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第二单元时间管理 一、时间管理的重要性 美国时间管理学者桥赛弗(Ray Josephs,1955)就时间管理问题访问了大量的美国工商业界人士，他说：在美国许多成功的实业家皆具有将今日24小时最有效果地使用的独特才能，我从他们身上学到了时间管理的奥妙。 小案例： 如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。请问：你如何用这笔钱？ 时间资源的特性 每天我们有24小时，每小时由60分钟组成，每分钟由60秒组成，总计就是8.64万秒。 人的一生大约能占有二万五千多天，核六十多万小时，或者三千六百多万分钟，或二十多亿秒。 君热爱生活否？若然，则不可浪费时间，唯时间乃是构成生活的材料。 浪费时间者，事实上就是浪费金钱！ ——弗兰克林 使用时间是人的伟大艺术。 ——拿破仑 了解自己的时间花在什么地方？ 活动跟踪表 真实准确 注意细节 不要有遗漏 马上记录 二、你利用时间的效率如何？ 你约会经常迟到吗？ 你是否经常对工作所需要的时间做出错误的判断？ 你是否总因为启动太晚而不能在规定的期限内完成工作？ 时间观念 第一，既然他们的所作所为并不以目标的实现为向导，则不论他们得时间使用方式如何，都不构成浪费。 第二，不从事目标制定与追求的人通常都是浑浑噩噩而难有所成的，对这种人的任何花费时间，我们都看成是浪费。 你利用时间的效率如何？ 你是否需要设定最后期限来促使你动手做某事？ 你是否把每件都拖到最后才作——但是通常还是能按时完成任务？ 你喜欢挑战吗？ 你利用时间的效率如何？ 你是否经常因为感到信息不足而推迟决策？ 在开始一项工作之前，你是否需要时间考虑、调研和规划你的工作？ 对令你生气的事，你总推迟处理并且希望它们会自行消失？ 你利用时间的效率如何？ 在事情开始不假思索立即着手，然后逐渐泄气，最后发现难以完成？ 你是否喜欢一气呵成地将一件事做完，如果不能，是否就会丧失兴趣？ 你是否在一件工作与另一件工作之间跳来跳去，结果毫无进展？ 你的精力是否容易被分散，虽然嘴上埋怨，而实际上喜欢被打断？ 你是否在打电话、给同事发电子邮件或聊天上用的时间太多？ 你利用时间的效率如何？ 你是否愿意计划好每一天，但如果没能恪守计划就会感到有压力？ 你是否愿意在某一段时间内持续工作？ 你是否有时因为在某个环节投入太多时间而不能按时完成全部工作？ 你利用时间的效率如何？ 你是否有时卷进不属于你份内的事？ 你是否眉毛胡子一把抓，结果忙不过来？ 你是否有从来没有时间从事案头工作？ 关于计划的一些不正确认识 三、做好时间规划 关于计划的一些不正确认识 计划的重要性 计划可以缩短工作的执行时间并提高工作的效率。有一位专家对某部门的两组类似工作的计划时间、执行时间以及所获成效进行对比，结果发现： (1)计划时间较长的那一组工作所需的执行时间较短，而计划时间较短的那一组工作所需的执行时间较长； (2)计划时间较长的那一组工作所花费的计划时间与执行时间的总和要少于计划时间较短的那一组工作所花费的计划时间与执行时间的总和； (3)计划时间较长的那一组工作的成果在素质上要高于计划时间较短的那一组工作的成果。 如何做好计划？ 员工目标 如何做好计划？ 比起讨厌的事来，先做喜欢的事； 比起费时的事来，先做省时的事； 比起难事来，先做容易的事； 比起初次遇到的事来，先作熟知的事； 比起重要的事来，先做急事； 比起可以选择做的事来，先做有义务做的事； 比起没定下时间来的事，先做已定下时间并记入记事本的事； 按照事情发生的自然顺序处理。 按事情的“缓急程度”办事 最紧迫的事(今日必须做) 次紧迫的事(今日应该做) 不紧迫的事(今日可以做) 典型的实例 年终工作总结报告的编制即是一种典型的实例。 任何一位管理者都认为，工作总结报告是一项重要的工作。但若现在距离报告截止日期尚有两个月时间，则一般人不会视为今天“应该”做的事，更不会视为今天“必须”做的事，而可能将它视为今天“可以”做的事。既然它是“今天可以做的事”，它也是“今天可以不做的事”，因此，它将不断地被拖延下去。直到截止日期迫近，这些人才如临大敌般地处理“紧急事件”。结果不是迟交