文书取扱规程地方独立行政法人下関市立市民病院.PDFVIP

38_文書取扱規程 地方独立行政法人下関市立市民病院法人文書取扱規程 平成２７年６月１日 規程第３８号 第１章 総 則 （趣旨） 第１条 この規程は、別に定めるもののほか、地方独立行政法人下関市立市民病院（以下「法人」という。） における法人文書の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。 （定義） 第２条 この規定において、次の各号に揚げる用語の意義は、該当各号に定めるところによる。 （１）法人文書 法人の職員が職務上作成し、又は取得した文書（図面及び電磁的記録（電子的方式、 磁気的方式その他人の知覚によって認識することのできない方式で作られた記録をいう。）を含む。 以下同じ。）であって、法人の役員又は職員が組織的に用いるものとして、法人が保有しているもの をいう。 （２）グループ 地方独立行政法人下関市立市民病院組織規程 （平成２４年規程第２号。以下「組織規 程」という。）第２条第２項に規定する経営企画グループ及び医事グループをいう。 （３）グループ長 組織規程第２条第３項に規定するグループ長をいう。 （４）部室 組織規程第２条第１項第１号から第１３号に規定する部及び室をいう。 （グループ長の責務） 第３条 グループ長は、常にそのグループの法人文書事務が円滑適正に処理されるように努め、所属職員 を指導しなければならない。 ２グループ長は、次に揚げる事務を処理する。 （１）法人文書処理の促進及び改善に関すること。 （２）法人文書の整理及び保管に関すること。 （３）その他法人文書処理に関し必要なこと。 第２章 簿 冊 （備付簿冊） 第４条 法人文書の取扱いに必要な簿冊は、次のとおりとする。 （１）経営企画グループに備えるもの ア 書留配布簿 （様式第１号） イ 番号簿 （様式第２号） （２）各グループに備えるもの ア 法人文書整理簿 （様式第３号） ２ 前項に定めるもののほか、各グループに必要な簿冊を置くことができる。 第３章 法人文書の収受及び配布 （収受手続き） 第５条 到着文書は、経営企画グループにおいて収受し、配布しなければならない。ただし、主管グルー プ （該当文書の内容に係る事務を分掌するグループをいう。以下同じ。）に直接到着した文書は、主管グ 1 38_文書取扱規程 ループにおいて収受することができる。 （電子メール等による照会等） 第６条 電子メール、ファクシミリ等(以下｢電子メール｣という。)による照会、回答、報告等で重要なも のについては、速やかに保存に耐えうる紙に出力しなければならない。この場合において、該当出力し た紙を到着文書とみなす。 第４章 法人文書の処理 （処理の原則） 第７条 グループ長は、文書の配布を受けたとき又は直接到着した文書を収受したときは、速やかに閲覧 し、文書(軽易な文書及び別に管理する文書を除く。)を文書整理簿に登載させるとともに、自ら処理す るもののほか、処理期限等を指示して、該当事務の担当職員に起案又は供覧の処理をさせなければなら ない。 （文書の起案） 第８条 文書の起案は、起案用紙 （様式第４号）を用い、次により作成しなければならない。ただし、次 項の規定により作成するもの、一定の様式があるもの、定例のもので一定の簿冊によって処理できるも の又は軽易な事件で文書の余白に処理案を朱記して処理できるものは、この限りでない。 （１）件名及び伺文を簡潔に記載すること。 （２）文字は、常用漢字、現代仮名遣いにより、文意は簡明、字画は明りょうであること。字句を訂正 したいとき