如何组织有效会议和开展会议概要1.pptVIP

如何组织有效会议 会议的重要性 会议是一个集思广益的渠道 ? 开会的目的 高效会议的特征 会议的筹划与管理 会前的准备 会中的组织 会后的处理 会前的准备 提前告知与会人会议地点、时间，避免冲突 会议材料、设备提前准备 会议目的必须列明 会议目的必须具体且可以衡量 会前的准备（续1） 参会人员的选择参与决策的人能否到场？ 会议决策的执行者（参与者）能否到场？ 开会时能提供特定咨询的人能否到场？ 会前的准备（续2） 预约参会人员 确定了会议时间后要提前一个工作日告知参加会议的人员，这样可以让他们提前安排好自己的工作日程。 在预约人员的同时需要把会议的主要目的告诉他们，如果有相关的资料可以提前发放，让他们有充分考虑的时间。 会议的筹划与管理 会前的准备 会中的组织 会后的处理 遵守时间 不要迟到浪费时间等于浪费生命，浪费别人的时间等于谋财害命！ 不要随意推迟和变更开会时间打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排，有些人可能因此不能出席会议；管理召集部门（人）的威信下降。 严格按照议程进行，不要超时 每个议题在规定结束时间前10分钟提醒。 按部就班 如何圆满结束会议 会议的筹划与管理 会前的准备 会中的组织 会后的处理 会议记录 开会让您… 面对面沟通 众多讯息一次交流 融合意见凝聚共识 但开会也让您… 没有产能 工作时间被分割 讨论耗时 晚上加班 NOTE NOTE NOTE NOTE 乐佳印刷有限公司 2015年3月12日 ——调查发现，在浪费时间的事情列表上，会议总是居于前列 大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的 企业规模越大，开会的时间越多 会议的意义 议而决 决而行 会前的准备（续3） 会议议题的设计 按照议案的轻重缓急编排处理，如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。 每一个议案应预估所需的处理时间并清楚的标示。 议而决 决而行 会中的组织 会中的组织（续1） 主持会议 会中的组织（续2） 如何控制，才能创造均衡发言？ 如何应付干扰 引导会议按议程进行？ 面对争辩时，主动做出哪些回应以化解僵局？ 当会议产生无序讨论时，如何处理？ 会中的组织（续3） 罗伯特议事规则 转移至其他参与者 主动探询，使他人完整表达 控制均衡发言 以强势制止大家发言 重定议事规则 整合意见 处理无序讨论 先主动停止发言，请对方总结 以条列式提出论点 针对差异点逐条讨论 先尊重，再转延会尾 拉回主题，指定其他人发言 引导回归议程 面对争辩的回应 1 2 3 4 会中的组织（续4） 会中的组织（续5） 议而决 决而行 会后的处理 决定事项的落实 行动计划——谁？什么任务？何时完成？怎么完成? 催办 一般综合性工作内容由秘书负责催办； 业务范围明确、专一的工作，责成相关业务部门负责催办； 几个部门联合召开的会议的决定，由牵头部门催办。 反馈 反馈的原则—迅速及时、真实准确、渠道畅通 反馈的重点—会议决策落实活动的信息 会后的处理（续2） 向全体提出问题，然后指定一人回答。如：“这份财务报表存在三 个错误，谁来纠正一下？小王，你说说看。”这种提问方式可以让 被问及的对象有一定的准备时间。 定向型问题 向全体与会者提出一个问题，然后等待一个人回答。如：“这份财 务报表中有三个错误，谁能够纠正一下？”这是一种具有鼓励性而 没有压力的提问方式，因为你没有指定人回答，所以大家不会有压 力。 广播型问题 向全体与会者提出问题，然后每人轮流回答。例如：“让我们听每 个人的工作计划，小王，由你开始。” 环形问题 把别人向你提出的问题反问给所有与会者。例如，与会者：“我们 应该怎么做呢？”你可以说：“好吧，大家都来谈谈我们应该怎么 做。” 棱镜型问题 问题特点 问题类型 NOTE NOTE NOTE NOTE * *