天纵知识管理系统简介.doc.doc

天纵知识管理系统简介 ==开发背景== 无论是企业单位，还是事业单位，都有大量的文件需要管理，特别是通过了ISO认证的企业，文件量更大。可以说，文件管理是企业规范化管理的基础工作。传统方式通过手工和纸张来存放、管理、审批、发布文件必然存在许多的缺点。 管理成本高传统纸张方法管理文件，要复印发行，对纸张、油墨等消耗大，同时人工收发文需要投入大量人力，如果远程传递，这种投入更大。一般中型企业，如果采取人工管理文件，每个部门要设置一个文件管理员。 文件查找困难纸张文件一旦量大时，查找就显得非常不便，如果管理不善，极易丢失，对工作造成影响。可时查找文件需要投入大量人力。 远程发送不便纸张文件要远程发送，必须通过邮寄，速度慢且成本大，对那些时间紧迫的文件来说根本无法及时送达，对工作造成严重影响。 文件控制困难纸张文件往往被很多人复印，这样控制起来十分困难，一旦发生文件改版，还有旧版本在流通，这是明显不符合ISO标准的，同时也影响工作。 要解决上述的问题，除了提高文件管理规范化程度以外，还要引进计算机技术，利用计算机信息管理系统和互联网，实现电子化办公及网络办公的目标，从而节省管理成本，提高工作效率。 【】 文件管理之日常事务性工作是指文件管理过程中一些基础工作和事务性工作，其中文件柜管理和电子文件夹管理是重点。 公司文件柜和电子文件夹要认真规划，这样对文件存放有很大帮助，可以令您查找、管理文件方便快捷。从系统中点击文件柜或文件夹名称可查看此文件柜中或文件夹存放的所有文件。 耗材领用登记、文件印制管理、传真收发登记、信函收发登记对控制文件进出及管理成本有重要意义。 日常事务管理系统包括文件柜管理、文件夹管理、耗材领用登记、文件印制管理、传真收发登记、信函收发登记六个模块。 【】 文件流转件管理系统对文件生命用期进行全面管理，是文件管理系统的核心模块，正确使用，可实现无纸化办公。 ? 本系统支持电子文件网络传送及纸张文件手工传阅双重功能。文件网络流转流程：文件管理员在WORD、EXCEL或其他文字编辑工具中编辑好文件后，上传到设置好的文件夹中，通知审核人、批准人审批后，发送给相关人员。相关人员收到来文通知后，即可打开文件阅读器阅读此文件。文件管理员可通过“文件阅读跟踪”模块查看文件阅读情况。手工传阅文件流程：文件管理将纸张文件登记后，发送给相关人员，同时打印“文件传阅单”，交由阅读者签名，阅读者读完后，可以下传给下一个阅读者，文件管理员可通过“文件阅读跟踪”模块查看传文件目前传阅位置。 文件流转管理系统包括文件登记、文件发送、文件阅读、文件传阅、文件归档、文件借阅、文件阅读跟踪七个模块。 【】 文件处理系统对文件进行处理，如文件办理、修改、销毁、档案移交等，是文件流转后之管理工作。有些文件（如工作计划）需要有关人员做某些工作，因此涉及工作办理，工作办理过程可通过系统进行跟踪。文件修改、销毁要先行申请，批准后才能进行，修改痕迹可查。文件回收则效地控制了旧版本文件的流转。 文件处理系统包括文件办理、文件回收、档案移交、文件修改管理、文件销毁管理五个模块。 【】 公司印章（如公司章、文件控制章、资格人私章等）是公司权限标记，要加以管理，如果加管理不当，会导致文件审批控制失败，造成不良影响甚至严重后果。 对公司印章的管理包括两方面内容，一是对印章进行编号登记，集中管理，以便于查找；一是对印章借用过程进行控制跟踪，防止丢失。 文件处理系统包括印章档案管理、印章借用管理二个模块。 【】 公司图纸资料（如设计图纸、设备说明书、技术标准、工具书等）是公司重要资源，如果不加以管理，会丢失或因存放混乱不易查找，对公司工作造成影响。 对公司图纸资料件的管理包括两方面内容，一是对资料图纸进行编号登记，集中管理，以便于查找；一是对借用过程进行控制跟踪，防止丢失。 文件处理系统包括图纸资料档案、图纸资料借用二个模块。 【 互动平台管理系统是建立在公司门户网站上的一个模块，员工和社会公众通过公司门户网站进行交流互动，在客户、供应商、公司员工、公众之间建起一个全面沟通平台，以提高自身素质。 员工可通过WEB方式登录知识管理互动平台，查看公司通知、公告；向企业管理专家提问；在知识交流论坛发起论题等。互动平台分为两部分，一是WEB端；一端为服务器端。一般用户通过IE进行互动交流，文件管理员通过后台进行数据管理。 可自行定义的流程和模块 全面文档生命周期管理任何一个文档都包括创建、修改、审批、发布、归档、修改、销毁的过程。该系统对每个阶段都提供了有效的管理手段。 强大的文件检索功能用户可自由设置查找条件，快速找到想要的文档。文件管理分门别类，层次清楚。在“文件柜”或“文件夹”系统中可快速查看文件清单。 强大的统计分析功能系统提供了