信息工作和调查研究工作.ppt

信息工作·调查研究工作 信息工作 秘书的信息工作就是对自己收集的各种各样、形形色色的信息进行鉴别，去伪存真、整理归类，在上司需要的时候提供给上司。信息工作的关健是信息的收集。 第一节 收集信息的基本要求 一、准确真实 秘书为上司收集的信息必须准确真实 ；即秘书在把自己收集的信息交给上司之前，不要过于加工，这样常常会把信息中最有价值的部分弄掉，从而使上司很难利用这种信息来作出决策。 二、实事求是 1、不能生吞活剥。不管你收集到的信息有多大的价值，你都要在自己的头脑中多划几个问号：这件事为什么是这样？这件事是怎么发生的…… 2、不能自我发挥 秘书收集的信息很难都是那么完整，秘书不要为了“完善”那些不完整的信息而去自我发挥。 3、保持不偏不倚。 比如对一些人事信息，秘书可能会听到各种议论，甚至包括各种流言蜚语；在这种情况下，既不能偏信，也不要轻疑。如果可能的话，最好找到当事者本人，听听他自己的看法，设身处地替他想想，然后再听听周围人的意见，这样，你就能保持自己不偏不倚的态度。 4、努力探本求源 5、力戒先入为主 三、避免“信息污染” 秘书应当努力使自己成为上司的眼睛、上司的耳朵、上司的手和脚，但绝对不要成为上司的大脑。 第二节 信息的基本内容 秘书收集信息应该围绕上司的工作来展开 一、与公司有关的信息 公司的一些重大经营活动，如新产品开发、销售和促销等企业经营方面的活动；预算、决算、盈利等财务方面的活动；招聘、提拔、考核等人事方面的活动。 二、与上司业务有关的信息 比如，你的上司是负责产品研发的副总经理，那么，你就要注意收集研发计划、知识产权和技术合作等方面的信息 。 三、与上司个人有关的信息 作为秘书需要了解上司一些个人活动，如上司是高尔夫球俱乐部的会员，定期去锻炼，并有相对固定的球友等。 四、员工的信息 秘书是上司与各部门及公司员工之间的一座桥梁，所以，秘书有责任将流传于公司员工之中的各种信息准确无误地转递给上司。 五、公司内部的信息 为了能迅速地从公司内各部门收集到上司需要的信息，秘书必须了解公司的业务流程及各部门的职责范围。 一般来说，行政部门主要负责后勤管理，如车辆管理，用品办公用品采购等，公司的基本资料大多由他们保管；人力资源负责人才招聘和管理，公司员工的档案、福利、保险、考勤、录用、劳动合同等资料都由他们保管。 财务部门负责资金管理，公司的各种会计报表记帐凭证都由他们保管。市场部负责市场的营销，他们负责保管市场调查报告和各种统计资料。 销售部直接与客户打交道，公司历年的销售报表、客户资料和销售合同都由他们负责保管。 六、公司外部资料的收集 为了能迅速而且准确地给上司提供他所需要的各种信息，秘书在平常就要广泛关注各种媒体发布的与公司业务有关的信息和上司感兴趣的信息，如与公司业务内容相关的专业书籍、上司有兴趣的图书等。 第三节 信息的来源 一、互联网 会熟练使用搜索引擎，如百度(Baidu)和谷歌 。还需要对搜索的结果筛选评估。 二、报纸杂志的文字信息 平时收集文字信息要注意以下几点： 1、复印或扫描。 2、标记重点。 3、请其他部门的人帮忙。 4、说明和注释。 5、标明信息的来源和出处。 三、内部材料 四、实地调查 五、请朋友帮忙 第四节 收集信息的技巧 一、熟悉上司 要了解自己的上司主管哪些工作，分管哪些部门，而且要了解上司目前最关心的是哪些问题，工作中有哪些新的打算，等等。只有这样，秘书才能把握自己收集信息的重点，当上司需要的时候你就可以及时提供给上司。 二、广闻博见。平时多看、多听、多问。 三、熟人好办事。与同事和其他部门配合，取得他们的帮助。 第五节 信息的筛选 在收集信息过程中，有时对一些资料的内容不好理解，把握不了；有时甚至觉得某份资料虽然很重要，但证据不充分，可信度不高。遇到这类情况，秘书要与有关业务部门联系，有的虚心请教，有的听听他们的意见，之后再进行鉴别 。 新总裁即将来视察工作 琳达是北京中海集团大连分公司总经理秘书。新上任不到十天的集团公司总裁下周星期一要来大连视察工作。为了做好接待准备工作，琳达给总裁秘书打电话，了解总裁的有关信息。下面有5个选项： a、总裁多大年龄了？ b、总裁的家住在哪儿？ c、总裁的性格如何？ d、总裁原来到过大连吗？ e、总裁喜欢吃什么菜喝什么酒？ 请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。 该不该打“小报告” 琳达是腾越机械（北京）公司总经理的秘书。这天快下班的时候，琳达与总经理确认好明天的工作日程安排之后，与总经理天南海北地聊起来，从人情世故到家长俚短。总经理突然对琳达说：“市场部经理邹敏马上就要回家休产假了，我觉得销售部的程军不错，我想提他当市场部经理，你看怎样？”虽然琳达对程军没多少直接的