有关香港法例第486章《个人资料(私隐)条例》.PDF

香 港 法 例 第 4 8 6 章 《 個 人 資 料 ( 私 隱 ) 條 例 》 個 人 資 料 1 . 根據該條例的定義，「個人資料」是指下列任何資料： ( a ) 直接或間接與一名在生者有關的； ( b ) 可從該等資料直接或間接地查明某人身份的；及 ( c ) 該等資料的存在形式是可予以查閱及處理的。 學校備存的個人資料，大致可分為事實或評核性資料兩類。這兩類 資料都可供查閱，但條例第 VIII 部內訂明獲豁免受條文管限的資料 則屬例外。 保 障 資 料 原 則 ( 條例第 4 條及附表 1 ) 2 . 該條例訂明，資料使用者在法律上有責任遵守條例附表 1 所載 的六項保障資料原則的規定。這些原則象徵該條例的主導精神。該 條例規定，資料使用者不得做出任何有違保障資料原則的行為或從 事任何有違該等原則的活動，除非根據具體情況 ，有關行為或活動 是該條例所規定或准許的 。此外，條例亦賦予資料當事人某些權 利，包括得知是否有任何資料使用者持有其個人資料；獲提供有關 資料的副本，以及要求改正他們認為不正確的資料。如有拒絕依從 保障資料原則的情況，有關方面可向個人資料私 隱專員投訴。資料 當事人如因有人違反該條例的規定而蒙受損失，亦可要求賠償。因 此，所有負責處理個人資料的學校人員，均應熟習 附 錄 I 所轉載的 六項原則。 豁 免 ( 條例第 5 1 至 6 3 條) 3 . 該條例訂明 1 1 種情況，可容許個人資料免受保障資料原則和 條例的其他條文所管限。學校須決定所持有的個人資料，是否可依 據該條例第V I I I 部獲得豁免而不受當事人查閱及改正的規定。在依 從查閱資料或改正資料的 要求前，學校須先參閱條例中的這一部 分，以確保擬提供的個人資料，並無獲得任何豁免。如有需要，應 尋求法律意見，以確定有關資料是否真正可獲得此類豁免。 附 錄 I I 概括列出該 1 1 種情況。 7 投 訴 及 上 訴 4 . 該條例訂明，如有違反該條例規定的情況，可向個人資料私隱 專員投訴。因此，凡接獲查閱或改正資料的要求 ，必須盡速及適當 地處理。 當 事 人 查 閱 資 料 的 權 利 ( 條例第 1 8 條) 5 . 該條例訂明，資料當事人可要求查閱自己的個人資料。任何人 或代表該人的有關人士，可要求： ( a ) 查明學校是否持有以他/ 她為資料當事人的個人資料；及 ( b ) 假如學校持有該等資料，則可要求獲取一份該等資料的副本。 ( 查閱資料的人士或獲其適當授權的有關人士，於下文各段統稱「提 出要求者」。) 依 從 查 閱 資 料 要 求 ( 條例第 1 9 條) 6 . 處理查閱要求時，須遵從以下守則： ( a ) 所有查閱資料的要求，必須以中文或英文書面提出，口頭 提出者，概不受理 ； ( b ) 接獲要求後，必須盡快處理。收到要求的人員須於收到有 關信件後，立即蓋上日期，然後交由負責處理及回覆有關 查閱及改正資料要求的人員辦理； ( c ) 負責人員須在收到查閱資料要求後的 4 0 日內依從要求。 如未能在指定的期限內完全或部分依從要求，則學校必須 在該期限內以書面通知提出要求者，並說明不能依從的理 由。同時，學校須於 4 0 日期限屆滿後，盡快在合理及可 行的範圍內完全依從該項要求； ( d ) 學校可向提出要求者徵收費用，以彌補複印個人資料副本 的費用； ( e ) 負責人員必須獲校長親自授權，方可拒絕依從查閱資料的 要求。 紀 錄 簿 ( 條例第 2 7 條) 7 . 各學校必須保存一本紀錄簿，以記錄拒絕依從查閱及改正資料 的詳情。紀錄簿內的資料應最少保存 4 年。各學校須在紀錄簿內詳 細說明每次拒絕查閱或改正資料要求的理由。此舉是方便個人資料 私隱專員或獲其授權的代表可在任何合理時 間查詢及複印紀錄。 附 錄 III載有紀錄簿內頁的樣本。 形 式