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课题十 Word 拓展 ——邮件合并 邮件合并 一、案例分析 现代商务活动中，遇到如邀请函、会议通知、聘书、客户回访函等日常办公事务处理时，往往需用计算机完成信函的信纸、内容、信封、批量打印等工作。本节将通过Word的邮件合并功能，方便、快捷地完成以上事务。如： 二.解决方案 制作邮件合并文档可利用“邮件合并”向导，即单击“工具”菜单中“信函和邮件”命令下的“邮件合并”命令，按向导的提示过程创建邮件合并文档。 即：建立邮件合并主文档→制作邮件的数据源数据库→建立主文档与数据源的连接→在主文档中插入域→邮件合并。 （1）制作主文档（客户回访信函）。 ① 启动Word 2003，新建一份空白文档。 ② 录入“客户回访函”内容。 ③ 对“客户回访函”的字体和段落进行适当的格式化处理。 ④对“客户回访函”进行页面设置。 ⑤保存“客户回访函”作为邮件的主文档。 （2）制作邮件的数据源数据库（客户个人信息）。 ① 启动Excel；。 ② 在Sheet1工作表中录入“客户个人信息”数据。 ③ 保存“客户个人信息”作为邮件的数据源。 （3）建立主文档与数据源的连接。 ①打开制作好的主文档“客户回访函”。 ②打开“邮件合并”工具栏。视图→工具栏→邮件合并 或 工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏，打开邮件合并工具栏。 ③ 单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮，弹出“选取数据源”对话框，找到保存的“客户个人信息”数据文件，选中该文件，然后单击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框。 ④ 在对话框中选中Sheet1工作表。 （4）在主文档中插入域 ① 在主文档“客户回访函”中相应的位置插入域“客户姓名”、“性别”、“购买产品” ② 分别对信函中插入的域设置适当的字符格式，如字体、字型、字号和颜色（区别与主文档）。 （5）邮件合并（生成个人信函） ① 单击邮件合并工具栏上的“查看合并数据”按钮，生成客户个人信函。 ② 单击“邮件合并”工具栏上的“上一记录”或“下一记录”按钮，可查看其他客户的信函。 ③单击“合并到新文档”按钮，即可得到合并的新文档。 （6）如有打印机，则可以打印个人信函。 ① 单击邮件合并工具栏上的“合并到打印机”按钮。 ② 单击“全部”单选框，然后单击“确定”按钮。弹出 “打印”对话框，设置打印选项，单击“确定”按钮，打印已生成的客户回访函。 3.案例小结 实际工作中常常遇到处理大量报表、信件一类的文档，其主要内容、格式都相同，只是具体的数据有变化，为减少重复工作，可使用“邮件合并”功能。 邮件合并的处理过程为： （一）创建主文档， 1、利用Word 2003制作主文档。 先输入文档内容，对文档按实际生活中的要求进行格式设置。 2、根据打印的纸张大小及打印要求进行页面设置。 3、保存主文档 （二）创建或打开数据源，存放变动的信息内容，数据源一般来自于Excel、Access等数据库； 数据源用二维表格进行制作，可以利用： Word 表格 Excel工作表 Access数据表来制作数据源。保存数据源。 或利用现有的数据如 OutLook的通讯录 （三）在主文档所需的位置插入合并域； （四）执行合并操作，将数据源中的变动数据和主文档的固定文本进行合并，生成一个合并文档或打印输出。 思考 日常生活中还有哪些方面用到邮件合并功能？