农业综合开发档案管理工作初探.docVIP

农业综合开发档案管理工作初探随着改革的深化和科学技术的快速发展，农业综合开发档案管理工作无论是管理体制，还是人员素质、管理水平都应伴随时代的脉搏，与农业综合开发发展形势的需要相适应。农业综合开发工作涉及面广、管理环节多、工作要求高，其档案管理工作如何在农业综合开发建设中提供更好的服务，笔者认为，可以从三方面进行研究与探索 １．做好档案管理工作的必要性 档案工作是单位工作的一个重要组成部分，为单位领导组织和决策提供基本保障，应受到单位领导的高度重视。但在现实工作中存在一些弊端，一些单位的领导由于事务性工作较多，头绪比较繁杂，相对于不十分紧迫的档案工作，很难得到领导的重视，排进工作日程当中。如何使单位领导对档案管理重视起来，成为当前的一个普遍问题，笔者从三个方面考虑 一是档案人员应及时、经常地向单位领导汇报档案工作情况，使领导了解档案工作中遇到的问题和需要解决的困难，便于领导适时解决档案工作的有关问题 二是档案工作人员积极结合农业综合开发中心工作需要，提出相应档案信息服务建议，提供信息服务，为领导决策当好参谋。以优质的信息服务赢得领导对档案工作和自己工作能力的认同 三是档案工作人员经常与领导交流思想，接受领导提出的意见和要求，把本职工作做得更好，让领导放心和满意。争取领导的重视与支持，为档案工作的开展创造良好的环境和条件 2.主要做法 2.1项目建设档案 项目建设档案是指项目从申请到移交所形成的文字、图片等一系列的材料，是一个项目从开始施工到最后竣工的整体概况 2.1.1项目建设申报立项档案 我市农业综合开发项目分为土地治理项目、多种经营项目。土地治理项目又包括中低产田改造、生态综合治理等建设内容，这就要求档案工作人员整理档案时要将其细化，按建设内容分项目区建立档案。任何项目建设立项前都离不开最初的调查研究，由这些基础的数据和文字形成的农业综合开发项目可行性研究报告、申请、项目计划表等是档案立卷的基础材料。项目被批复后，该批复文件及项目实施计划表也要纳入归档范畴 2.1.2项目建设工程招投标及监理档案 农业综合开发的大型工程都要求实行招投标制度，那么合同管理就处在工程建设的核心地位，项目合同是农业综合开发与设计、监理、施工各方联系的唯一纽带和桥梁，整个工程建设过程中的一切行为都是围绕合同进行的。在合同管理过程中形成的大量资料，如人员管理、质量管理、资金管理、建设监理等基础资料，应是档案归档的重要范围。因此，在建设实践中产生的各种原始资料，既是解决合同纠纷的重要依据，也是档案工作服务于合同管理的重要内容 工程监理档案是项目建设档案的重要组成部分。根据我省实际情况，中低产田改造和生态综合治理项目财政投资100万元以上（含100万元）的单项工程和中型灌区节水配套改造项目的监理，由市农业综合开发办公室委托专业监理单位进行监理，或委托具有监理资格的专业人员进行监理。工程监理在工程建设中承担着控制工程建设投资、监督工程建设进度、检测工程质量和协调有关单位间的工作关系的重大责任。在监理过程中，工程的施工情况、质量检测情况、进度控制情况、资金的运作情况，整个项目合同的实施情况、监理情况形成了大量的资料，都应纳入项目建设档案管理范围。因此，收集全、保管好项目建设工程招投标及监理档案显得尤为重要 2.1.3项目建设工程竣工档案 项目建设工程竣工后，应及时整理合同文件和有关工程技术档案材料，参与工程竣工预验收和相关验收文件，提交工程监理报告等，把好最后的收口关 2.1.4项目建设图片档案管理 每组项目建设图片包括开发前、开发中、开发后三个部分。档案人员应随时收集、整理并按时间先后顺序排列图片，保留好这样一组图片，就会一目了然地看到一个项目区开发的全部历程 2.2会计档案 农业综合开发会计档案包括会计凭证、会计帐簿、财务报告等会计核算专业材料。会计档案是单位经济活动的原始记录，一定要管好、用好 2.2.1要健全和完善法规制度 健全和完善的法规制度是确保会计档案真实和完整的根本措施。只有法规制度健全，工作才会有所遵循，弄虚作假的人才能有所顾忌。会计人员依法填制的会计凭证、登记会计帐簿、编制财务会计报表及会计文件材料都要纳入归档范围 2.2.2单位负责人要认真履行职责，规范档案人员的行为 单位负责人在会计档案真实性和完整性方面承担的责任是全方位、多方面的。会计档案资料是在工作实践中产生，经财会人员记录和保存下来的，档案人员要明确岗位责任，必须严格按《会计档案管理方法》规定保管、查阅、复制、借出、销毁等。这些规定都为会计档案资料的真实、完整和科学保管提供了依据。在实际工作中，应认真执行，严禁出现由于个人行为造成的不可估量损失现象的发生，必须规范档案人