办公室事务管理_图文.ppt

办公室事务管理 学习目的 本章重点介绍办公室事务中的办公环境管理、日程安排与管理、电话管理、印信管理等内容，帮助你尽快熟悉和掌握办公室的日常工作和各项技能，成为领导得力助手。 办公室管理名言 把每一件简单的事做好就是不简单； 把每一件平凡的事做好就是不平凡。 ——海尔集团 总裁 张瑞敏 办公室的含义 ——办公室是一个常用而普通的名词，却有着多种 含义： 第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等等。 第二种：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。如：教师、护士、厂长、院长办公室等. 第三种：指党、政府机关、企事业单位内的综合办事机构。如：中共中央办公厅、三星公司办公室等. 第四种：指某种专门的独立的工作机构。如国务院台湾事务办公室等。 一、办公室实务的主要内容1、我国办公室实务的主要内容 ⑴文书撰写（会议记录等） ⑵文书制作（打字、复印等） ⑶文书处理（收发、传递等） ⑷档案管理（归档、管理等） ⑸会议组织（准备、善后等） ⑹调查研究（计划、实施等） ⑺信息资料（收集、整理等） ⑻信访工作（来访、投诉等） ⑼接待工作（各种来访的接待） ⑽ 协调工作（政策等） ⑾ 督察工作（决议的实施） ⑿ 日程安排（各种日程） ⒀ 日常事务（通讯值班） ⒁ 办公室管理（环境等） ⒂ 其它临时交办的事项 2、国际秘书协会确定的 办公室实务的主要内容 ⑴速记上司交代事项； ⑵执行录音吩咐； ⑶档案管理； ⑷阅读并分类信件； ⑸以电话维持公共关系； ⑹替上司定约会并记录； ⑺按上司指示完成信函； ⑻在权限内自发信函； ⑼接待来访宾客； ⑽替上司接洽外界人士； ⑾自动处理例行的事务； ⑿为上司安排旅行或考察； ⒀替公司宾客订房间机票等； ⒁准备好公司要公开的资料； ⒂替上司收集演讲等的资料； ⒃协助上司准备财务等报告； ⒄整理并组织好粗略的资料； ⒅替上司保管各种记录； ⒆协助上司搞好交税等事务； ⒇督导一般职员或速记员； 21、搞好会务工作 22、复印资料 3、我国外资、合资企业 办公室实务的主要内容 ⑴、办公室环境的布置和整理； ⑵、通讯事务、电话、信函和邮件处理； ⑶、执行上司交办事项； ⑷、照料上司身边的琐事； ⑸、接待宾客和员工的来访； ⑹、记录上司指令及会谈、会议内容； ⑺、打印文告及表格； ⑻、收集及整理各种信息； ⑼、保管办公室设备及用品； ⑽、外出办事，如银行、邮局、税务所等。 6.1 办公环境管理 6.1.1 办公环境的含义 是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。 6. 1. 2 办公室环境管理的原则 方便 →舒适 →和谐统一 →安全。 想想看 1、空气杀手； 2、光线杀手； 3、声音杀手； 4、空间杀手； 5、设备杀手； 6、文件杀手； 7、职能杀手。 6.1 办公环境管理 6.1.3 办公室的布局与布置 （1）布局 ①封闭式布局。 封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。 6.1 办公环境管理 ②开放式布局。 就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。 6.1 办公环境管理 （2）办公环境布置原则 精神性环境 软件 物质性环境 硬件 空间布局:收发室、接待室、会客室 阅文室、资料室、档案室 打字室 秘书部门 办公设备: 1、活动范围的设计　 　 2、作业姿势的设计 3、办公用具的设计 环境美化: 外部环境 室内 场所布置:包括照明、色彩、隔音、摆设 6.1 办公环境管理 ②布置的原则 采用一个大间办公室。 使用同一大小的桌子。 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。 采用直线对称的布置。 主管的办公区域需保留适当的访客空间。 将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。 主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制和监督。 6.1 办公环境管理 ②布置的原则 全体职员的座位应面对同一方向布置。