浅谈Microsof Excel函数在学籍管理中应用.doc

浅谈Microsof Excel函数在学籍管理中应用[摘要]学籍管理制度是一项基本的教育管理制度，是学校的一项重要的日常工作。传统的学籍管理方式效率低、不利于查找、更新和维护，不利于和上级单位的信息统一管理。使用计算机对学生信息的管理，能够极大的提高学生学籍信息管理的效率，方便了信息的更新和统一管理，这也是适应学校信息化建设发展趋势的重要因素 Microsof Excel作为通用的办公软件，在学籍管理应用中所显示其功能之强大，远远超出我们的想象，如果能熟练利用好这些基本功能，将使学籍管理工作轻松不少 [关键词]Excel；学籍管理；函数；应用 [作者简介]李军（1976－ ），男，汉族，山东枣庄人，徐州技师学院下淀校区，助理讲师，研究方向：计算机应用教学 学籍管理是学校重要的日常工作，特别是中等职业学校更强调对学生从入学到毕业完整的学籍管理。近年来，随着学校办学规模的不断扩大，学生数量急剧增加，有关学生的各种信息量也成倍增长。但在现实生活中，很多学校并未配备专门的学籍管理软件。虽然现在能够较容易地找到许多免费版的学籍管理软件，但是每个学校都有自己的管理特点和要求，这些软件在使用中总是会存在一些不便之处。如何使用现有的办公软件，进一步挖掘软件的功能来完成我们的工作，通过实践，笔者发现Office办公自动化软件中的Excel函数功能完全可以胜任这种机械的重复劳动。下面就利用Excel函数在学生信息处理中的具体应用进行论述 1.实际问题的提出 某日，学工处接到上级劳动部门下发的文件，要求把06级学生的信息按照劳动部门学籍管理规定上报学生的电子信息。这需要把学生的姓名、身份证号、性别、出生年月日等信息进行录入 2.问题的解决 2.1 思路 如果所有信息全部进行手工逐条输入，必然效率低下，特别是出生年月日、性别等信息错误率较高；如果利用身份证号的唯一性，再通过利用Excel函数进行一些数据的处理，将身份证号的有效信息提取出来，将极大的提高工作效率，同时还能检验出身份证号输入时候产生的一些错误信息 2.2 具体方案 2.2.1身份证号的输入 (1)设置有效条件 选定单元格区域。选取“数据”菜单的“有效数据”命令，打开“有效数据”对话框，单击“有效数据”对话框中的“设置”标签。在“允许”下拉列框中，选择允许输入的内容类型为“文本长度”；在“数据”下拉列框中，选择“等于”，“长度”为18 (2)显示警告信息 当身份证号输入不是18位时，显示“错误警告”。在“有效数据”对话框的“错误警告”标签里选中“输入无效数据时，显示警告信息”复选框，并输入要显示的错误提示信息 2.2.2利用函数生成出生年月日 利用DATE函数，返回代表特定日期的系列数。语法：DATE(Year，Month，Day)。参数Year――可以为一到四位数； Month――代表每年中月份的数字；Day――代表在该月份中第几天的数字 利用MID函数，返回文本串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户指定。语法：MID(Text，Start_Num， Num_Chars)。参数Text――是包含要提取字符的文本串，文本中第一个字符的Start_Num为 1，以此类推；Start_Num――是文本中要提取的第一个字符的位置；Num_Chars――指定希望MID从文本中返回字符的个数，如果 Num_Chars是负数，则MID返回错误值“#VALUE!” 如果F列为身份证号，G列用来填写出生年月日，在G2单元格中输入公式“=DATE(MID(F2，7，4)，MID(F2，11，2)，MID(F2，13，2))”，即可根据身份证号生成出生年月日。只要向下拖动填充柄就可以完成其他学生的出生年月日的数据 2.2.3利用函数生成学生性别 （1）如果F列为身份证号，H列填写学生的性别信息，在H2单元格中输入公式=IF(MOD(IF(LEN(F2)=15，MID(F2，15，1)，IF(LEN(F2)=18，MID(F2，17，1)，“错误”))，2)=0，“女”，“男”) 上述函数式中涉及到的几个函数的含义分别是： LEN(F2)函数，用于统计F2单元格中字符串的字符数目 MID(F2，15，1)函数，用于从F2单元格中字符串的第15位开始提取1个字符 MOD(number，divisor)函数，用于给出数字number除以数字divisor后的余数 IF()函数，是一个逻辑判断函数 上述函数式的意思是： IF(LEN(F2)=15，MID(F2，15，1)， IF(LEN(F2)=18，MID(F2，17，1))，如果F2单元格中字符串的字符数是15，[L