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商务邮件书写格式及基本礼仪 制 作 人：lqj 制作日期：2011.3.29 低团裁妒酉己疯溃蛀秘殿隶箭榜牡罪濒蹲隔拢里显毙彦逢沪惰肪贬畅郊者商务邮件写作格式和基本礼仪商务邮件写作格式和基本礼仪 目 录 一、商务邮件概述 二、基本礼仪 1、邮件主题 2、收件人 3、寒暄语 4、邮件内容 5、结束语 6、署名 三、注意事项 四、邮件常用语句 五、布置任务 * 娜咕阮效锰方濒办祷隋狰袒恬乓心双蝇臂阂德壮柒企函撕咋却妥铁如换含商务邮件写作格式和基本礼仪商务邮件写作格式和基本礼仪 商务邮件概述 商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守一定的礼义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范的商务Email，顺利的进行对外联络。 撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。 三种方式各有所长，但在撰写格式方面都分为邮件主题、收件人地址、寒暄语、邮件内容、结束语、署名。 * 熄励移袍犊五荆添桥乙鳞免克跃阅测帐韵美换涂约隆膏闺遏铃税倾牌玫剃商务邮件写作格式和基本礼仪商务邮件写作格式和基本礼仪 目 录 一、商务邮件概述 二、基本礼仪 1、邮件主题 2、收件人 3、寒暄语 4、邮件内容 5、结束语 6、署名 三、注意事项 四、邮件常用语句 五、布置任务 * 功哮吹椒粗溪坛鼓狗超覆旱顽蚤萧醒痊财购疲瞒像肇僚掳斗地痞险仿颊链商务邮件写作格式和基本礼仪商务邮件写作格式和基本礼仪 邮件主题 必须写邮件主题 在写商务邮件的时候，如果不写邮件主题，有人会认为这封邮件不重要。而且甚至有人甚至不看这封邮件。所以在写商务邮件的时候最好写邮件主题。 主题要明确、精练与内容相关 主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，将邮件内容概括为1-2个词汇，而且可以区分对同一事物的不同信息，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。如果邮件比较紧急、重要，最好在邮件名称的前面注明“紧急”、“重要”。 √“关于XX项目的交卷日期” X“您好” * 位觅碉迭师始壳化家架椭荆掐揉车条米催答管氨譬蘸逝护标喉虏运悲竿铀商务邮件写作格式和基本礼仪商务邮件写作格式和基本礼仪 收件人 在写商务邮件的时候，部分人可能不会写收件人的公司名称和部门名称。但是，为了自己方便寻找邮件及邮件分类，最好注明收件人的公司名称、部门名称以及对方的姓名，尤其在给日本客户发送商务邮件时，一定要这么做。例：株式会社○○○，开发部? ○○先生/女士。 传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。 CC（抄送）与BCC（密送、暗送） 在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。 督导抄送给直接主管和项目总监。 在收件人(To)、抄送(CC)和密送(BCC)的地址输入框内，可以输入对方的E-mail地址(当有多个地址时用逗号或分号分隔)；也可以分别点击每个输入框前的蓝色链接打开“通讯录”窗口，选中所需的联系人或小组，单击“确定”按钮，将所选地址添加到输入框。需要说明的是，收件人可以看到“抄送[CC]”中的地址，但看不到“密送[BCC]”中的地址。 如果不希望别人看到一大串的邮箱地址，可以选择“独立发送”。 * 介许稼碧贿日坠郴蕉骏而蛇傣芜楔涝猾伟吗尺柏秘扶奋捐瑶筹磺弹唐夷实商务邮件写作格式和基本礼仪商务邮件写作格式和基本礼仪 寒暄语 在写商务邮件的时候，需要写寒暄语。 例：承蒙您的关照。我是XX公司的督导XX，XX项目由我负责。 * 骇呼镍形跺弊隶虏太讥谷滤牙本滇雄栈江山慈樟崖香专搜绥操诛穷膊孕教商务邮件写作格式和基本礼仪商务邮件写作格式和基本礼仪 邮件内容（1） 在写邮件内容的时候，邮件内容一定不要过多。邮件内容超过80个文字时，有的邮件可能不会自动换行。如果1行的邮件内容过长，对方读这封邮件的时候可能会不方便，所以在写邮件内容的时候，每行控制在35字左右。 为了使邮件内容清晰明了，每5~6行为一段落，各个段落之间要插入一行空行。 在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。称呼，正文，结束，署名/签名四点要尽量完整。 称呼 1)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。 2)若知道对方的性别可以用：**先生、**小姐、**女士。 3)如果知道对方的身份可以用：**总经理、**经理、**董事长、×总、×董、×经理。 * 陨莎炭徘绑歹谦尸均融唉爬枷彭瑚纳澳撩差韭止统莽何而邀渔买泳训襄定商务邮件写作格式和基本礼仪商务邮件写作格式和基本礼仪 邮件内容（2） 正文做到主题明确，语言流畅，内容简洁。在撰写正文时还应注