教案 秘书基础 第十章 第二节 单位值班.pdfVIP

第二节 单位值班 教学目标： 知识目标： 1．掌握值班工作的主要内容 2．了解值班工作的主要程序 3．掌握值班工作的基本要求 能力目标：能够按着值班工作的程序值班 德育目标：培养学生按章办事的责任心 教学重点：值班工作的主要程序 教学难点：值班工作的基本要求 教学方法：讲授法、实训法 课时安排：1 课时 教学过程 【导入新课】 我们到单位去联系工作，第一关遇到的是什么？值班室的查询。可见值班室是单位的门户， 值班人员的形象就是单位人员形象的缩影。作为秘书如何才能管理好值班室的工作呢？ 【讲授新课】 一、值班的主要工作内容 1．办理领导临时交办的事项 （1）传达临时性的会议通知。 （2）查问有关部门的某项批示或交办的事项的完成情况。 （3）做好接待各种来客来访的工作。 （4）向有关人员转达领导交办的事项。 （5）了解掌握在本地区、本组织基层单位考察检查工作的领导的行踪及生活接待情况，掌 握本单位上司的去向，以便随时保持联系。 2．认真处理好来电、来函和各种文件 值班室要负担起假日各种急电、急件和电话的处理，应及时把电话、电报和函件内容通知 给承办部门，或及时向分管领导报告，听取领导的批示。值班人员一般只管电话、函电内容的 上传下达，不能随意的答复有关的请示。不能随意表态，对一些私人信函和秘密信函不错拆误 拆。 3．处理信息，共同内外 值班室对于上级和领导的各项指示、通知和下级部门的各种请示、汇报要认真登记，及时 汇报和处理，时刻保证组织信息渠道的畅通，保证领导对组织指挥控制的有效性。对于单内部 的突发性事件，值班人员是组织对外联络的窗口，上级部门或外单位领导来了解情况、检查工 作，下级单位来汇报工作、反映情况，外单位的人员来参观访问、联系洽谈工作，对于各方的 来宾，值班人员都要认真接待，并介绍给有关的部门和领导，安排好会见会谈的时间。 4．随时掌握领导的外出活动情况 值班室要详细记录领导外出的情况，尤其是领导出差视察在外，值班人员要掌握领导外出 所在地的地址、手机和电话号码，以便遇紧急事件时能随时和领导保持联络，保证工做的开展。 5．负责安排值班人员并记录好值班日志 对于一些没有固定值班人员的企事业单位，节假日值班多由业务部门轮流，值班名单由值 班室具体编写，经和有关部门协商后再报领导审定执行。 6．协调安全保卫工作 值班人员要认真检查进出人员的身份、证件，定时对单位的周边环境和基本情况进行巡查， 协助保安人员和专职保密工作人员做好防火、防盗、防窃密、防破坏的工作。 二、值班工作的主要制度 １．交接班制度 值班人员交班要交值班日记，交值班情况，交各种钥匙，接班人员未到，不得擅自离岗。 2．请示汇报制度 值班人员对于各种信息要及时上传下达，遇问题多请示、汇报，吃透领导的意图，少表态 和答复，以免给领导的工作造成被动。 3．记录归档制度 值班人员对值班过程中的电话、来访都要认真做好记录。接待来访时要坚持“一听二记三 问四分析”的方法。 4．值班督促检查制度 对于值班人员要加强领导，落实责任，使值班工作更加规范化、制度化。 三、值班人员素质要求 1．坚守值班岗位，熟练掌握各项业务。值班人员要牢固树立爱岗敬业的思想，在规定的值 班时间内，做到人不离岗，人不离机（电话机），始终保持通信联络的畅通。 2．认真处理好值班时的各项事务。 值班室的工作琐碎、繁杂，无规律可循，处理起来麻烦、枯燥、单调。但是，每项工作都 来不得半点马虎大意，因为这些所谓的小事常常是“牵一发而动全身”的关键要害之处，如果 要传达的信息被延误，需办理的事情未办理好，就可能会影响整个组织的工作效率。甚至给组 织造成不可挽回的损失或影响。 3．认真做好值班记录。 值班记录包括： 电话记录，接待记录，值班日记，大事记，热情接待外来客人。