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实施项目质量管理模式 档案项目组 2012年3月 目录 2 档案项目情况介绍 档案项目实施质量管理模式 方案分析 档案项目介绍 3 实现对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用的信息化管理 企业生产经营改革过程中形成的具有长久保存价值的历史记录 档案实施业务特性 4 档案业务特点 中国石化企业历史久远，生产经营活动中形成大量的档案，历史档案资源需完整真实的迁移至新系统 档案业务相对主观性较强，不同企业之间管理模式与职能会有一定差异 档案真实记录企业生产经营改革发展的轨迹，是企业的知识资产，部分需受密级保护，不能随意带出企业 目录 5 档案项目情况介绍 档案项目实施质量管理模式 方案分析 实施阶段的制约因素：人员水平 制定项目实施标准、流程及实施内容，明确了项目实施的过程节点及各节点所包含的工作内容，以控制项目方向正确 制定项目实施成果物标准模板，通过模板控制项目内容无偏差 基于实施标准、流程的培训，新员工在3个月内快速入模 问题记录制度，保证所有的问题及解决方案沉淀 完整保存过程文档 6 实施模板 7 项目实施步骤 内容模板 成果物 初步调研 调研问卷 调研反馈 实施计划制定 实施计划模板 实施计划签字确认单 工作环境准备 工作环境准备清单 进场确认单 项目启动会议 项目启动会通用模板 项目启动会议纪要 档案业务调研 业务调研模板 档案业务调研确认单 接口业务调研 接口调研模板 接口业务调研确认单 测试培训环境准备 测试培训 测试培训培训单 系统及接口演示 系统演示通用资料 系统演示会签字单 功能测试 系统功能测试用例 系统测试确认单 用户培训 用户培训资料 用户培训确认单 生产环境准备 生产环境清单 生产环境确认单 静态数据收集配置 数据收集配置标准规范 静态数据收集配置确认单 数据导入 数据导入标准规范 数据导入确认单 数据迁移 数据迁移标准规范 数据迁移确认单 试运行 企业自检报告 上线试运行申请单 上线 上线申请报告 上线确认单 验收 验收资料 验收报告 任务项标准 8 组织机构 调研实施企业组织机构，包括：机构名称、机构代码、职能范围、是否为档案归档部门 参考模板 成果物 组织机构（上市）确认单、组织机构（非上市）确认单等 备注 此项调研用于系统权限控制（所属单位、所属部门） 业务规范 调研实施企业是否具有完备的档案管理标准规范，如：文书档案管理办法、财务档案管理办法。。。。。。 电子文件管理办法、档案管理办法等 此项调研用于系统建设的标准依据，若企业没有则提供同类企业的相关资料 档案类型及元数据 调研实施企业档案类型及元数据，包括：档案分类名称及涵盖内容、各档案门类元数据属性（名称、类型、组合规则、限制条件） 档案类型确认单、档案元数据数据确认单等 此项调研用于系统静态数据配置（档案类型管理) 档案分类结构 调研实施企业档案分类结构，包括：档案分类层次机构、类型名称、涵盖内容 档案分类视图确认单、知识视图分类确认单等 此项调研用于系统静态数据配置（视图管理） 人员职能 调研实施企业档案人员职能范围，包括：专、兼职档案档案管理范围 专职档案员职能范围确认单、兼职档案员职能范围确认单等 此项调研用于系统权限控制（用户、角色管理） 细化任务，指明每项任务的 WHO，WHAT、HOW 人员培训内容 结合项目实施标准规范的人员培训模式 9 业务调研确认单 实施计划 项目启动会议纪要 系统培训确认单 系统功能测试确认单 数据迁移确认单 上线申请 实施阶段的制约因素：监控力度 依据项目实施标准及模板对计划和成果物的检查对实施小组的工作质量、进度进行监控 基于项目实施标准、模板完成对文档的实时收集 记录项目过程中的所有问题 10 实施阶段的制约因素：沟通交流 制定相应的制度、流程、规范 各实施组之间计划及执行成果物的共享 企业用户对计划执行情况的监督检查 问题提交和解决方案的共享 11 需求、问题提报 12 企业需求、问题提报流程 企业需求、问题提报流程共分为提报、通告、汇总、初评、运维、反馈、共享7个流程节点，其流转的核心为“需求提报单”。 提报步骤 模板 备注 提报 企业用户需求、问题详细明 通告 需求提报单 各实施小组信息获取 汇总 需求提报单 各实施小组建议 初评 需求提报单 实施负责人评审 运维 需求提报单 问题分类及处理 反馈 需求提报单 最终意见反馈 共享 需求提报单 各实施小组信息获取 运维阶段的制约因素：问题管理 13 组织及职能的划分，由运维中心统一接收并跟踪所有问题 制定相应的规范、制度、流程，并要求运维人员第一时间对问题做出相应 建立完备的问题提报及响应机制，以及问题提报模板 可以查询已发生的同类型问题及其解决方案，作为处理问题的参考 定期对问题分析统计并反馈用户，