办公中的电子表格设计的基本知识.ppt

* 未格式化的表格 * 二、表格格式的设置 需要对表格框架进行格式设置，包括标题居中设置、表格中文字的字体格式和段落格式设置、表格边框线的设置等。 1．标题的跨列居中设置 因为开始不好确定表格有多少列，所以一般都是先在A1输入标题，待表格格列标题都输入完成后，再进行标题跨列居中设置。本例中操作时，首先选取A1：J1单元格区域，然后单击“格式”工具栏上的“合并居中”按钮进行合并即可。 * 2．单元格中文字格式的设置 在表格单元格中输入的文字，默认情况为左对齐（数字默认效果为右对齐）， 12号宋体标准字。根据需要，需进一步设置。 为醒目起见，首先将表格标题字体设置为黑体、20号字、加粗效果。表格主体中各个列标题文字，对齐方式设置为居中对齐，字号14，加粗效果，默认字体。 * 3．表格边框线的设置 虽然从Excel表格中已经看到了有许多细细的线来分开各个单元格，其实这些只是虚框，默认情况下它们是打印不出来的。如果打印的表格需要待上边框线，就必须自行设置。与Word中表格边框线设置方法一样，Excel中边框线设置也是先选取需要设置的单元格或单元格区域，然后选择边框线形和加框线位置即可。 * 本实例操作中，首先选取A2：J 22（表头不需要加边框，所以第一行不选；另外，之所以选到22行，目的是通过设置，使将来打印的一张汇总表上能输入20个人的资料），然后使用“格式”工具栏上的“边框”按钮进行设置即可。 本步骤操作完之后，报名信息汇总表的整体效果如图所示。 * “报名信息汇总表”表格效果 * 本实例制作的报名汇总表需要打印。在打印工作表之前，应该先对工作表进行页面设置，主要操作包括纸张大小和方向的设置、页边距大小的设置、页眉/页脚的设置、工作表的设置以及手工插入分页符等。 说明：如果一个工作簿中的几个工作表需要相同的页面效果设置，应该首先选择这些工作表，然后进行页面设置，否则页面设置只对当前活动工作表有效。 三、表格的页面设置 * 单击“文件”|“页面设置”菜单命令，即可打开“页面设置”对话框，该对话框中有4个选项卡：“页面”、“页边距”、“页眉/页脚”和“工作表”。 1．“页面”选项卡 “页面”选项卡格式如图3-15所示。主要的设置内容包括：打印方向、纸张大小、缩放比例、打印质量和起始页码。此处重点对“缩放”分区的设置操作做出说明。 利用“缩放比例”选择区，可以实现对工作表的放大或缩小打印。在默认状态下，“缩放比例”为100% ，即正常尺寸。若希望将打印对象整体放大或缩小，可以通过“缩放比例”后面的微调按钮或者在文本框中键入适当的数字（只能在10～400之间）调整。 * “页面”选项卡 * “调整为×页宽×页高” 选择区可以设定所要打印的全部内容正好以×页输出，指定页数后，Excel会自动计算需要缩小的比例，可以在缩放比例文本框中看到这个百分比。有些时候，打印对象比一页稍微大些或者稍微差一点不到一页，又不知道缩小或者放大多少比例，则可以选择“调整为1页宽1页高”，这项功能此时非常实用。 * 2．“页边距”选项卡 “页边距”选项卡格式如图所示，其中可以进行的操作包括：通过微调按钮设置上、下、左、右的页边距及页眉、页脚区域的大小，还可以通过选取“居中方式”中的“水平”、“垂直”复选框设置被打印的表格在版心的水平和垂直中央。 * “页边距”选项卡 说明：上、下、左、右的页边距以及页眉、页脚区域的大小也可以在下面介绍的预览状态下再进行必要的调整。 * 3．“页眉／页脚”选项卡 “页眉／页脚”选项卡格式如图所示。在打印输出时，每一页最上边打印的主题文字，称之为页眉；打印在最下边的称之为页脚。在“页眉”预览框和“页脚”预览框中可以看到页眉和页脚的效果，如图所示就是设置了“工作表名称”为页眉，“第一页共？页”为页脚，这样设置的效果在后面的打印预览视图中将会看到。如果需要修改，还可以选择“自定义页眉”或“自定义页脚”来自定义页眉、页脚的内容和格式。 * “页眉/页脚”选项卡 * 4．“工作表”选项卡 “工作表”选项卡格式如图所示。该选项卡设置内容较多，比较重要，并且初学者一般不太注意，下面对其中的内容进行详细解释。它包括的具体项目如下： （1）“打印区域”：在此框中输入要打印的单元格范围区域。 （2）“打印标题”：如果想使输出表格的每页都像第一页那样打印上顶端标题或者左侧标题。只要在“顶端标题行”或“左端标题列”中输入标题所在行号、列号即可。 * “页眉/页脚”选项卡 * （3）“打印”区域：此区域中重点介绍一下“网格线”复选框的用处。 如果工作表中键入了内容的单元格没有设置边