文书档案归档存在问题与改进方案.pptVIP

三、装订环节 存在问题与改正 1、一个钉子左上角装订。 2、文件装订顺序有误。 　正确顺序： 来文：文件处理单→正文 发文：正文→签发单→底稿 A4纸文件左上角装订 （×） 三、装订环节 　 A4纸文件左侧装订 （√） 三、装订环节 3、错误理解“来文与复文”装订为1件。将报表、计划、总结与要求报送报表或计划、总结的通知装订在一起 错误的： 海口市住建局关于海南国际旅游岛海口市建设发展近期行动计划落实情况的报告。 中共海口市委督查室关于报送《海南国际旅游岛海口市建设发展近期行动计划》落实情况的通知 三、装订环节 正确的： 市住建局关于美房函[2009]036号文的复函 海口市美兰区房产管理局关于划拨美舍岭下两小区172套廉租房面向全区统一配租的请示 三、装订环节 4、多份文件装订为1件。 海口市住建局关于海南国际旅游岛海口市建设发展近期行动计划落实情况的报告。 中共海口市委督查室关于报送《海南国际旅游岛海口市建设发展近期行动计划》落实情况的通知 海口市人民政府关于印发海南国际旅游岛海口市建设发展规划纲要及海南国际旅游岛海口市建设发展近期行动计划责任分解表的通知 四、排列环节 （一）存在问题：按文号排列、按时间排列 以这样的原则来排列，必然割裂了文件间的有机联系，使文件仍处于零散杂乱状态。 四、排列环节 在《海口市归档文件整理规则实施细则》中要求，归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按机构或问题，并结合事由、时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 归档文件排列时要注意遵循“事由原则”。 事由原则：同一事由的归档文件排列在一起。 事由：可以是一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。 例如：一项工程、一次会议、一次活动可看作是一个事由。 四、排列环节 （二）建议的解决方法： 　文件量多的单位宜采用的排列方法：机构→小类问题→事由 　以市住建局2010年度永久保管期限的归档文件为例： ［机构］办公室→人事处→法规处→房管处→物业处→住房保障处→招标处→市政处→建工处→市场处→总工处 四、排列环节 （二）建议解决方法： 　文件量多的单位宜采用的排列方法：机构→小类问题→事由 ［人事处的小类问题］综合性文件（总结、报告、意见等）→机构成立→人事任免→人事奖惩→工资变动…… ［房管处的小类问题］重要的工作报告→注销房屋所有权证的决定…… 四、排列环节 （二）建议解决方法： 文件量少的单位宜采用的排列方法：问题→小类问题→事由 以市档案局2010年度永久保管期限的归档文件为例： ［问题］党群行政工作→档案指导工作→档案管理工作→档案征集编研工作 四、排列环节 （二）建议解决方法： 文件量少的单位宜采用的排列方法：问题→小类问题→事由 ［党群行政工作的小类问题］会议记录→综合性文件（总结、报告、意见、统计报表等）→机构成立→人事任免→人事奖惩→工资变动→资产核销等后勤行政管理问题→重要合同等…… ［档案指导工作的小类问题］档案指导工作方面的重要总结、调研报告→方针政策性的业务指导文件→重大监督检查工作的方案…… 五、编号环节 存在问题与改正： （一）归档章的填写不规范： 件号填写在馆编件号一栏； 件号填写为“001”； 项目填写不完整，只填写了件号； 全宗号只写数字没有字母。 　　错误1：件号填写在馆编件号一栏 全宗号 B014 年 度 2010 室编件号 机构（问题）* 保管期限 永 久 馆编件号 26 （×） 错误2：件号填写为“001” 全宗号 B014 年 度 2010 室编件号 001 机构（问题）* 保管期限 永 久 馆编件号   （×）  错误3：项目填写不全 全宗号 年 度 室编件号 26 机构（问题）* 保管期限 馆编件号 （×） （×