人事档案现代化管理的必要途径。因此事业单位应以现代化科技手段为支撑，加强人事档案管理的信息化建设，以全面推进其人事档案管理工作的健康、可持续发展 1、转变观念、健全制度、加大投入、稳定队伍 人事档案管理信息化建设应该从转变观念开始，在根本处认识到人事档案管理的重要性，增强对数字化管理的重视程度。多渠道筹集资金，保证信息化建设和系统运行所需经费，加强软硬件基础设备建设及人事档案信息网络化的研究和开发工作。同时建立健全系统安全保密体系、信息化工作自检自查制度，为人事档案管理信息化建设奠定基础。另外，重视队伍建设，建立高效培训机制，培养一批既具备人事档案管理知识和技能，又熟练掌握计算机技术知识、信息化系统操作知识等的复合型人才队伍 2、加强人事档案信息数据库建设 企事业单位在进行人事档案管理信息化建设之前，应结合单位的实际情况，对全体的职工进行档案信息的甄别核实，以保证录入系统的资料是准确的，通过电子档案和数字化的管理，建设完备的基本情况库、干部职历库、工资情况库、专业技术人员科研成果库、表现情况库（德能勤绩廉等）干部照片库、人事任免工作库等。同时还要不断