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道路交通档案数字化管理的思考 纪庆春 （单位：四平市普通公路超限超载运输检测站） 摘 要 本文结合信息技术的发展，对交通科技档案数字化建设进行探讨，其内容包括交通科技档案数字化建设的可行性、方法、步骤及目前存在的问题。 关键词 交通科技 档案 数字化建设 随着数字化设备的普及和办公自动化的推广应用，社会发展和各级机构对档案的数字化建设提出了迫切的需求。与此同时，信息技术的发展与广泛应用使得档案数字化建设成为档案事业发展的必然选择。这也给交通系统在日常工作和任务活动中形成的一系列交通科技档案的管理与服务带来了新的变化和发展契机。 1 对档案数字化的理解 1.1 档案数字化的内涵 档案数字化是指应用先进的信息技术，将传统的各种物质载体形式的档案（如声音、图像、文字等）信息输入计算机系统，转换成计算机可以识别的数字形式的档案数据，通过信息技术手段进行存储和管理，并通过计算机网络实现信息共享的一种信息处理方式。 1.2 档案数字化的意义 （1） 实现档案数字化能使档案管理部门从封闭走向开放，使档案工作由单纯的保管利用向信息采集、整合、分析及服务等多方位职能转变，实现档案资源的海量存储、快速检索、有效传递及信息共享，为社会提供高效与优质的服务。 （2） 档案数字化对珍贵档案文献遗产起保护作用。由于自然衰变和保管条件限制等因素的影响，大量的历史档案已经非常脆弱，很多档案原件已经不堪提供借阅，有一些早期音像档案已经很难找到相应的读取设备。通过档案数字化，对纸质、照片、录音及录像等不同载体形式档案的标准化转换，一方面可以避免因读取设备不断更新换代而产生的有档案而无法读取的情况，另一方面也保护原件，避免查阅者利用原件时对档案造成有意或无意的损毁，从而使珍贵档案文献遗产得以长久保存。 （3）档案数字化是形势发展的需要。近年来，随着办公自动化（即OA系统）的广泛使用，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代，电子档案的收集、保管、保护和利用给档案管理提出了一个迫切需要解决的课题。档案的数字化建设使绝大部分电子档案得以采集、收集和提供利用，避免大多数档案的管理仅停留在纸质档案的管理或较原始的检索利用水平上。 2 交通科技档案的数字化建设 交通科技档案按存放的载体可分为：纸质档案，电子档案（磁盘、光盘、磁带等），声像档案（录音、录像、照片、底片等）。随着信息化建设进程的不断深入，传统的档案管理办法已不能适应其工作发展的要求，需要进行数字化改造。 2.1 交通科技档案数字化建设的可行性 构建在交通信息工程网络平台上的办公自动化系统和档案管理系统为最终实现档案数字化提供可能。以福建省交通系统为例，办公自动化系统（OA）在全省交通系统的推广应用，使得各类文件从草拟、校核到签发，以及来文的传阅、办理等等，均在此系统上完成，而同时全省交通系统的发文大部分已通过公文交换网和内部网站完成，档案管理的信息化也在进行当中。 2.2 交通科技档案数字化的实施方法 （1） 档案目录数据库建设。将档案著录、标引形成反映档案特征的档案信息；如：文件、编号、题名、责任者、分类号、档号、时间等输入计算机，形成档案目录数据库，这是档案信息化的基础。 （2） 纸质档案数字化。采用光学扫描仪、数字相机等对现有的纸质档案进行计算机处理，将原有档案模拟信息转换成数字信息。对于近年来档案中出现的大量打印格式文件，在扫描后还可以通过OCR来建立全文检索信息，或直接保存为PDF格式文件，来实现快速全文检索。而办公自动化系统运行多年来所积累的大量电子文件，严格意义上来说，这种电子文件并不是完整的电子档案，但它们完全可以作为纸质档案的“电子复印”版本来进入档案全文系统加以利用。 （3） 多媒体档案数字化。对照片档案进行扫描转换和对声像档案（包括各种录音、录像等磁介质的档案）进行模数转换两部分。照片档案扫描只采用图形格式文件，一般格式为JPG、TIF，并且采用较高的分辨率，便于日后冲洗和印刷利用。声像档案则采用专门的转换设备进行模数转换，视频数据采用MPEG、AVI格式存储，音频数据采用MP3、WAV等格式存储。对于日益普遍使用的数码照相机和摄像机产生的已经是数字化格式的多媒体档案，则可直接进入对应的多媒体档案管理系统。 （4） 建立档案信息网页，开展网上利用服务。充分利用全省交通系统建立的内部局域网中各级机构的网站制作档案部门自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务